Die Unternehmen haben zwar die Bedeutung von Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), Process Mining oder sogar Cloud-Automatisierung mit iPaaS für das Re-Engineering und die Optimierung ihrer Prozesse erkannt haben, herrscht in vielen Fällen noch Unsicherheit über den besten Ansatz. Es reicht nicht aus, eine RPA-Lösung oder ähnliches nur für das Extrahieren, Sortieren oder Kopieren von Daten zu planen. Diese Art des Automatisierungsdenkens wird dem Effizienzgedanken hinter der Prozessautomatisierung nicht ausreichend gerecht. Vielmehr ist ein ganzheitliches Verständnis dafür angebracht, wie sich die Automatisierung sinnvoll und gewinnbringend in bestehende Arbeitsabläufe und die betriebliche Plattform integrieren lässt. Unabhängig davon, ob es sich um ein großes oder kleines Unternehmen handelt, das nach einer Automatisierungslösung sucht, müssen Sie sich die Frage stellen: Prozessautomatisierung machen oder kaufen.
In diesem Blogbeitrag gehen wir deshalb auf die wichtigsten Faktoren ein, die du beachten solltest, um die richtige Wahl zu treffen: Beauftrage ich ein Beratungsunternehmen, um meine Prozesse zu automatisieren, oder nehme ich die Automatisierung selbst in die Hand? Man könnte verallgemeinern und sagen, dass es naheliegend ist, einfache Prozesse selbst zu automatisieren und die Automatisierung komplexerer Prozesse externen Experten zu überlassen. Aber das ist zu kurzsichtig.
Prozessautomatisierung: Herstellen oder kaufen?
Kaufen: Prozessautomatisierung als Quick Win
Outsource, was du nicht kannst, und lass Profis auf ihrem Gebiet die Arbeit machen - das ist der Ansatz hinter der Idee, Prozessautomatisierung extern einzukaufen. Die Entscheidung, mit einem Beratungsunternehmen für Prozessautomatisierung zusammenzuarbeiten, hat für Unternehmen durchaus ihre Vorteile. Wenn du eine neue Initiative startest, vor allem eine komplizierte, ist es sehr zeitaufwändig und erfordert besondere Fachkenntnisse, um die vorhandenen Kapazitäten und organisatorischen Möglichkeiten ehrlich zu bewerten.
Ein idealer Partner verfügt über umfassendes allgemeines Prozesswissen und versteht die Details der Prozesse eines Unternehmens, um sie vor der Automatisierung zu optimieren. Erfahrene Partner haben einschlägiges Fachwissen über RPA, process mining oder sogar iPaaS aufgebaut und können Erfahrungen aus Fehlschlägen und Erfolgen einbringen, um die Automatisierungsinitiative so reibungslos wie möglich zu gestalten. Umfangreiche Erfahrungen mit beispielsweise den führenden RPA Tools, iPaaS-Lösungen oder Process Mining Anbietern können auch für schnellere Entwicklungszyklen sorgen und so die Time-to-Market verkürzen. Hochwertige Partner wissen genau, wie der zusätzliche Einsatz von komplementären Technologien wie künstlicher Intelligenz oder maschinellem Lernen zu einer Lösung manchmal noch bessere Ergebnisse liefern kann (Stichwort: Hyperautomation). Ausgewiesene Prozess- und Automatisierungsexperten dokumentieren jeden Schritt der Prozessabbildung, um RPA-Favoriten klar zu identifizieren und kostspielige Fehlschläge zu vermeiden. Darüber hinaus haben Beratungsunternehmen mit nachgewiesenen Geschäftskenntnissen Erfahrung darin, die Investition so zu positionieren, dass sie den allgemeinen strategischen und geschäftlichen Zielen des Unternehmens dient.
Durch den Zukauf von externem Fachwissen können sich die Mitarbeiter auf das konzentrieren, was sie bereits können, während andere für sie die Prozesse optimieren. Anstatt sich mit komplizierten technischen Details zu befassen, übernehmen Experten die Aufgabe und sind dabei viel effizienter - so zumindest die Theorie. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie Komponenten auslagern, bei denen die Lieferanten oder Dienstleister einen komparativen Vorteil haben, zum Beispiel durch niedrigere Kostenstrukturen oder größeres Know-how.
Für das Outsourcing der Automatisierung spricht, dass es Ressourcen für das Kerngeschäft spart und möglicherweise zu besseren Automatisierungsergebnissen führt - zumindest vorläufig. Viele Unternehmen gehen daher diesen Weg und beauftragen teure Beratungsunternehmen, um einzelne Prozesse zu automatisieren. In diesem Zusammenhang ist der Automation Consultant zu nennen, der zunehmend in den Vordergrund rückt und sich beratend voll auf das Thema Prozessautomatisierung konzentriert hat.
Es ist nicht alles Gold, was glänzt
Aber wo Licht ist, ist auch Schatten: Noch einmal: Abgesehen davon, dass du das Fachwissen und die Kenntnisse des Partners sowohl in Bezug auf die Prozessautomatisierung als auch in Bezug auf sein Prozesswissen beurteilen musst, darfst du den Kostenfaktor nicht unterschätzen. Unternehmen kaufen eine Dienstleistung, von der sie bei Vertragsunterzeichnung nicht wirklich wissen, ob ihre Erwartungen erfüllt werden. Externe Dienstleister können bestimmte Prozesse gut automatisieren, aber es ist viel schwieriger, die gesamte Wertschöpfungskette zu optimieren und damit den gesamten Arbeitsablauf abzubilden. Sobald die Komplexität der Verwaltung einer Anlage mit der Anzahl der Bots, Prozesse und Prozessausnahmen exponentiell ansteigt, fällt es vielen Anbietern schwer, die Automatisierung über den ersten Proof of Concept (POC) hinaus zu skalieren.
Das ist eine gefährliche Situation, denn die Prozessautomatisierung ist eine störende Technologie, die das Funktionieren eines Unternehmens erheblich beeinträchtigen kann, wenn sie falsch implementiert wird. Außerdem kann die Inanspruchnahme eines externen Dienstleisters ein teurer Spaß sein, weil es manchmal viel Zeit kostet, einem externen Berater, der nicht hundertprozentig technologisch versiert ist, alle Abläufe und Prozesse zu erklären. Gerade kleinere oder mittelständische Unternehmen, die zu digitalen Vorreitern werden wollen, können sich teure Beratung im großen Stil selten leisten. Außerdem darf man nicht vergessen, dass das Wissen nach Vertragsabschluss genauso schnell wieder aus dem Unternehmen verschwindet, wie es gekommen ist. Wer also langfristig planen will, stößt hier an seine Grenzen.
Make: Langfristig durchdachte Prozessautomatisierung
Die Alternative zum Beratungsunternehmen ist, die Automatisierung intern anzugehen. Der offensichtlichste Vorteil des Do-it-yourself-Ansatzes zur Prozessautomatisierung sind die geringeren Investitionen, z.B. die Lizenzgebühren für die verschiedenen Automatisierungswerkzeuge (hier glänzen vor allem iPaaS-Lösungen). Aber auch die Überzeugung, dass niemand die Unternehmensprozesse besser kennt als die Unternehmensleitung und die Fachabteilungen, lässt in vielen Unternehmen die Idee reifen, die Automatisierung von Prozessen selbst in die Hand zu nehmen und die Bots direkt selbst zu steuern, ohne dabei den Zugriff auf die eigenen Daten, Systeme und Infrastruktur aufzugeben.
Dieses Gefühl der Kontrolle und des geschützten Zugangs ist ein entscheidender Faktor für viele Unternehmen, die einen Do-it-yourself-Ansatz zur Automatisierung ihrer Prozesse wählen. Der Besitz des geistigen Eigentums an den eingesetzten Bots ist ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes. Das Wissen bleibt im eigenen Unternehmen und kann bestmöglich ausgewertet werden - du selbst kennst deine Prozesse am besten.
Das bedeutet nicht, dass Sie zehn Programmierer und IT-Experten in Ihr Team holen müssen - das Know-how für die Prozessautomatisierung können sich die Mitarbeiter auch selbst aneignen. Einmal googeln reicht aber nicht aus, um ein Unternehmen nachhaltig zu automatisieren. Verschiedene Digitalisierungsakademien haben sich darauf spezialisiert, Unternehmen und ihre Mitarbeiter im Bereich der Automatisierung zu schulen. Von deren Weiterbildung profitiert nicht nur deren Berufsbild, sondern auch das Unternehmen selbst. Die Schulungen sind kostengünstiger und nachhaltiger als die Beauftragung externer Unternehmen für die Automatisierung. Und selbst wenn Sie sich für externe Anbieter entscheiden, ist der Aufbau eines Teams ein großer Mehrwert für die Wartung, Skalierung oder Modifizierung Ihrer Automatisierungslösung.
Um eine zukunftsorientierte Automatisierung im Unternehmen selbst umzusetzen, bedarf es an der Schnittstelle zwischen Fachwissen und Automatisierung - neben einem Automation Mindset- umfassender Kenntnisse der Geschäftsprozesse und der aktuellen Automatisierung tools gepaart mit dem Wissen, wie diese im richtigen IT-Kontext eingesetzt werden können. Hierfür ist zum Beispiel der Automation Agent eine Kombination aus business process management und Automatisierungsprofi.
Kleine Einfügung: Automation Academies wie Bots & People bieten flexible Online-Kurse an, z.B. Automation Strategist und Automation Champion Training. Dieser Ansatz weicht von dem herkömmlichen monolithischen, eindimensionalen Verständnis der RPA-Ausbildung mit einem sehr starken Produktfokus ab. Neben der Vermittlung des notwendigen Automatisierungs-Mindsets und umfangreichem Know-how in den Bereichen business process management, process mining, robotic process automation, Workflow-Automatisierung in der Cloud (iPaaS) und change management werden hier Allrounder ausgebildet, die Prozesse analysieren und bewerten können, um sie schließlich zu automatisieren. Diese Schulungen setzen keine großen Vorkenntnisse voraus und dauern nur 8 Wochen.
Low Code / No Code Automatisierungslösungen unterstützen Unternehmen in ihren Bemühungen, ihre Prozesse selbst zu automatisieren. Mit ihnen kann fast jeder Mitarbeiter mit geringen oder gar keinen Programmierkenntnissen theoretisch im Alleingang eine komplexe Geschäftslösung für sein Unternehmen entwerfen und erstellen. Und das zu einem Bruchteil der Kosten, die bei der Einstellung teurer Entwickler oder der Beauftragung einer externen Firma für die Design- und Entwicklungsaufgaben anfallen würden.
Exzellenzzentrum (CoE)
Mit einem Automatisierungsstrategenund einer No Code Lösung haben Sie bereits den Grundstein für die Automatisierung im eigenen Haus gelegt. Wer sich entscheidet, die Automatisierung intern voranzutreiben, kann nun ein "Expertenteam" für diese Aufgabe bilden. Idealerweise wird das intern vorhandene Automatisierungs-Know-how in einem Center of Excellence (CoE) gebündelt .
Die Aufgaben des CoE sind...
- Analyse und Abbildung der Unternehmensprozesse und Aufdeckung von Ineffizienzen,
- entscheiden, welche Prozesse automatisiert werden sollen und eine Strategie entwickeln,
- Prozesse zu verbessern und durch Automatisierung zu optimieren,
- um den Informationsfluss transparenter zu gestalten.
Klare Zuständigkeiten bedeuten, dass die Prozessautomatisierung direkt angegangen und konkretisiert werden kann. Ein Center of Excellence ist ein Ansatzpunkt für die Entwicklung der Digitalen Transformation. Der Ansatz eignet sich jedoch eher für die Umsetzung langfristiger Ziele. Man kann und sollte klein anfangen. Mitarbeiter zu schulen und abgestimmte Prozesse zu automatisieren, muss weder aufwendig noch teuer sein. Dennoch ist es sinnvoll, ein Kompetenzzentrum im Auge zu behalten. Die Zuständigkeiten für Automatisierungsaufgaben sollten von Anfang an klar verteilt sein.
Prozessautomatisierung Make or Buy: Langfristige Vorteile und schnelle Gewinne
Es gibt nicht den einen richtigen Weg zur Prozessautomatisierung und keine Musterlösung für die Frage "Prozessautomatisierung machen oder kaufen?". Für die einen mag der Vorteil, nicht selbst Zeit in die Prozessautomatisierung investieren zu müssen, die Nachteile überwiegen, während andere es vorziehen, sich selbst weiterzubilden und nachhaltig selbst zu automatisieren. Welche Strategie besser ist, hängt von der Struktur Ihres Unternehmens und Ihren eigenen Präferenzen ab.
Sie sollten jedoch immer bedenken, dass die Prozessautomatisierung in hohem Maße skalierbar ist. Obwohl es also wichtig ist, in größeren Dimensionen zu denken, kann es dennoch sinnvoll sein, die Automatisierung Schritt für Schritt anzugehen. Machen Sie sich klar, wie sich die Prozessautomatisierung in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe und Altsysteme integrieren lässt. Schließlich spielt neben der Komplexität und den verfügbaren Ressourcen auch die Geschwindigkeit, mit der Sie eine Automatisierungslösung einsetzen und erste reale Ergebnisse erzielen müssen, eine Rolle bei der Frage "Prozessautomatisierung Make or Buy". Dennoch: Wenn Sie in die Zukunft blicken und eine Hyperautomation anstreben, kann es nur von Vorteil sein, frühzeitig selbst Know-how im Unternehmen aufzubauen.
