Das Onboarding von Mitarbeiter*innen kann ein langer Prozess sein: Von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung und dem ersten Arbeitstag vergehen oft Monate. Während dieser so genannten Employee Journey haben die neuen Teammitglieder verschiedene und zahlreiche Kontaktpunkte mit dir und deinem Unternehmen. Das Onboarding beginnt oft mit der Stellenausschreibung oder der direkten Ansprache, geht weiter über E-Mails und Videotelefonate und endet bei erfolgreicher Einstellung in HR-Software, Unternehmenssoftware und vielen anderen Anwendungen.
Während dieses Prozesses werden nicht nur ständig dieselben Informationen wie Name und E-Mail-Adresse wiederholt, sondern es besteht auch die Gefahr, dass doppelte oder falsche Daten eingegeben werden - es sei denn, das Onboarding ist automatisiert. Was wir damit meinen, erfährst du im folgenden Artikel.
Das automatisierte Onboarding von Mitarbeitern
Das Onboarding von Mitarbeitern ist ein Prozess, der in jedem Unternehmen abläuft. Obwohl er scheinbar unterschiedlich ist, weist er doch immer Ähnlichkeiten auf. Genau aus diesem Grund eignet sich das Onboarding von Mitarbeitern so gut für die Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Vorteile der Automatisierung:
- Positiver Eindruck
Wenn du den Bewerbern von Anfang an einen guten Eindruck von deinem Unternehmen und Deiner Kommunikation vermittelst, kannst du deinen Ruf als begehrter Arbeitgeber stärken.
- Frühzeitige Mitarbeiterbindung
Die Bindung beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag. Wenn der Papierkram automatisiert ist, kannst du dich auf die zwischenmenschliche Ebene konzentrieren. Automatisierte E-Mails können den gesamten Prozess begleiten und für Transparenz sorgen.
- Verfügbarkeit von wichtigen Informationen und Dokumenten
Personalfragebogen, Vertrag, Zusatzvereinbarungen, Stammdaten, Vertraulichkeitserklärungen, usw. Viele Dokumente müssen vor Arbeitsantritt ausgefüllt und unterschrieben werden. Durch das automatisierte Onboarding sind alle Dokumente verfügbar und alle Informationen in der richtigen Software gespeichert.
- Fokus auf berufliches und soziales Onboarding
Beim Onboarding von Mitarbeitern geht es nicht nur um das Ausfüllen von Dokumenten, sondern auch darum, neue Teammitglieder willkommen zu heißen und sie mit den Menschen, der Kultur und den Aufgaben vertraut zu machen. Genau darauf konzentrierst du dich, wenn du den administrativen Teil automatisierst.
- Entlastung der Personalabteilung
Das Erstellen und Versenden der gleichen Dokumente kann sehr zeitaufwendig sein. Reduziere diesen Zeitaufwand auf ein Minimum, damit die Personalabteilung weniger Verwaltung und mehr Entwicklung und Planung betreiben kann.
Automatisiertes Onboarding von Mitarbeitern
Um zu veranschaulichen, wie ein automatisiertes Mitarbeiter-Onboarding aussieht und welche Vorteile es bringt, skizzieren wir den Prozess einmal als Beispiel. Im folgenden Beispiel werden alle Prozessschritte mit dem iPaaS-Tool Integromat automatisiert. Integromat ist eine Software, die alle anderen miteinander verbindet und sozusagen als Übersetzer fungiert. Die Screenshots zeigen dir, wie mögliche Szenarien aussehen können.
Stellenausschreibung und Bewerbungsverfahren
Das kann auf der Website sein oder vielleicht werden auch Social Ads für diese Position geschaltet. Beides ist denkbar und kein Problem. Natürlich wurden im Vorfeld Kriterien definiert, die eine bessere Beurteilung der eingehenden Bewerbungen ermöglichen. Diese erste Auswertung kann auch durch Automatisierung unterstützt werden.
Der gesamte E-Mail-Verkehr wird in Integromat angezeigt.
In diesem Beispiel werden die Referenzen der Bewerber automatisch anhand vordefinierter Kriterien überprüft, so dass du dir sofort einen Eindruck von der Bewerbung machen können.
Die Stellenausschreibung wird im Hintergrund mit Ihrer HR-Software (Personio, Workday usw.) oder einer Datenbank verknüpft . Wenn sich also eine Person auf die ausgeschriebene Stelle bewirbt, wird diese Erstinformation gespeichert. Über einen automatisch vergebenen Status kannst du auch den aktuellen Stand der Bewerbung einsehen.
Anschließend werden automatisierte E-Mails verschickt, die über den aktuellen Stand der Bewerbung informieren. Das ist übrigens viel mehr als nur eine Eingangsbestätigung der Bewerbung. Begleiten Sie den gesamten Prozess mit E-Mails, um Transparenz zu schaffen.
Danach finden die Interviews statt. Seit Corona wahrscheinlich zunehmend auch per Video-Chat. Du kannst diese Schritte auch in deiner Datenbank oder HR-Software verfolgen.
Automatisierter Einstellungsprozess
Du hast sich für ein neues Teammitglied entschieden - herzlichen Glückwunsch! Nun folgen die formalen Punkte: Vertrag, Stammdaten, Vereinbarungen, Richtlinien und mehr. Diese sind leicht zu automatisieren: Gekoppelt an den Status werden automatisch Links zu den entsprechenden Formularen versendet.
Das neue Teammitglied füllt ein Personalstammdatenformular aus. Daraus ergibt sich automatisch der Personalfragebogen für die Steuer.
Du erhältst dann ein Formular für alle weiteren Dokumente: Informationen zum Vertrag, Sondervereinbarungen und zusätzliche Dokumente werden abgefragt. Daraus ergeben sich auch automatisch die Dokumente, die zunächst an dich zur Prüfung und dann an dich und dein neues Teammitglied zur digitalen Unterschrift geschickt werden.
Verträge, Stammdaten, Vereinbarungen, Richtlinien und automatische Erstellung von Personalfragebögen und anderen wichtigen Dokumenten.
Alles, was du tun musst, ist in 2 Minuten ein Formular auszufüllen. Der Rest wird automatisch erledigt. Im obigen Beispiel verwenden wir Jotform für das Formular, das dann per E-Mail verschickt wird.
Selbstverständlich werden alle wichtigen Daten zeitgleich mit den Dokumenten an deine HR-Software übertragen. Das bedeutet, dass der Benutzer automatisch in Personio, Workday oder Sage angelegt wird.
Dies könnte dann wie folgt aussehen:
Dokumente und Informationen neuer Mitarbeiter werden automatisch in dein HR-Tool übertragen.
Hier wird der Vertrag in einem Rutsch erstellt und ein Benutzer in Workday zugewiesen, inklusive aller relevanten Informationen. Wenn du ein separates Tool zur Zeiterfassung nutzen, kann dort auch ein Konto mit den entsprechenden Arbeitszeiten angelegt werden.
Zum Schluss fehlt noch eine automatische Kontoerstellung für z.B. Google oder Microsoft365 oder Microsoft Azure, um das Onboarding abzuschließen. Im folgenden Beispiel wird ein Benutzer automatisch aus der Mitarbeiterliste in Personio angelegt, nachdem alle notwendigen Dokumente erfolgreich unterzeichnet wurden.
Erstellen von Benutzern aus einer Mitarbeiterliste mit Integromat.
Die vorhandenen Tools können leicht mit ähnlicher Software ausgetauscht werden. Integromat bietet mehrere Schnittstellen an, die die gängigsten Softwareprogramme abbilden können.
Onboarding von Mitarbeitern: Integration von Schnittstellen
Dieser Beispielprozess zeigt, wie viele Anwendungen und Berührungspunkte während des Onboarding-Prozesses erforderlich sind. Genau aus diesem Grund ist es wichtig, die Schnittstellen so reibungslos wie möglich zu gestalten. Genau das leistet die Automatisierung!
Mit Anwendungen, wie in diesem Fall Integromat, verbinden wir diese Schnittstellen und Werkzeuge so, dass sie automatisch die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt austauschen. Das bedeutet auch, dass sensible Daten nach den gesetzlichen Fristen wieder gelöscht werden.
Du erhältst einen reibungslosen Prozess von Anfang bis Ende und kannst dir sicher sein, dass die richtigen Daten vorhanden sind, deine Bewerber immer auf dem neuesten Stand sind und die nächsten Schritte transparent sind.
Die verschiedenen Dimensionen:
Formal
Die Dokumente und Verträge sind formell das Wichtigste. Die Bereitstellung der richtigen Dokumente zum richtigen Zeitpunkt ist dank der Onboarding-Automatisierung leicht umzusetzen.
Verbindlich
Ziel ist es, dein neues Personal von Anfang an an das Unternehmen zu binden. Diese Bindung wird durch zuverlässige und gut organisierte Prozesse unterstützt.
Werte
Deine Werte prägen das gesamte Unternehmen. Sie sind die wichtigste Säule in der Zusammenarbeit. Dank der Onboarding-Automatisierung kommunizierst du sie frühzeitig.
Zufriedenstellung
Zufriedenheit ist kein Zufall: Wenn das Onboarding optimal organisiert ist und reibungslos abläuft, haben neue Mitarbeiter einen erfolgreichen und zufriedenen Start.
Automatisierung lässt Raum für Individualität
Natürlich unterscheiden sich viele Verfahren und auch Dokumente von Unternehmen zu Unternehmen, aber auch für verschiedene Arten von Beschäftigung. Rentenversicherungsfreiheit hier, Zusatzvereinbarungen dort. Dennoch kann die Automatisierung mit Integromat dieser Individualität gerecht werden.
Durch eine detaillierte Prozessaufnahme werden nur die relevanten und wichtigen Schritte, Daten, Dokumente und Informationen gebunden. So ist deine Onboarding-Automatisierung so individuell wie du selbst.
Infos: Dieser Artikel wurde mit Hilfe der iPaaS-Experten von Wemakefutureerstellt .
