In allen Branchen stehen Personalabteilungen (HR) vor der Herausforderung, innovativ zu sein und neue Arbeitsweisen zu entwickeln, um die Effizienz mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern zu verbessern und gleichzeitig im Kampf um Talente die Nase vorn zu haben. Tatsächlich verbringen große und kleine HR-Teams jeden Tag viel Zeit damit, administrative Aufgaben zu erledigen, Lebensläufe zu sichten, Arbeitszeittabellen zu konsolidieren, Berichte zu erstellen, Mitarbeiter zu informieren, politische Fragen zu beantworten, Urlaubsanträge und Anträge auf Elternzeit zu bearbeiten, Gehaltsabrechnungen vorzubereiten und dergleichen. Hier steckt viel verborgenes Potenzial für die Automatisierung interner Arbeitsabläufe.
Dennoch haben Personalabteilungen immer noch Schwierigkeiten mit der Automatisierung in ihrem Bereich. Das mag auch an den vielen Artikeln liegen, in denen sie immer wieder mit Aussagen wie „Roboter stehlen Jobs“ konfrontiert werden. Doch die Sorge ist unbegründet. Die sogenannte Prozessautomatisierung ist nichts, wovor man Angst haben müsste, aber eine großartige Gelegenheit für Personalfachleute, ihren Einfluss auf den Geschäftserfolg zu erhöhen und die Mitarbeiter besser zu unterstützen.
HR-Automatisierung
HR-Automatisierung ist der Einsatz digitaler Technologien, um menschliche Eingriffe in Routineaufgaben und Mitarbeiterprozesse auf ein angemessenes Maß zu minimieren. Durch die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen können Personalteams Zeit und Geld sparen, Fairness und Compliance erhöhen und die allgemeine Mitarbeitererfahrung verbessern. Wenn wir über HR-Automatisierung sprechen, ist es wichtig zu bedenken, dass wir es mit zwei Gruppen zu tun haben, die unterschiedliche Perspektiven haben: Das HR-Team, das die Automatisierung als eine Erleichterung ihrer Arbeit sieht, und die Mitarbeiter und Mitarbeiter, die Automatisierung als anonymen Kontaktpunkt zur Personalabteilung betrachten.
Zukunftsperspektive der HR-Automatisierung
Das unzählige Beispiele aus anderen Funktionsbereichen zeigen, dass die Automatisierung HR-Jobs nicht überflüssig machen wird — aber sie wird die Rolle der Personalabteilung verändern. Allen Unkenrufen zum Trotz, dass durch die Automatisierung von HR-Prozessen das Verhältnis zwischen HR und Mitarbeitern unpersönlicher wird, wird die Personalabteilung stattdessen menschlicher werden. Indem die Mitarbeiter von der Bearbeitung sich wiederholender Anfragen und der manuellen Ausführung derselben Prozesse immer wieder befreit werden, haben sie mehr Zeit für beratende Aktivitäten und für die Unterstützung von Managern und Kollegen bei komplexen Problemen. Sie können sich auch stärker auf die Sicherung der Zukunft des Unternehmens konzentrieren, indem sie über Strategien zur Optimierung des Employer Branding nachdenken.
Darüber hinaus wird die Personalabteilung immer datengesteuerter. Mehr digitale Kontaktpunkte werden im Laufe der Zeit mehr Datenpunkte generieren, sodass Personalmanager mehr Feedback einholen, die richtige Personalstrategie identifizieren und Prozesse iterieren können. Mehr Daten bedeuten auch, dass HR-Teams reale Einblicke in die Bedürfnisse und Präferenzen ihrer Mitarbeiter gewinnen und dann auf der Grundlage dieser Erkenntnisse Prozesse entwickeln können. Um ein Verständnis dafür zu bekommen, wie Personalautomatisierung innerhalb der Abteilung implementiert werden kann schau dir diesen Artikel an!
Grade der HR-Automatisierung
Die HR-Automatisierung kennt verschiedene Reifegrade:
Bei der niedrigste Stufe, es gibt überhaupt keine HR-Automatisierung. HR-Teams arbeiten größtenteils manuell und es fehlen digitale Systeme — im Grunde das Gegenteil von „papierlos“. Ein Beispiel wäre ein Onboarding-Prozess, bei dem der Personalleiter jeden neuen Mitarbeiter durch jeden Schritt führen muss, vom Papierkram über die Systemschulung bis hin zur Kontoeinrichtung.
Bei der nächstes Level, Es gibt ein gewisses Maß an aufgabenbasierter Automatisierung. Benachrichtigungs-E-Mails über den Ablauf von Urlaubsansprüchen werden automatisiert versendet oder Gehaltsabrechnungen werden automatisiert generiert.
Bei der dritte Ebene, Automatisierte Self-Services helfen Mitarbeitern dabei, die richtigen Informationen zu finden, und ermöglichen es ihnen, einige Aufgaben selbst zu erledigen. Das kann eine Änderung der Bankdaten sein, ein kurzer Blick auf Urlaubsguthaben oder die Eingabe von Stunden in eine Arbeitszeittabelle.
Das vierte Ebene bietet die Automatisierung ganzer Prozesse.
Indem verschiedene Systeme miteinander verbunden werden, kann ein Prozess ausgeführt werden, ohne dass ein Mensch jeden Schritt überwachen und auslösen muss. Zum Beispiel automatisiert Onboarding den gesamten Prozess, von der Bestellung von Arbeitsmaterialien über die Einrichtung von Konten bis hin zur Unterzeichnung von Unterlagen.
Automatisierungstypen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen die Automatisierung ihrer HR-Prozesse realisieren können. Ähnlich wie bei der Wahl des Reifegrads liegt es auch bei Unternehmen in der Hand, den Weg — und damit den Umfang — selbst zu bestimmen.
Systemintegrierte Automatisierung
Die systemintegrierte Automatisierung verwendet Funktionen, die in reguläre Geschäftsanwendungen integriert sind. Hier konzentriert sich die Automatisierung auf eine Reihe funktionaler Aufgaben. Die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Systemen findet selten, wenn überhaupt, statt und steht somit einem ganzheitlichen Automatisierungsansatz im Wege. Zu den Tools gehören Projektmanagementsoftware, Personalinformationssysteme (HRIS), Gehaltsabrechnungssysteme und Bewerberverfolgungssysteme (ATS).
Beispiele für systemintegrierte Technologien sind Personio und Workday. Personio unterstützt Personalabteilungen mit digitalisierten Cloud-Lösungen von der Rekrutierung über das Mitarbeiterdatenmanagement bis hin zum Self-Service für Mitarbeiter. Zu den Stärken der Anwendung gehören der große Funktionsumfang und der hohe Automatisierungsgrad, der den administrativen Aufwand, beispielsweise im Bereich des Bewerbermanagements oder der Gehaltsabrechnung, auf ein Minimum reduziert.
Beispiel Orderbird
Zum Beispiel Orderbird AG, das mehr als 10.000 Einzelgastronomen in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Frankreich mit seinem iPad-Kassensystem unterstützt, entschied sich für Personio, weil es ihnen nicht nur eine Lösung für ihre Personalbeschaffung bot, sondern auch eine Vielzahl wichtiger Funktionen der Personalmanagement-Software in einem einzigen Tool. Da das Tool alle relevanten Mitarbeiterdaten speichert und verwaltet, gehören unnötige zeitaufwändige Schritte nun der Vergangenheit an. Eine Reihe von Daten müssen nicht mehr übertragen werden, da die Übertragung automatisiert ist. Neben der Zeitersparnis wurde auch die Datenkonsistenz verbessert. In der Vergangenheit sorgten verschiedene Excel-Tabellen mit inkonsistenten Mitarbeiterdaten für Verwirrung im Team. Außerdem ging oft viel Zeit verloren, weil Daten immer wieder abgeglichen werden mussten. Das Problem setzte sich in der Kommunikation fort, da die ineffizienten Tabellenkalkulationen zu langen Diskussionen bei der Datenklärung führten. Im Durchschnitt spart die orderbird AG mit Personio inzwischen 20 Prozent der Zeit ein, die sie für HR-Aufgaben aufgewendet hat.
Beispiel für einen Ausgabeschalter
Um eine skalierbare Grundlage für das Personalmanagement zu schaffen, Spendesk, eine All-in-One-Plattform für das Ausgabenmanagement, entschied sich ebenfalls für Personio. Um seine Personalabteilung schnell und international skalieren zu können, benötigte Spendesk ein optimiertes System, das die bisherigen Tools zur Erfassung von Mitarbeiterverläufen, Onboarding-Aufgaben, Neueinstellungen und zukünftigem Onboarding ersetzte, die auf mehrere Plattformen verteilt waren. Das System musste auch den Personalbedarf in mehreren Ländern erfüllen. Spendesk hat jetzt saubere und leicht auffindbare Daten an einem Ort. Darüber hinaus erleichtert Personio es dem HR-Team von Spendesk, Umfragen durchzuführen, Daten für bestimmte Mitarbeitergruppen zu analysieren, Berichte zu erstellen und Gehaltsabrechnungen zu erstellen.
Workday bietet Lösungen für Ausgabenmanagement, Talentmanagement, Geschäftsplanung, Personalplanung und Gehaltsabrechnung und setzt auf maschinelles Lernen, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu ermitteln und Erkenntnisse zu gewinnen, die es Unternehmen ermöglichen, schneller fundiertere Entscheidungen zu treffen. Durch die Automatisierung periodischer Aufgaben haben Manager mehr Zeit, sich strategischen Aufgaben zu widmen.
Netflix-Beispiel
Zum Beispiel Netflix, ein Anbieter von Online-Streaming-Inhalten auf Abonnementbasis, entschied sich für Workday, um seinen externen Bestellprozess zu verbessern, den Abschluss seiner Geschäftsbücher zu automatisieren und den Finanzabschluss schneller abzuschließen. Durch den Wegfall von Tabellenkalkulationen als Datenquellen oder den manuellen Abgleich wurden die Periodenabgrenzungen schneller und genauer ausgewiesen. Durch die Automatisierung verschiedener Prozesse entfällt die Notwendigkeit, separate Anwendungsumgebungen in Google Sheets, Microsoft Excel und Integrationen zu verwalten. Darüber hinaus wurde die Skalierbarkeit der Finanzoperationen verbessert.
Systemübergreifende Automatisierung
Ein Tool reicht jedoch nicht immer aus, um Prozesse zu automatisieren. Die systemübergreifende Automatisierung fügt eine Automatisierungsebene hinzu, die alles miteinander verbindet. Vor allem, wenn Prozesse und Arbeitsabläufe über mehrere, unterschiedliche Systeme hinweg automatisiert und optimiert werden sollen, intelligente Plattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen (iPaaS) ist das geeignete Tool für verschiedene Integrationsszenarien wie Datenintegration, Systemintegration und Hybridintegration. Dazu gehört die Verbindung von Datensystemen mit der täglichen betrieblichen Arbeit und den Kommunikationskanälen zu den Mitarbeitern. Integromat ist ein solches Tool zur Verbindung von Anwendungen und zur Automatisierung von Workflows mit einem visuellen Builder ohne Code. Es ermöglicht die Verbindung zu jeder API und das Erstellen komplexer Integrationen mithilfe integrierter Apps und Tools, ohne dass eine Codierung erforderlich ist.
HR-Automatisierung: Automatisierter Onboarding-Prozess
Mitarbeiter Onboarding ist ein wichtiger Prozess, der viele Unternehmen vor enorme Herausforderungen stellt. Ein schlecht oder schlecht organisiertes Onboarding kann negative Folgen haben. Da sich die Schritte im Onboarding-Workflow eines Unternehmens in der Regel wiederholen, lässt sich dieser Prozess mit alltäglichen Tools leicht automatisieren. Wie bei anderen Geschäftsprozessen beinhaltet das Onboarding den Datenaustausch zwischen der Personalabteilung und dem neuen Mitarbeiter. In diesem Fall dient Airtable als Datenbank. Die Einrichtung und Integration erfolgt über Integromat. Der automatisierte Prozess sendet letztendlich eine E-Mail mit Links zu Dokumenten und Ressourcen an den neuen Mitarbeiter und weist der Projektmanagement-Plattform eine Aufgabe zu. Die Airtable-Datensatzdaten werden dann an das Modul Slack > Nachricht erstellen weitergeleitet. Hier erstellt Integromat automatisch eine Willkommensnachricht.
Neue Wege in der Rekrutierung
Rekrutierung technisches Talent ist eine der größten und teuersten Herausforderungen. Recruitment-as-a-Service (RaaS) -Unternehmen nutzen beispielsweise globale Werbekampagnen, um Ingenieure und Entwickler aus allen Teilen der Welt anzuziehen, oder setzen Armeen von Personalvermittlern ein, um all die auf den Kopf gestellten Kandidaten auf LinkedIn und Xing zu gewinnen. Flexiple entschied sich dagegen, die ausgetretenen Pfade zu verlassen, indem es den Rekrutierungsprozess änderte und ihn mit Integromat automatisierte. Freelancer melden sich im Self-Service-Web-Dashboard an, das mit Webflow von Flexiple entwickelt wurde, um neue Möglichkeiten zu prüfen. Die Anmeldeinformationen werden automatisch von Integromat synchronisiert. Wenn sich ein Freelancer für ein Projekt bewirbt, speichert Integromat die Daten von Webflow in Airtable. Dann sendet Integromat automatisch eine E-Mail mit der „ersten Antwort“. Darüber hinaus hat Flexiple die Erstellung von Freelancer-Konten und die Aktualisierung der Projektdetails vollständig automatisiert.
Gemischte Doppel
Darüber hinaus ermöglicht Workato als Enterprise Automation Platform Unternehmen, ihre Anwendungen zu integrieren, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Ergebnisse von Geschäftsereignissen in Echtzeit zu erhalten. Die Plattform nutzt maschinelles Lernen und patentierte Technologie, um die Erstellung und Bereitstellung von Automatisierungen schneller als bei herkömmlichen Plattformen zu ermöglichen. Workato setzt außerdem auf eine Mischung aus API-basierter und UI-basierter Automatisierung.
Automatisierte HR-Onboarding-Vorlage für das Kunden-Onboarding
Chow jetzt nutzte die Automatisierungsfunktionen von Workato, um kostspielige manuelle Onboarding- und Offboarding-Prozesse für Mitarbeiter zu automatisieren. Das manuelle Onboarding von Mitarbeitern dauerte etwa 45 Minuten pro neuem Mitarbeiter, während das Offboarding etwa 1 Stunde pro Mitarbeiter erforderte, der entlassen wurde. ChowNow verwendet Workato, um Zenefits, die zentrale Informationszentrale der Personalabteilung, mit Office 365 und Slack zu integrieren, um Einrichtungen, Personalabteilung und Personalchefs auf dem Laufenden zu halten. Das bedeutet erhöhte Sicherheit, skalierbare Personalbeschaffung, eine verbesserte Mitarbeitererfahrung und erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Auf diese Weise hat ChowNow erfolgreich 90 Prozent seines Onboarding- und Offboarding-Prozesses automatisiert und so die Produktivität, das Mitarbeitererlebnis und die Sicherheit des Unternehmens erhöht und gleichzeitig die Kosten gesenkt. Darüber hinaus diente der Erfolg von Workato beim Onboarding und Offboarding der Personalabteilung als Vorbild für eine neue Automatisierungsmöglichkeit: das Onboarding neuer Kunden.
RPA-Automatisierung
Automatisierung mit Robotische Prozessautomatisierung (RPA) ist eine gängige Wahl für Organisationen mit vielen Routineprozessen, die sowohl manuell als auch sich wiederholend sind. Da RPA über die Benutzeroberfläche von Anwendungen interagiert, eignet sich diese Form der Automatisierung in erster Linie für Systeme und Anwendungen, für die es keine Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) gibt oder für die die Entwicklung einer entsprechenden Schnittstelle zu komplex und zu teuer ist. Da die Interaktion auf der Benutzeroberfläche einer Anwendung stattfindet, erfordert diese Form der Automatisierung keinen Eingriff in die bestehenden Systeme. Es ist jedoch auch sinnvoll, RPA- und API-Automatisierungstechnologien zu kombinieren, um einen ganzheitlichen Ansatz für die durchgängige Automatisierung zu erreichen.
RPA und API gehen Hand in Hand
Zum Beispiel Mikrofokus hat RPA verwendet, um das Onboarding neuer Mitarbeiter zu automatisieren und dabei die UI-basierte Interaktion von RPA mit API-Vorgängen zu kombinieren. Hier löst ein HR-Mitarbeiter den RPA-Workflow über ein Self-Service-Portal aus. Der Workflow analysiert ein PDF-Formular mit OCR-Technologie. Dazu verwendet der Bot Office 365-Inhalte, um einen Benutzer im SAP-System zu erstellen. Der Bot bewegt sich zwischen mehreren Bildschirmen und ahmt menschliche Aktionen nach. Im letzten Schritt benachrichtigt der Bot den HR-Experten, der für die Einstellung des neuen Mitarbeiters verantwortlich ist, indem er automatisch eine Chat-Nachricht über die Slack-API sendet.
Automatisierung von Dokumenten
Die Automatisierung von Dokumenten kann die Bearbeitung von Einstellungsdokumenten, Urlaubsanträgen, Arbeitszeittabellen, Mitarbeiterverträgen und Vereinbarungen wesentlich effizienter machen. Mit Escriba können beispielsweise automatisierte E-Mails und jede Form von Korrespondenz von Workday aus mit einem Klick auf eine Schaltfläche erstellt werden. Lokale oder cloudbasierte Systeme können miteinander verbunden werden, und die Daten aus den verschiedenen Systemen können im Dokument gemischt werden.
Einfache Dokumentenautomatisierung mit SAP
Schreiben Sie Enterprise Document Services (EDS) ermöglicht SAP-Benutzern, automatisch Verträge, Dokumente, E-Mails, Anlagen, Broschüren aus der SAP-Anwendung heraus zu erstellen und die zugehörigen Prozesse aufzurufen. Die zentral in einer Datenbank gespeicherten Vorlagen und Vorlagen können von allen SAP-Systemen, Modulen und Plattformen verwendet werden. Dies vermeidet Redundanzen und vereinfacht die Pflege von Dokument- und Textelementen. Die Document Services können sowohl in die traditionelle SAP-GUI als auch in moderne Schnittstellen wie SAP UI5 integriert werden. Die Dokumentensprache ist unabhängig von der aktuell verwendeten Benutzeroberflächensprache frei wählbar. Die ESCRIBA Rule Engine ermöglicht die abstrakte Modellierung des Regelinhalts von Dokumenten, sodass Kontexte und Rechtsräume auswählbar sind.
KI-gestützte Automatisierung
Die KI-gestützte Automatisierung ist in der Lage, auch unstrukturierte Daten als Eingabe zu verarbeiten und hat die Fähigkeit, durch Erfahrung zu lernen, ihr Wissen zu erweitern und vor allem Vorhersagen zu treffen. Diese Fähigkeit schätzen HR-Experten besonders, wenn es darum geht Mitarbeiterfluktuation. Weil es ein kostspieliges Problem für Unternehmen ist. Eine Studie des Center for American Progress ergab, dass die Kosten für den Ersatz von Mitarbeitern, insbesondere wenn Führungskräfte oder bestbezahlte Mitarbeiter ersetzt werden, für die meisten Arbeitgeber erheblich sind. Zu wissen, warum und wann Mitarbeiter am wahrscheinlichsten das Unternehmen verlassen, ist wichtig für die Entwicklung von Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung und ermöglicht eine vorausschauende Planung neuer Mitarbeiter. Mithilfe von maschinellem Lernen (ML) kann HR Analytics herausfinden, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, welche Indikatoren darauf hindeuten und welche Maßnahmen Unternehmen ergreifen können, um dem entgegenzuwirken, z. B. einen strategischen Bindungsplan für jede Risikobewertungsgruppe.
Fazit zur HR-Automatisierung
Welche Automatisierungstechnik die richtige ist, hängt maßgeblich davon ab, welche Probleme gelöst werden sollen, welcher Grad der Personalautomatisierung angestrebt wird und welche System- und Anwendungsszenarien es gibt. In jedem Fall ist es sinnvoll, das Thema in einem HR-Bereich ganzheitlich zu betrachten. Bots & People verfolgte diesen Ansatz beispielsweise bei einer Unternehmensberatung, deren Trainingsbereich optimierungsbedürftig war. Zusammen mit den Mitarbeitern wurden alle Prozesse unter die Lupe genommen und die Prozesse, die die Mitarbeiter als umständlich und nervig empfanden, wurden aufgezeichnet. Diese Prozesse wurden dann noch einmal mit dem jeweiligen Prozessverantwortlichen besprochen, wobei der Arbeitsablauf, die Technologie und der jeweilige Business Case eingehend betrachtet wurden. Anschließend wurden die betreffenden Prozesse vorbereitet, die Automatisierungsoptionen bewertet und in einem Prozessdefinitionsdokument (PDD) für die jeweiligen Prozesse festgehalten. Auf dieser Grundlage erfolgt dann die Automatisierung der relevanten Prozesse.
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