Automatisierungsprojekte vorbereiten und Rollen zuweisen
Automatisierung erfordert Vorbereitung. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihr Automatisierungsprojekt scheitert oder mit einer unvollendeten Automatisierungsinitiative endet.
Aus diesem Grund haben wir beschlossen, alles zu behandeln, was Sie zu Beginn eines Projekts wissen müssen, einschließlich der Arten von Rollen, die Sie voraussichtlich zuweisen werden. Lesen Sie weiter.
Automatisierungsprojekte: Alles was Sie wissen müssen
Wir haben eine Reihe praktischer Tipps und Tricks zusammengestellt, mit denen Sie die Fallstricke vermeiden können, wenn Sie mit der Arbeit an Ihrem Automatisierungsprojekt beginnen.
Verstehen Sie die verschiedenen Aspekte eines Automatisierungsprojekts
Wir haben fünf verschiedene Aspekte von Automatisierungsinitiativen erkannt: Organisation, Unternehmensführung, Mitarbeiter und Kultur, Technologie und Prozess. Bei der Betrachtung eines Automatisierungsprojekts ist es wichtig, es aus einer ganzheitlichen Sicht zu betrachten und die verschiedenen Aspekte gleichermaßen zu berücksichtigen.
Die richtige Frage zu stellen ist wichtig
Jedes erfolgreiche Automatisierungsprojekt ist erfolgreich, weil jemand weiß, welche Fragen zu stellen sind. Diese Fragen ermöglichen es Ihnen, klar zu kommunizieren, was Sie zu tun beabsichtigen.
Alles beginnt mit dem Warum, Was, und Wie.
- Warum tun wir etwas? Warum streben wir Automatisierung an?
- Was müssen wir tun, um es umzusetzen?
- Wie machen wir das?
Machbarkeitsnachweis: Ja oder Nein?
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Automatisierungsinitiative anzugehen. Eine besteht darin, sie zu erstellen, indem Sie sofort mit der Prozessauswahl und -identifizierung beginnen, und die andere besteht darin, zuerst PoC zu erstellen. Durch die Erstellung von PoC können Sie nebenbei einige Dinge lernen, die für Ihre Initiative von Vorteil sein könnten. Hier ist ein kurzer Überblick über die beiden verschiedenen Perspektiven.
Ein guter PoC kann zu größeren Initiativen führen
Laden Sie motivierte MAs ein, die an dem Projekt interessiert sind, und führen Sie einen kleinen Machbarkeitsnachweis durch, um das Management davon zu überzeugen, sich letztendlich an einer größeren Initiative zu beteiligen.
Klein anfangen und schnell skalieren
Es gibt keine einzige Regel dafür, welcher Ansatz zur Vorbereitung von Automatisierungsprojekten richtig ist. In der Automatisierung kann jedoch alles gemessen werden, und es ist kein Geheimnis, dass sich ein Ansatz als erfolgreicher erwiesen hat als andere. Es kann einfach beschrieben werden als: Fangen Sie klein an und skalieren Sie schnell. Wenn Sie klein anfangen, können Sie den Umfang Ihres Automatisierungsprojekts schrittweise erweitern, was sich auch auf die Geschwindigkeit auswirkt, mit der Sie skalieren können.
Beginnen Sie mit einer einzigen Technologie
Anstatt mehrere Technologien gleichzeitig zu verwenden, ist es immer besser, mit einer einzigen zu beginnen und deren Umfang zu verstehen. Konzentrieren Sie sich darauf, darauf basierend neue Anwendungsfälle zu entwickeln. Nachdem Sie eine Technologie abgeschlossen haben, können Sie nacheinander andere erkunden und sich für jede einzelne Anwendungsfälle ausdenken.
Organisieren Sie Workshops zur Prozesserkennung
Workshops zur Prozesserkennung helfen uns, neue Prozesse zu entdecken und bestehende zu analysieren. Die Durchführung häufiger Workshops kann uns helfen, Prozesse kontinuierlich zu verbessern. In vielen Fällen müssen solche Workshops unter Einbeziehung der IT-Abteilung abgehalten werden, insbesondere wenn es um wichtigere Prozesse wie P2P oder O2C geht. Die Planung und Umsetzung von Änderungen sollte zusammen mit der IT-Abteilung erfolgen.
Die Formalisierung muss integriert sein
Formalisierung ist der Akt, etwas formell zu machen, indem Regeln und Verfahren klar definiert werden. Diese sollten zwischen den einzelnen Schritten innerhalb des Projekts und insbesondere zwischen den Schnittstellen zwischen Geschäft und Entwicklung klar festgelegt werden, und es ist immer eine gute Idee, integrierte Checklisten für die Übergabe zu haben.
Formalisierung bedeutet auch, den gesamten Prozess visuell darzustellen, sodass wir sehen können, ob es keine Engpässe oder Unregelmäßigkeiten gibt, die eine mögliche Skalierung des Prozesses behindern würden.
Rollen in der Automatisierung: Wer darf was tun?
An der Automatisierung arbeiten oft viele Personen, und es gibt viele Namen für Rollen in Automatisierungsprojekten. Große Akteure der Branche wie Celonis oder UiPath weisen all diese Rollen in der Regel Personen zu, die an ihren Initiativen arbeiten. Für uns spielen jedoch die folgenden drei Rollen eine wesentliche Rolle:
- Automatisierungsstratege
- Automatisierungsagent
- Marktführer im Bereich Automatisierung
Automatisierungsstratege
Ein Automatisierungsstratege ist für alle Automatisierungsprojekte verantwortlich, die Teil der Geschäftsabteilung sind. Es ist üblich, dass ein Automatisierungsstratege Teil einer Funktionsabteilung ist, und die Person mit dem Titel muss mit allen Geschäftsprozessen vertraut sein, die in der Abteilung ablaufen.
Angenommen, im Zusammenhang mit der Automatisierung ist ein Änderungsmanagement erforderlich. In diesem Fall ist ein Automatisierungsstratege in der Regel derjenige, der für die Orchestrierung der Abteilung verantwortlich ist, in der die Änderung stattfinden muss.
Automatisierungsagent
Ein Automatisierungsagent ist in der Regel Teil einer der Spezialabteilungen und arbeitet in der Regel Hand in Hand mit einem Automatisierungsstrategen. In gewisser Weise können sie als Junior-Automatisierungsstrategen wahrgenommen werden, da sie noch einige Kenntnisse über Automatisierung im Allgemeinen haben müssen.
In vielen Fällen besteht ihre Aufgabe darin, die für die Prozessautomatisierung erforderliche Dokumentation vorzubereiten und sie dem Automatisierungsstrategen zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus werden sie auch die Möglichkeit haben, an der Automatisierungsinitiative teilzunehmen, indem sie Ideen und Lösungen mit anderen austauschen.
Marktführer im Bereich Automatisierung
Die Rolle eines Automatisierungsleiters wird oft mit einem Automatisierungssponsor gemischt. In Wirklichkeit ist letzterer jedoch eher eine unterstützende Rolle, und ersterer ist für das gesamte Automatisierungsprojekt verantwortlich. Idealerweise sollten sie in der Lage sein, das Gesamtbild zu sehen und die verschiedenen Details des Projekts wie Zeit, Kosten, Investitionen und mehr zu überwachen.
Letzte Gedanken
Im Rahmen der Verwaltung eines guten Automatisierungsprojekts ist es ein wichtiger Aspekt, Automatisierungsprojekte richtig vorbereiten zu können. Dazu ist es wichtig, die verschiedenen Herangehensweisen an das Projekt zu verstehen und zu lernen, wie man sich richtig vorbereitet. Hoffentlich haben Ihnen unsere Tipps für Automatisierungsprojekte dabei geholfen, einen besseren Überblick darüber zu bekommen, was Sie tun müssen, um vor dem Start der Automatisierung voll ausgerüstet zu sein.
Ein wichtiger Teil der Vorbereitung von Automatisierungsprojekten besteht darin, die Automatisierungsrollen zu verstehen und sie den richtigen Personen zuzuweisen, die die entsprechende Schulung erhalten haben und über die Fähigkeiten verfügen, um zum Projekt beizutragen.
