Prozessautomatisierung: Alles, was Sie wissen müssen

Prozessautomatisierung ist eine Technologie (oder besser gesagt eine Reihe von Technologien), die zur Automatisierung von Geschäftsprozessen verwendet wird. Im Wesentlichen verfolgt die Prozessautomatisierung ein dreifaches Ziel:

1. Reduzieren Sie den Arbeitsaufwand, der zur Erreichung des Ziels erforderlich ist
2. Informationen zentralisieren
3. Automatisieren Sie Prozesse
   

Die Prozessautomatisierung hilft dabei, Engpässe zu reduzieren, Fehler im Prozess zu erkennen, die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu verbessern und letztendlich das Ziel schneller zu erreichen.

In diesem Artikel werden die wichtigsten Vorteile der Prozessautomatisierung näher erläutert und Sie durch ihre Geschichte geführt, um Ihnen zu zeigen, wie wir dahin gekommen sind, wo wir heute sind. Aber vorher schauen wir uns ein kurzes Beispiel für die Prozessautomatisierung an.

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Ein Beispiel für Prozessautomatisierung

Heutzutage kann die Prozessautomatisierung auf eine Vielzahl von Geschäftsprozessen angewendet werden. Dennoch haben wir uns entschlossen, Ihnen ein Beispiel für einen einfachen Prozess zu geben, mit dem sich jedes Unternehmen auseinandersetzen muss — die Rechnungsgenehmigung.

Bei der Rechnungsgenehmigung werden Rechnungen vor der Bearbeitung von Zahlungen genehmigt. Es kann manchmal mehrere Schritte umfassen, und so werden sie automatisiert.

1. Erhalt der Rechnung — Der erste Schritt besteht darin, einfach eine Rechnung von einem Anbieter oder Lieferanten zu erhalten.
2. Überprüfung der Rechnung — Nachdem Sie die Rechnung erhalten haben, muss der zuständige Mitarbeiter sie überprüfen und verifizieren, in der Regel, indem er die Rechnungsnummer mit der Bestellung abgleicht. Dies ist ein Schritt, der vollständig automatisiert werden kann.
3. Behebung von Unregelmäßigkeiten — Wenn die Rechnung etwas Unregelmäßiges enthält (z. B. fehlende Informationen oder Preisunterschiede), muss die Rechnung an die zuständige Partei gesendet werden, die sich mit diesen Unregelmäßigkeiten befasst. Die Prozessautomatisierung kann helfen, diesen Schritt vollständig zu automatisieren, die gesamte Rechnung zu überprüfen und sie an die betroffene Person zu senden.
4. Genehmigung der Rechnung — Sobald alles geklärt ist, muss die Rechnung vom zuständigen Personal genehmigt werden. Die Prozessautomatisierung kann auch einspringen und den Versand der Rechnung zur Genehmigung automatisieren.
5. Freigabe der Zahlung — Der Verkäufer wird von der Person bezahlt, die für die Zahlungen verantwortlich ist, sobald die Rechnung genehmigt wurde.
6. Buchführung — Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird den Büchern Ihrer Organisation ein permanenter Datensatz hinzugefügt.

Die Prozessautomatisierung kann den Prozess vollständig automatisieren, und die Beteiligten müssen nur den letzten Schritt tun — die Rechnung genehmigen (oder die Unregelmäßigkeiten beheben, falls es welche gibt).

Die Rechnungsgenehmigung ist einer der einfacheren Prozesse, und es sind mehrere Mitarbeiter an einem sechsstufigen Verfahren beteiligt, was bedeutet, dass es ziemlich mühsam werden kann. Einige Prozesse sind viel komplexer und umfassen Dutzende von Mitarbeitern.

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Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung

Die Prozessautomatisierung bietet viele Vorteile. Hier sind die wichtigsten:

• Reduzierte Kosten — Unternehmen können bis zu 59% der Kosten senken, indem sie die Prozessautomatisierung die Schwerstarbeit übernehmen lassen.
• Verbesserte Produktivität — Sie können Ihre Geschäftsziele schneller erreichen und bessere Ergebnisse erzielen, nachdem Sie automatisierbare Prozesse automatisiert haben.
• Bessere Personalauslastung — Ihre Mitarbeiter können sich auf sinnvollere Aufgaben konzentrieren, anstatt Stunden — oder sogar Tage — mit etwas zu verschwenden, das sich leicht automatisieren lässt.
• Reduzierung von Fehlern — Irren ist menschlich, das heißt, wir alle machen hier und da Fehler, die sich manchmal negativ auf Ihr Geschäft auswirken können. Die gute Nachricht ist, dass dies nicht passieren kann, wenn Sie den Prozess erst einmal automatisiert haben und Computer ihre Arbeit machen lassen.
• Transparenz des Managements — Manager verlieren sich oft im Betriebsalltag, sodass sie das große Ganze vergessen. Sobald alle Geschäftsprozesse klar definiert und optimiert sind, wird es einfacher, das Geschäft zu verstehen und Ideen für weitere Verbesserungen zu bekommen.
• Weniger Bedenken hinsichtlich der Einhaltung der Vorschriften — Sobald Sie einen automatisierten Geschäftsprozess erstellt haben, decken Sie alle Schritte ab und stellen sicher, dass Sie alle internen und externen Standards erfüllen.

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Geschichte der Prozessautomatisierung

Automatisierung mag wie ein Schlagwort erscheinen, das seit ein paar Jahren verwendet wird, aber es ist tatsächlich viel älter als das. Wir müssen das Gesamtbild betrachten und uns fragen: Wann hat die Automatisierung wirklich angefangen?

Seit den Anfängen der Menschheit haben wir das angeborene Bedürfnis, Dinge schneller und mit weniger Aufwand zu erledigen. Seit Tausenden von Jahren entwickeln wir Tools, die sicherer, konsistenter, schneller und besser machen. Diese Tools wurden im Laufe der Geschichte weiter verbessert, umgestaltet oder völlig neu konzipiert.

Vor mehr als 2.000 Jahren stellten die alten Chinesen Schlaghämmer her, die von Wasserrädern angetrieben wurden. Die alten Griechen experimentierten auch mit Dampfmotoren. Alles in allem haben viele alte Zivilisationen gezeigt, dass sich das Konzept der Automatisierung parallel zu unserer Gesellschaft weiterentwickelt hat.

Im 19. Jahrhundert und im Industriezeitalter haben wir bedeutende Fortschritte gemacht, als Erfinder verschiedene Maschinen ausstellten, die Geschäftsaufgaben automatisierten. Zum Beispiel hat Joseph-Marie Jacquard, der französische Erfinder, das Konzept der programmierbaren Maschine entwickelt. Sein Erbe wurde von Alan Turing, dem legendären britischen Mathematiker und Informatiker, fortgeführt und populär gemacht. Neben der Entschlüsselung des deutschen Enigma-Codes zur Enthüllung von Hitlers Plänen entwickelte Turing auch den ersten Computer.

Die Geburt von Prozessoptimierung und -management

Wie viele andere Technologien und Techniken hatte auch die Prozessautomatisierung Vorgänger — Prozessoptimierung und -management. Sie sind immer noch ein integraler Bestandteil bei der Automatisierung von Prozessen, da eine Automatisierung ohne sie nicht möglich wäre. Tatsächlich ist es für einen guten automatisierten Prozess notwendig, zunächst einen guten Prozess zu haben. Wenn ein schlechter Prozess automatisiert wird, ist das nur ein Verband, um die Wunden kurzfristig abzudecken. Es ist kein Heilmittel.

Die frühe Anwendung von Prozessoptimierung und -management wurde in der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts in der Kartenherstellung beobachtet. Das erste und vielleicht bekannteste Beispiel ist das einer Montagelinie in Ford-Fabriken, die den Weg für die Massenproduktion ebnete. Dies war auch eine Art Standardisierung, die eine Skalierung der Produktion ermöglichte. Toyota verbesserte dieses Modell später und nannte es das Toyota Production System, den Vorgänger von Lean und Six Sigma.

Heutzutage sind einige dieser Produktionsprozesse, die mit Ford begannen, so ziemlich Standard. Es ist schwer vorstellbar, dass große Geschäfte an der einmaligen Produktion festhalten. Stellen Sie sich vor, Sie kaufen Jeans und warten dann stundenlang darauf, dass die Arbeiter Ihre Maße und Vorlieben festlegen, das benötigte Tuch beschaffen und maßgeschneiderte Jeans für Sie herstellen.

Wir können eine Parallele zwischen der Produktionslinie und der Kundenreise ziehen. Im digitalen Marketing haben Online-Kunden eine Reise hinter sich — vom ersten Kennenlernen Ihrer Marke bis hin zum Kauf Ihres Produkts und Ihrer Dienstleistung.

In der Regel müssen sie einige Schritte unternehmen, um Käufer zu werden. Dies wird als Customer Journey bezeichnet. Die Prozessautomatisierung ermöglichte es, die Customer Journey zu optimieren und es Kunden einfach und bequem zu machen, mehr über Ihre Marke zu erfahren und sie schließlich zu kaufen.

In gewisser Weise ist die Prozessautomatisierung eine der Komponenten der Industrialisierungsphase der IT.

Die Anfänge der Prozessautomatisierung

Die Prozessautomatisierung als solche begann in den 1990er Jahren, als die ersten Automatisierungslösungen entwickelt wurden. Die größte Auswirkung der Software der frühen 90er Jahre bestand darin, dass papiergestützte Prozesse durch elektronische ersetzt wurden. Die Einführung digitaler statt physischer Prozesse ermöglichte es Unternehmen, die Leistung von Computern zu nutzen und ihre gesamten Abläufe zu verbessern.

In den späten 90er Jahren wurden weitere Fortschritte erzielt, als die Automatisierungssoftware um zusätzliche Funktionen erweitert wurde, darunter Modellierungstools, Geschäftsregeln und mehr. Sie ermöglichten die Analyse, Modellierung und Beschreibung von Geschäftsprozessen und waren ein weiterer wichtiger Schritt auf dem Weg der Prozessautomatisierung.

Der Aufstieg der robotergestützten Prozessautomatisierung

Einige der ersten Unternehmen, die mit dem Angebot beginnen RPA waren Blue Prism, Ui Path und Automation Anywhere. Die meisten dieser Unternehmen vermarkteten ihre Dienste etwa 2003, was bedeutet, dass es RPA seit fast zwei Jahrzehnten gibt. RPA wurde zunächst zur Kostensenkung im Bereich Business Process Outsourcing eingesetzt, später jedoch in andere Bereiche verlagert, darunter IT-Outsourcing, Shared Services und andere Geschäftsbereiche.

Process Mining

Eingeführt von Wil van der Aalst, der ihm auch einen Namen gab, Prozessbergbau konzentriert sich auf die Entdeckung, Überwachung und Verbesserung von Prozessen. Stellen Sie sich das wie eine Röntgenaufnahme der Prozesse in einer Organisation vor.

Obwohl Process Mining in den frühen 2000er Jahren gegründet wurde, wurde es von Celonis populär gemacht, einem Unternehmen, das 2011 von Alex Rinke, Martin Klenk und Bastian Nominacher gegründet wurde. Sie begannen während ihres Studiums an der Technischen Universität München, daran zu arbeiten.

Nachdem Celonis Integromat, den iPaaS-Champion, gekauft hatte, begann das Unternehmen, Process Mining mit iPaaS zu kombinieren, um neue Möglichkeiten zu entdecken.

Cloud und iPaaS

iPaaS war nach Process Mining das nächste große Ding in der Automatisierung. Es steht für Integration Platform as a Service. Es gibt es seit 2011 und war eine Reaktion darauf, dass viele Unternehmen Cloud-Infrastrukturen und -Anwendungen eingeführt haben.

Im Wesentlichen handelt es sich bei iPaaS um eine Reihe von Cloud-basierten Diensten, mit denen Unternehmen Anwendungen einfach in ihre Infrastruktur integrieren können. Dies erleichtert den Datenaustausch und die Prozessautomatisierung weiter.

Low-Code und kein Code

Niedriger Code Entwicklungsplattformen gibt es seit 2011, und der Begriff „Low Code“ boomte nach dem Veröffentlichung der Forrester Group im Jahr 2016. Im Wesentlichen wurde die Menge an Code, die erforderlich ist, um einen Geschäftsprozess zu erstellen und in Gang zu setzen, erheblich reduziert. Mit anderen Worten, Unternehmen benötigen heutzutage keine technischen Genies, um Prozesse zu automatisieren, da einige von ihnen erstellt werden können, ohne eine einzige Codezeile zu schreiben (kein Code).

Intelligente Prozessautomatisierung

Die Verbindung von Prozessautomatisierung mit künstlicher Intelligenz war für die Verbesserung der Automatisierung im Allgemeinen unumgänglich. Obwohl KI seit 1956 aktiv erforscht wird, angefangen mit einem College-Campus am Dartmouth College, wurde sie in den letzten Jahren intensiv genutzt.

Die erste Instanz von intelligente Prozessautomatisierung erschien etwa 2015, mit der Einführung von Cognitive RPA, das sich verbesserte optische Zeichenerkennung (OCR), Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), und maschinelles Lernen. Dies bedeutete, dass wir halbstrukturierte und unstrukturierte Daten besser handhaben konnten, was den Gesamtumfang der robotergestützten Prozessautomatisierung erweiterte. Tatsächlich ist das RPA, das wir heute kennen, eng mit intelligenter Prozessautomatisierung verknüpft.

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Was können wir in Zukunft von der Prozessautomatisierung erwarten?

Immer wieder tauchen neue Technologien und Methoden im Zusammenhang mit der Prozessautomatisierung auf, und die beiden wichtigsten sind Hyperautomation und Automation as a Service (AaaS).

Der Begriff Hyperautomation tauchte erstmals 2019 auf und wurde als einer von Die 10 wichtigsten strategischen Technologietrends von Gartner im Jahr 2020. Es bezeichnet eine Reihe von Technologien, darunter KI und ML, mit denen Geschäftsprozesse viel besser optimiert werden können. In einigen Fällen wird der Begriff synonym mit intelligenter Prozessautomatisierung verwendet.

Laut Gartner wird der globale Markt für Tools und Technologien im Zusammenhang mit Hyperautomation im Jahr 2022 rund 596,6 Milliarden US-Dollar erreichen.

Automation as a Service ist eine Art Netflix-ähnlicher Ansatz, um Automatisierung anzubieten. Für ein monatliches Abonnement richten AaaS-Unternehmen die Infrastruktur für die Automatisierung ein, analysieren all Ihre Prozesse und automatisieren Schritt für Schritt diejenigen, die automatisiert werden können. Dies ist eine perfekte Lösung sowohl für große Unternehmen als auch für Unternehmen mit kleinem Budget, die die Prozessautomatisierung sofort integrieren möchten.

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Die Heilige Dreifaltigkeit der Prozessautomatisierung

Ein schlechter Prozess wird ein schlechter automatisierter Prozess sein. Wie bereits in der Geschichte erwähnt, ist Automatisierung nur ein Teil von Prozessmanagement. Um das Beste aus dem automatisierten Prozess herauszuholen, müssen Sie den Prozess zunächst so optimieren wie möglich.

Menschen, die an einem Prozess arbeiten, können oft keine Antwort darauf geben, warum sie etwas so tun, wie sie es tun. Selbst wenn sie das können, sind sie oft von der Antwort überrascht und erfahren, dass möglicherweise noch Verbesserungspotenzial besteht. Mit anderen Worten, sie beginnen sich zu fragen, ob es eine andere Möglichkeit gibt, den Prozess anzugehen, um ihn zu verbessern.

Viele Prozessverantwortliche und andere Mitarbeiter stellen ihren Prozess erst in Frage, nachdem sie sich der Möglichkeit einer Automatisierung des Prozesses geöffnet haben.

Alles in allem ist es notwendig, das Beste aus dem Prozess herauszuholen, bevor er automatisiert wird, und aus diesem Grund gibt es die heilige Dreifaltigkeit der Prozessautomatisierung. Sie besteht aus den folgenden drei Aktionen:

• Verbessern — Der erste Schritt besteht darin, den Prozess zu verbessern, wenn Verbesserungspotenzial besteht. Dazu gehört es, Ihre Mitarbeiter über das Geschäftsprozessmanagement zu schulen und regelmäßig an jedem Schritt des Prozesses zu arbeiten, um ihn zu überprüfen und, wenn möglich, zu aktualisieren. Es ist wichtig, ständig die folgenden Fragen zu stellen: Warum wird etwas so gemacht, wie es gemacht wird? Kannst du es weiter verbessern?
• Eliminieren — Prozesse entwickeln sich mit der Technologie weiter, und einige Schritte, die vor einem Jahrzehnt perfekte Schritte waren, sind heute veraltet und können vollständig aus dem Prozess entfernt werden. Alternativ können sie an einen anderen Ort verschoben oder auf sinnvollere Weise integriert werden.
• Automatisieren — Der letzte Schritt besteht darin, den Prozess zu automatisieren. Moderne Automatisierungstools ermöglichen es uns natürlich, nur bestimmte Schritte zu automatisieren und sie mit den Mitarbeitern zusammenarbeiten zu lassen, die an dem Prozess arbeiten.

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Fazit: Sollten Sie Prozessautomatisierung verwenden?

Die meisten Unternehmen setzen heutzutage entweder bereits Prozessautomatisierung ein oder müssen dies zunehmend tun. Der Hauptgrund, warum sich die meisten Unternehmen dafür entscheiden, ist der anhaltende Effizienzdruck, der im Wesentlichen darauf abzielt, Kosten zu senken und höhere Nettoerträge zu erzielen. Diese Faktoren werden oft als die schwierigen Faktoren angesehen.

Aber ob sich ein Unternehmen für Automatisierung entscheiden sollte, geht darüber hinaus, da Sie auch die weichen Faktoren berücksichtigen müssen. Der erste Indikator, den Sie berücksichtigen sollten, ist das Vollzeitäquivalent (FTE). Wenn es 0,3 FTE sind, was bedeutet, dass Sie pro 40-Stunden-Arbeitswoche etwa 12 Stunden Arbeit einsparen können, dann lohnt sich die Einführung der Prozessautomatisierung auf jeden Fall. Natürlich müssen Sie die Kosten und den Zeitaufwand für die Automatisierung des Prozesses berücksichtigen und entscheiden, ob er rentabler ist, als ihn überhaupt nicht zu verwenden.

Sie sollten Ihre Entscheidung nicht immer auf eine einzige FTE-Messung stützen und Ihre Mitarbeiter nicht durch Automatisierung ersetzen. Stattdessen besteht der beste langfristige Ansatz darin, die Prozessautomatisierung einzusetzen, um Mitarbeitern mit sich wiederholenden und manuellen Aufgaben zu helfen, sich auf sinnvollere Aufgaben zu konzentrieren. Dies könnte Ihre allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit verbessern.

Darüber hinaus können Sie die Kundenzufriedenheit erhöhen, insbesondere wenn sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung dank automatisierter Prozesse viel schneller erhalten.

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