Die Personalabteilung ist zu langsam, zu bürokratisch, hat kein Einfühlungsvermögen oder kommuniziert kryptisch: Personalabteilungen müssen sich regelmäßig mit solchen Vorwürfen auseinandersetzen. Wenn etwas nicht möglich ist, wird die Verantwortung oft auf die Personalabteilung verlagert. Doch gerade die Mitarbeiter dieser Abteilung tragen den Schlüssel zum Unternehmenserfolg in der Hand: das Humankapital. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das positive Image der Personalabteilung wiederherstellen und gleichzeitig die Arbeitsabläufe Ihres Teams extrem vereinfachen können.
Dies sollten die Aufgaben einer Personalabteilung sein
Wie der Name schon sagt, kümmert sich die Personalabteilung in der Regel um alles, was mit den Menschen im Unternehmen zu tun hat. Mitarbeiter sind das wichtigste Vermögenswert/die wichtigste Ressource eines Unternehmens, und ihre Entwicklung und ihr Management sind entsprechend entscheidend für den Gesamterfolg.
Eine kleine Liste von Aktivitäten:
- Suche nach neuen Mitarbeitern und rekrutiere Talente
- Leute einstellen und (leider auch) entlassen
- Teams sinnvoll strukturieren und Mitarbeiter zielgerichtet einsetzen
- Schulung der Belegschaft
- Beaufsichtigen Sie die Sozialleistungsprogramme für Arbeitnehmer
- Überprüfen Sie die Einhaltung der Arbeitnehmer- und Arbeitgebergesetze
- Personalmanagement
- Streit beilegen
Grundsätzlich sollten Personalabteilungen die Produktivität der Mitarbeiter maximieren und die Belegschaft optimieren. Alle Rahmenbedingungen sollten stimmen, damit sie die bestmögliche Leistung erbringen können. Unternehmen wie Google investieren viel in ihre Personalabteilung, um Mitarbeiter langfristig an sich zu binden und zu motivieren. Zum Beispiel gibt es am Firmensitz zahlreiche Einrichtungen, wie zum Beispiel ein Wellnesscenter. Auch wenn nicht jedes Unternehmen so weit gehen muss — zufriedene Mitarbeiter sind für die Produktivität unerlässlich.
Diese Probleme nehmen die Menschen aus der Gleichung heraus
Laut dem Harvard Business Review, ein Unternehmen verliert einen durchschnittlich 21 Prozent von seine Produktivität aufgrund zeitaufwändiger, sich wiederholender Aufgaben. Zeitverluste werden durch hierarchische Systeme und Prozesse oder eine tief verwurzelte Unternehmenskultur verursacht. Was einmal gemacht wird, wird immer so gemacht.
Der Personalabteilung kommt eine Schlüsselrolle zu, da sie maßgeblich zur Organisation und Hierarchiestruktur des Unternehmens beiträgt. Talente wirken sich positiv auf die Produktivität aus. Diese zu entdecken und zu fördern, fällt ebenfalls in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung. Laut der Studie sind „inspirierte“ und zufriedene Mitarbeiter am produktivsten. Das Personalmanagement sollte daher darauf abzielen, Mitarbeiter zu inspirieren, anstatt sie nur zur Erfüllung ihrer Aufgaben zu motivieren. Dazu gehört: Mitarbeiter von sich wiederholenden, zeitaufwändigen und langweiligen Aufgaben zu befreien.
Doch gerade diese monotonen Prozesse stehlen der Personalabteilung selbst wichtige Zeit. Formulare ausfüllen, Daten aus Tabellenkalkulationen abtippen oder Gehaltsabrechnungen von Hand erstellen — all das frisst Zeit auf, die HR-Mitarbeiter für lästige Tätigkeiten aufwenden, anstatt sich mit Menschen zu beschäftigen.
Revolutionieren Sie das Personalwesen mit Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung wie Robotische Prozessautomatisierung (RPA) oder Cloud-Automatisierung mit iPaaS hilft Personalabteilungen, zu ihrem Kerngeschäft zurückzukehren: Menschen- und Mitarbeiterbeziehungen. Langwierige Verwaltungsaufgaben wie die Buchhaltung können automatisiert werden.
Software-Bots übernehmen monotone Prozesse — grob gesagt alles, was mit Dokumenten zu tun hat. Sie können Daten automatisch abgleichen, Formulare ausfüllen, Rechnungen erstellen oder sogar Bewerbungen für bestimmte Fähigkeiten scannen und Mitarbeiter schulen. Aufgaben, für die die Personalabteilung Stunden in Anspruch nehmen würde. Dadurch bleibt ihnen mehr Zeit, sich mit Talenten auseinanderzusetzen und die Zufriedenheit der übrigen Kollegen zu erhöhen.
Ein praktisches Beispiel:
Wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt werden soll, gibt es viele bürokratische Aufgaben. Die Stelle muss ausgeschrieben, Bewerbungen gesichtet und Vorstellungsgespräche geführt werden. Sobald der neue Mitarbeiter eingetroffen ist, benötigt er Netzwerkzugang und Dokumente. All das lässt sich automatisieren: Software-Bots erstellen aus Anforderungen automatisch eine Stellenausschreibung, sortieren ungeeignete Bewerber aus und geben Daten direkt in das System ein, um sich automatisch für alle Zugriffe zu bewerben. Die Mitarbeiter der Personalabteilung können sich darauf konzentrieren, die Talente für das Unternehmen zu gewinnen und sie langfristig an sich zu binden.
Die Lösung der Gleichung
Die Automatisierung des Personalmanagements muss nicht teuer sein. Außerdem müssen keine geschulten Softwareprogrammierer eingestellt werden — RPA-Grundlagen können beispielsweise in Online-Kursen an verschiedenen Digitalisierungsakademien ohne große Vorkenntnisse erlernt werden.
Kleine Einfügung: Bots and People ist die erste deutsche Akademie für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Wir bilden Interessierte in flexiblen Studiengängen unter anderem zum Automatisierungsstrategen aus. Hier steht die Etablierung der Rolle eines Allrounders im Mittelpunkt, der Prozesse erkennt, analysiert, bewertet und letztlich automatisiert. Mit diesem 360°-Training können auch kleinere Unternehmen in die Prozessautomatisierung einsteigen und müssen kein teures Center of Excellence einrichten oder einzelne Prozesse durch externe Unternehmen automatisieren lassen.
Das gesamte Unternehmen kann von der Automatisierung der Personalabteilung profitieren. Obwohl zwei Drittel der befragten Unternehmen in einer Studie der Unternehmensberatung KPMG geben an, die Personalabteilung automatisieren zu wollen, aber nur 40 Prozent haben dafür einen konkreten Plan. Weiterbildung hilft dabei, die digitale Transformation tatsächlich in die Praxis umzusetzen.
Die Personalabteilung muss wieder menschlicher werden
Prozessautomatisierung mit ihren verschiedenen Technologien (RPA, Process Mining, iPaaSusw.) hilft Personalabteilungen, sich wieder auf den kreativen Teil ihrer Arbeit zu konzentrieren. Anstatt täglich Rechnungen zu wühlen und Berge von Dokumenten abzuarbeiten, können sie Talente ansprechen, Mitarbeiter gezielt fördern und innovative Personalkonzepte entwickeln. Die Prozessautomatisierung übernimmt mühsame Aufgaben, sodass sich die Personalabteilung endlich wieder auf das Wichtigste konzentrieren kann: die Menschen.
