Strukturieren Sie komplexe Geschäftsprozesse effizient und arbeiten Sie kostengünstig: Ein gutes Business Process Management (BPM) -System kann helfen. Dafür gibt es inzwischen zahlreiche BPM-Tool-Anbieter. Aber welche Unternehmen bieten gute Lösungen an?
Was ist BPM?
BPM (Geschäftsprozessmanagement), geht es darum, die Kapazitäten eines Unternehmens optimal zu nutzen und alle Prozesse zu koordinieren und zu verbessern. Es beschreibt Methoden und softwaregestützte Techniken, die Geschäftsprozesse flexibler, transparenter und vor allem effizienter machen. Geschäftsprozessmanagement ist ein ganzheitlicher, strategischer Ansatz, der Unternehmensprozesse verwaltet und menschliche und automatisierte Aktivitäten in einer idealen Reihenfolge miteinander verknüpft.
Softwareanbieter fördern zunehmend gutes Geschäftsprozessmanagement, indem sie ihren Kunden BPM-Tools mit einer Vielzahl von Optionen anbieten. Während einige Geschäftsprozessmanagement-Software auf Nischen spezialisiert ist, bieten andere Tools eine Suite, die die meisten Wünsche der meisten Unternehmen abdeckt.
Wir haben unserer Meinung nach eine Rangliste der besten BPMS (Business Process Management Suites) zusammengestellt. Die folgenden Kriterien wurden berücksichtigt: Kosten, Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche, vorgefertigte Vorlagen, Agilität und Gesamtleistung. Die Systeme sollten benutzerfreundlich gestaltet sein und in der Lage sein, komplexe Wertschöpfungsketten zu koordinieren und mithilfe der BPMN-Prozessmodellierung visuell darzustellen. Sie sollten sich auch gut in andere Anwendungen integrieren lassen.
1. BPM-Tool: monday.com
Mit der No-Code-Lösung monday.com, Geschäftsprozesse und einzelne Projekte können effizient verfolgt und organisiert werden. Die Software sorgt vor allem für eine reibungslose Kommunikation und Koordination zwischen den Mitarbeitern. Informationen werden synchronisiert und Daten werden für kritische Diskussionen auf leicht zugängliche Weise präsentiert.
Es gibt eine Vielzahl von Visualisierungen, wie beispielsweise eine Zeitleistenansicht, Diagramme oder eine Kalenderansicht, die die Arbeit mit monday.com unterstützen. Gleichzeitig bietet das leicht verständliche und optisch ansprechende Design eine hohe Benutzerfreundlichkeit, was gerade in Kombination mit der Masse an editierbaren Vorlagen Anfängern entgegenkommt und für eine reibungslose Verwaltung und Planung von Geschäftsprozessen sorgt. Ein weiterer Vorteil ist die hohe Flexibilität von monday.com — im Gegensatz zu vielen konkurrierenden Tools.
Formen sind nicht starr, können aber angepasst werden. Ob Waterfall, Gantt, Pipeline oder Kanba, das Tool bietet Kunden die freie Wahl, wenn es um die Kombination von Ansichten, Kategorien, Dashboards und Automatisierungen geht. Das Schöne daran ist, dass sich das System an das Projekt anpasst und nicht umgekehrt. Darüber hinaus fungiert monday.com als Kommunikationsdrehscheibe und dient als zentraler Ort für die Integration der anderen wichtigen Kommunikationskanäle wie Slack, Zoom, E-Mail oder Microsoft Teams.
Ihr Team kann Dateien, Feedback und Ideen austauschen, und die Software hilft Ihnen auch dabei, Aufgaben zuzuweisen, Fortschrittsberichte zu erhalten oder generell einen Überblick über die Aktivitäten aller Beteiligten an einem zentralen Ort zu erhalten. Die monday.com App bietet außerdem ein hohes Maß an Komfort und bietet sowohl Übersicht als auch Flexibilität.
Die Preise für die Monday Suite richten sich nach der Unternehmensgröße und werden pro Benutzer berechnet. Die Standardversion kostet 10 Euro pro Benutzer und Monat. Ab einer Unternehmensgröße von 50+ können Sonderpreise mit dem Service abgeschlossen werden.
2. BPM-Werkzeug: Zoho Creator
Das Cloud-basierte Zoho Creator ermöglicht die Erstellung benutzerdefinierter Apps und Workflows zur Verwaltung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Kunden können per Drag-and-Drop kreativ werden — und das alles auf Low-Code-Basis.
Die Suite kann somit stark individualisiert werden, allerdings müssen die Nutzer im Gegenzug auf brauchbare Templates verzichten. Ein weiterer Vorteil ist die hohe Flexibilität von Zoho Creator: Egal, ob es sich um ein Buchhaltungstool, ein Zahlungsgateway, einen Kalender oder einen CRM-Service handelt, alle Prozesse können synchronisiert und zu einem robusten Workflow kombiniert werden. Darüber hinaus wird jede Anwendung, die Sie mit Zoho Creator im Internet erstellen, dank der Cloud-Integration automatisch für das Smartphone und Tablet optimiert.
Zoho Creator ist eine kostengünstige Alternative (10 Euro pro Monat pro Person) zu den herkömmlichen BPM-Tools auf dem Markt, da fast jede Aufgabe automatisiert werden kann, von der Bearbeitung von Kundenaufträgen über die Zuweisung von Aufgaben bis hin zur Aktualisierung des Inventars. Mit den verschiedenen Integrationen kann jeder Prozess, den Sie erstellen, in Hunderte von Drittanbieteranwendungen sowie in andere Zoho-Anwendungen, die Sie verwenden, integriert werden.
Besondere Vorteile bietet das Tool jedoch im Vertriebs- und Kundenbeziehungsmanagement, für das die Business Management Suite optimiert wurde.
3. BPM-Werkzeug: Studio Creatio Enterprise
Studio Creatio Enterprise ist eine Low-Code-Software für das Geschäftsprozessmanagement mit sofort einsatzbereiten Lösungen und Vorlagen, mit der mittlere und große Unternehmen auf einfache Weise Anwendungen für verschiedene Geschäftsaufgaben erstellen können — von kundenorientierten Anwendungen bis hin zur Integration von Drittanbieterlösungen.
Die Software führt Prozesse nicht nur aus, sondern modelliert, überwacht und analysiert sie. Teams können an komplexen Projekten zusammenarbeiten. Prozessdaten werden auf einem benutzerdefinierten Dashboard übersichtlich visualisiert, beispielsweise mit Echtzeitdiagrammen. Es ist möglich, unterschiedliche Berechtigungen für verschiedene Benutzer einzurichten.
Die Prozessmodellierung innerhalb der Suite wird durch die BPMN (Business Process Management Notation) repräsentiert — genauer gesagt durch die Version 2.0. Das BPMN 2.0-Diagramm kann verwendet werden, um ein klares Prozessdesign zu erstellen, das sowohl den IT- als auch den Geschäftsstandards entspricht. Visuelle Tools und integrierte Software, die in der Branche weit verbreitet sind, stehen für eine solche Aufgabe zur Verfügung. Dazu gehören Verbindungsobjekte, Flow-Objekte und Swimlanes.
Die Designs können auch in das PDF-Format konvertiert werden, sodass sie problemlos mit Kollegen geteilt oder für den einfachen Zugriff auf dem lokalen Laufwerk gespeichert werden können. Studio Creatio Free ist die kostenlose BPM-Softwarealternative, mit der Sie Geschäftsprozesse entwerfen und optimieren können, ohne etwas auszugeben. Wie sein Gegenstück zur Unternehmenssoftware bietet es eine sofort einsatzbereite Low-Code-Lösung, mit der Sie Ihre Geschäftsprozesse erstellen, ausführen, optimieren, verfolgen und dokumentieren können.
Die Freeware befasst sich ausschließlich mit der Erstellung von BPMN 2.0-Diagrammen und bietet nicht die von der Hauptversion unterstützten Geschäftsprozessmanagement-Funktionen. Der Preis für die Basisversion beginnt bei 23 Euro pro Monat und Benutzer.
4. BPM-Werkzeug: Kissflow
Kissflow ist eine benutzerfreundliche cloudbasierte BPM-Software ohne Code, die hauptsächlich für relativ einfache Prozesse und ohne Programmierkenntnisse verwendet werden kann. Sie hilft, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und zu automatisieren.
Kissflow hilft in fünf Schritten:
- Prozesse definieren
- Formular erstellen
- Arbeitsablauf entwerfen
- Berechtigungen festlegen
- Geh live
Darüber hinaus enthält die BPM Suite von Kissflow viele Vorlagen, die als Ausgangspunkt für grundlegende Geschäftsprozesse und Prozessmodellierung verwendet werden können.
Durch den Wegfall der Codeentwicklung können Kunden Prozessabläufe automatisieren, Geschäftsregeln durchsetzen und Ad-hoc-Prozessänderungen ohne Programmierkenntnisse vornehmen. Die BPM-Software steht somit allen Kunden offen, die keine Programmierkenntnisse haben. Das macht die digitale Transformation zum Kinderspiel.
Zu den besten Funktionen von Kissflow gehören:
- benutzerfreundliche Dashboards und Design
- benutzerdefinierte Berichtsvorlagen
- fortschrittliches Workflow- und Formulardesign
- nahtlose Integration mit anderen Softwarelösungen und Standardanwendungen zur Steigerung der Produktivität
Kissflow beginnt in der Starter-Version bei etwa 16 Euro pro Person und Monat, wenn sich das Unternehmen zu einem Jahresabonnement verpflichtet und nicht mehr als 30 Benutzer benötigt. Unternehmen mit mehr Anforderungen zahlen noch mehr.
5. BPM-Werkzeug: Wrike
Wrike ist eine BPM-Software in der Cloud mit verschiedenen Management-Tools, wie z. B. der Festlegung von Prioritäten, Terminen und Qualitätsanforderungen. Alle Mitarbeiter und Teams werden synchron mit den relevanten Informationen versorgt. Einzelne Schritte und Aufgabenketten können so optimiert werden. Die Bedienung funktioniert intuitiv per Drag-and-Drop.
Wrike unterscheidet sich von anderen Geschäftsprozessmanagement-Tools dadurch, dass es Ordner verwendet, die eine hierarchische Organisationsstruktur ermöglichen. Bei zu vielen Einträgen kann jedoch auch die Klarheit verloren gehen, was sich negativ auf das Prozessmanagement auswirken kann. Dennoch bietet die Software-Suite von Wrike genügend Vorteile, um als universelle Lösung für ein umfangreiches Prozessmanagement zu dienen.
Zu den Vorteilen des BPM-Tools gehören:
- benutzerfreundliche Navigation
- ein einziger Hub für alle Arbeiten
- hervorragende Sicherheitsmaßnahmen in Bezug auf sensible Informationen und Dateien
Mit mobilen Apps können Sie den Fortschritt jederzeit und überall von Ihrem Handy aus verfolgen und überwachen.
Die Preisgestaltung Wrike richtet sich nach der Größe des Unternehmens. Kleine Teams mit bis zu 15 Personen beginnen bei 9,80 Euro pro Nutzer und Monat, während große Teams mit bis zu 200 Mitarbeitern knapp 25 Euro zahlen müssen.
Fazit — BPM-Tools müssen passen
Das Ranking soll nur einen groben Marktüberblick über die besten BPM-Tools geben und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit aller Funktionen, Vor- oder Nachteile.
Jede vorgestellte Suite hat ihre Stärken und Schwächen und nicht jede BPM-Software ist für jedes Unternehmen gleichermaßen geeignet. Welches Tool letztlich besser zu Ihrem Unternehmen und dessen spezifischen Anforderungen passt, lässt sich jedoch durch eine genaue Analyse der Funktionalitäten in Kombination mit dem Claim klären.
