Warum Automatisierungsinitiativen scheitern: Die Vor- und Nachteile

Unternehmen auf der ganzen Welt starten Automatisierungsinitiativen, um ihre jeweiligen Geschäftsprozesse zu verbessern und zu automatisieren. Leider hat nicht jede Initiative ein Happy End. Laut einer EY-Studie scheitern etwa 30 bis 50 Prozent im Zusammenhang mit RPA, und das ist eine ziemlich hohe Zahl, werden Sie mir zustimmen.

Was haben diese gescheiterten Automatisierungsprojekte also gemeinsam? Und was noch wichtiger ist: Was haben alle erfolgreichen Automatisierungsinitiativen gemeinsam?

Um diese Fragen zu beantworten, haben wir beschlossen, eine Liste mit Vor- und Nachteilen zu erstellen, die Ihnen hilft, sich auf die bewährten Verfahren zu konzentrieren und gleichzeitig die Ansätze zu vermeiden, die sich negativ auf Ihre Automatisierungsinitiative auswirken könnten. Lesen Sie weiter.

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Die Vorteile jeder Automatisierungsinitiative

Lassen Sie uns zunächst mit den Maßnahmen beginnen, die sicherstellen können, dass Ihre Automatisierungsinitiative erfolgreich ist.

Erstellen Sie ein Prozess-Backlog

Einen detaillierten Überblick über einen Prozess zu haben, ist wichtig, um ihn zu verstehen, was Ihnen letztendlich helfen könnte, zu erkennen, ob Sie etwas falsch machen. Das Erstellen eines detaillierten Backlogs kann dir helfen, das große Ganze zu sehen und auch einige Details, die dir vielleicht fehlen, zu erkennen. Am wichtigsten ist, dass Sie einen detaillierten Überblick über die Schritte haben, die Sie zur Automatisierung Ihres Geschäftsprozesses ergreifen müssen.

Beim Aufbau eines Backlogs müssen Sie mehrere wichtige Fragen beantworten:

• Wie ist der Prozess strukturiert?
• Gibt es Engpässe und wie können sie angegangen werden?
• Was unterscheidet sich von anderen Prozessen? Inwiefern ist der vorliegende Prozess einzigartig?
• Wer ist an dem Prozess beteiligt und wie?

Machen Sie Sensibilisierungskampagnen für die Automatisierung

Sobald Sie sich dazu entschließen, eine Automatisierungsinitiative in Ihrem Unternehmen zu starten, ist es sehr wichtig, das Bewusstsein dafür zu schärfen, damit Ihre Mitarbeiter nicht negativ eingestellt werden. Die Einführung der Automatisierung ist eine bedeutende Veränderung. Wenn Sie den Mitarbeitern helfen, die wahre Natur der Automatisierung zu verstehen, können sie sie schneller einführen und sogar Interesse daran entwickeln, mehr zu erfahren.

Halten Sie Strategie-Workshops ab

Um die Strategie zur Automatisierung eines Geschäftsprozesses zu entwickeln, ist mehr als eine einzige Person erforderlich. Idealerweise sollten alle am Prozess beteiligten Personen an Workshops teilnehmen können, die ihnen helfen, ihren Beitrag zu leisten. Schließlich verstehen sie ihre Schritte des Prozesses wahrscheinlich besser als jeder andere.

Alle Beteiligten einbeziehen

Es ist wichtig, so viele Stakeholder wie möglich einzubeziehen — idealerweise alle. Nur wenn Sie alle einbeziehen, können Sie eine umfassende Lösung für die Automatisierung eines Geschäftsprozesses entwickeln, ohne den Prozess häufig anpassen zu müssen.

Organisieren Sie eine gut strukturierte Prozesserkennung und -kartierung

Bevor Sie den Prozess automatisieren, ist es wichtig, ihn abzubilden, damit Sie seine Ziele und den gesamten Prozessablauf klar definieren können. Vor der Abbildung ist es jedoch manchmal notwendig, zu verstehen, wie der Prozess überhaupt funktioniert. Dies geschieht mithilfe einer Reihe von Techniken, die allgemein als Prozesserkennung bekannt sind.

Hier ist wie wir eine Prozessaufzeichnung für einen Kunden abgewickelt haben.

Die Prozesserkennung sollte einer bestimmten Struktur folgen, um erfolgreich zu sein. Wir haben uns eine ausgedacht Design-Sprintwoche ausschließlich für Automatisierungsprojekte, und sie beinhalten viertägige Sitzungen, bei denen jeder Tag mit einer anderen Aktivität verbunden ist. Zum Beispiel arbeiten die Teilnehmer am ersten Tag nur daran, die Herausforderung zu verstehen und sie weiter zu definieren. Der zweite Tag ist für das Skizzieren und die Entscheidung über das weitere Vorgehen vorgesehen, und der dritte Tag ist dem Prototyping vorbehalten. Der letzte Tag ist dem Testen des Prototyps gewidmet.

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Die Verbote jeder Automatisierungsinitiative

Schauen wir uns einige der Dinge an, die Sie nicht oder anders machen sollten, um ein Scheitern Ihrer Automatisierungsinitiative zu vermeiden.

Automatisieren Sie nicht um der Automatisierung willen

Verschwenden Sie keine Zeit damit, einen gesamten Prozess zu automatisieren, nur um zu sagen, dass Sie Automatisierung verwenden, da Sie am Ende möglicherweise viele Ressourcen und Zeit verschwenden, nur um zu verstehen, dass die Automatisierung nicht wirklich etwas zu Ihrem Arbeitsablauf beiträgt. Beginnen Sie am besten zuerst mit einem Machbarkeitsnachweis und entscheiden Sie, ob es Sinn macht, einen Prozess zu automatisieren oder nicht.

Konzentrieren Sie sich nicht nur auf eine Technologie und sehen Sie nicht alle Möglichkeiten

Wenn Sie in Ihrer Automatisierungsinitiative eine Technologie oder einen Ansatz verwenden, verpassen Sie möglicherweise einige der Möglichkeiten, die andere Technologien bieten. Selbst wenn Sie mit der von Ihnen verwendeten Technologie erfolgreich sind, können Sie Ihren automatisierten Prozess möglicherweise noch verbessern, wenn Sie alternative Lösungen und Möglichkeiten in Betracht ziehen.

Entwickeln Sie die Nachfrage nicht, indem Sie sich an Abteilungen wenden

Sobald Ihr Unternehmen eine Automatisierungsinitiative gestartet hat, haben Sie möglicherweise den Drang, verschiedene Abteilungen zu kontaktieren und Automatisierung anzubieten. Dies ist jedoch auf lange Sicht nicht skalierbar, da Sie möglicherweise nicht in der Lage sind, genug Zeit und Energie für jede Wohnung aufzuwenden. Vor allem benötigen einige von Anfang an möglicherweise nicht einmal eine Automatisierung.

Vermeiden Sie es nicht, Mitarbeiter zum Thema Automatisierung zu schulen und zu schulen

Wenn Sie mit dem Konzept der Automatisierung und allem anderen, was damit einhergeht, vertraut sind, gehören Sie möglicherweise zu den wenigen in Ihrem Unternehmen. Viele Ihrer Mitarbeiter wissen vielleicht nicht einmal, was das bedeutet, geschweige denn, sie verstehen sein Potenzial. Deshalb ist Bildung wichtig.

Wir verstehen den Drang, allgemeine und berufliche Bildung zu überspringen — das kostet und hält an. Außerdem denken Sie vielleicht nicht, dass Ihre Mitarbeiter aus- oder weitergebildet werden müssen. In Wirklichkeit werden die meisten von ihnen irgendwann einmal mit Automatisierung in Berührung kommen, und es ist wichtig, sie darin zu schulen, richtig damit umzugehen.

Zögern Sie nicht, um externe Hilfe zu bitten

Falls Sie eine interne Automatisierungsinitiative starten, stoßen Sie möglicherweise auf einige Hindernisse, für die Automatisierungsexperten erforderlich sind. Daher sollten Sie in Betracht ziehen, einen Automatisierungsberater oder eine Automatisierungsagentur zu beauftragen, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Weg einschlagen und alle Fallstricke vermeiden.

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Letzte Gedanken

Der Start einer Automatisierungsinitiative ist für jedes Unternehmen eine große Sache. Daher ist es wichtig zu verstehen, welche Methoden und Strategien am erfolgreichsten sind, und sie auszuprobieren.

Aus diesem Grund haben wir einige der wichtigsten Vor- und Nachteile vorgeschlagen, um Ihnen zu helfen, mehr über den Weg zur erfolgreichen Automatisierung zu erfahren. Wenn Sie immer noch Schwierigkeiten haben, Ihre Initiative in Gang zu bringen und ihren Erfolg maximieren möchten, können Sie sich gerne an uns wenden.