Geschäftsprozesse: Essentials für Ihr Startup

Jedes Start-up ist großartig, da es in der Regel aus extrem kreativen und intelligenten Menschen besteht, die innovative Ideen und unglaubliche Energie in das Team einbringen. Einige der Ideen, die in vielen Startups stecken, können die Welt verändern. Es ist ein Klischee, aber es ist wahr. Es gibt nur ein kleines Problem: Die mangelnde Einrichtung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Leider gelingt es vielen Startups nicht, ihre Ideen zum Leben zu erwecken, da es auf einer solchen Reise viele Hindernisse gibt. In vielen Fällen ist es nur die schlechte Organisation des Startups, die den Fortschritt stoppt. Startup-CEOs arbeiten am Ende mehr als 70 Stunden pro Woche und konzentrieren sich selten auf ihr primäres Ziel und den ursprünglichen Grund, warum sie angefangen haben, das zu tun, was sie tun. Stattdessen konzentrieren sie sich darauf, kleinere Probleme zu lösen, um die Dinge am Laufen zu halten. Dies gilt nicht nur für CEOs — jedes Startup-Mitglied muss viel zusätzliche Arbeit investieren, um dies zu erreichen.

Sie werden mir zustimmen — dieser Ansatz stoppt den kreativen Prozess. Aber gibt es eine Möglichkeit, es voll funktionsfähig zu machen? Die Antwort lautet: Indem Sie Ihre Geschäftsprozesse einrichten und automatisieren. ‍

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Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess besteht aus einer Reihe von Schritten, die Sie ergreifen müssen, um eines der Ziele Ihres Startups (oder Ihres Unternehmens im Allgemeinen) zu erreichen. Sobald Sie die Schritte aufgeschlüsselt haben, haben Sie einen viel besseren Überblick darüber, was alle Beteiligten tun müssen, um das Ergebnis zu maximieren. Die Reihe der Aufgaben wird dann festgelegt und den entsprechenden Aktionären zugewiesen.

Stellen Sie sich diese Aufgaben als Teile vor, die notwendig sind, um das Puzzle zu vervollständigen und das Gesamtbild zu sehen.

Geschäftsprozesse lassen sich in drei Hauptgruppen einteilen:

• Operative Prozesse — Diese Prozesse sind direkt an der Entwicklung und Wartung Ihres Produkts oder Servicers beteiligt. Nehmen wir an, Sie besitzen eine Pizzeria. Zu Ihren Betriebsabläufen gehören das Schneiden der Zutaten, das Auflegen auf den Teig, das Backen der Pizza und vieles mehr.
• Unterstützende Prozesse — Diese Prozesse sind nicht direkt an der Optimierung Ihres Ergebnisses beteiligt, aber sie sind dennoch wichtig für Ihr gesamtes Unternehmen. Sie bringen Ihnen nicht wirklich Gewinn, aber sie bringen trotzdem Wert. Zum Beispiel möchten Sie Ihre Pizzeria sauber und organisiert halten, damit sich Ihre Kunden willkommen fühlen.
• Managementprozesse — Diese Prozesse tragen zum Erfolg Ihres Unternehmens bei und stehen nicht in direktem Zusammenhang mit dem Betrieb. Stattdessen stellen sie sicher, dass alles zusammenpasst, und konzentrieren sich auf Planung, Organisation, Führung und Kontrolle. In unserem Pizza-Fall könnte ein Managementprozess darin bestehen, Märkte in Bereichen zu untersuchen, in denen Sie eine weitere Pizzeria eröffnen können.

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Warum ist es wichtig, von Anfang an einen perfekten und funktionierenden Geschäftsprozess zu haben

Wenn Sie ein Unternehmen gründen, sind Ihre Ressourcen in der Regel sehr begrenzt und die Fristen sind knapp. Daher ist es wichtig, detaillierte Prozesse zu entwickeln und die Wirkung in jedem Aspekt Ihres Startups zu maximieren. Hier sind einige der Dinge, die du mit klar definierten Geschäftsprozessen verbessern wirst:

• Verbesserung der Teamproduktivität — Mitarbeiter sind oft nicht zu 100% produktiv, wenn sie sich nicht zu 100% sicher sind, was sie tun sollen, und das gilt insbesondere für Startups. Mit einem klar definierten Geschäftsprozess steigern Sie die Gesamtproduktivität Ihrer Mitarbeiter.
• Schnelles Training von Neuankömmlingen — Aktionäre von Startups müssen oft Zeit für die Schulung neuer Mitarbeiter aufwenden, was bedeutet, dass sie sich nicht auf ihre Hauptaufgabe konzentrieren müssen. Oft wiederholen sie sich immer wieder. Mit einem optimierten Onboarding-Prozess könnte dies jedoch vermieden werden.
• Produkte schneller auf den Markt bringen — Für Startups ist es oft entscheidend, mindestens ein MVP für Early Adopters auf den Markt zu bringen, aber es gibt immer Fehler zu beheben und andere kleinere Probleme zu lösen, was dazu führt, dass der Start verschoben wird. Aber was wäre, wenn Sie einen Prozess hätten, der Ihre Probleme priorisiert und Ihnen hilft, die wichtigen zu lösen? Das ist definitiv eine interessante Idee.
• Verbesserung der Gesamtzufriedenheit Ihrer Mitarbeiter — CEOs und andere Führungskräfte vergessen oft Dinge wie Geburtstage von Mitarbeitern, die Verwaltung ihrer Ferien und Urlaubstage, zusätzliche Personalkosten und mehr. Dies wird immer schwieriger, da das Startup wächst und immer mehr Leute dem Team beitreten. Dies könnte mit einem klar definierten Geschäftsprozess vermieden werden.
  

Natürlich endet die Liste hier nicht. Funktionierende Geschäftsprozesse können Ihnen auch dabei helfen, das partnerschaftliche Engagement zu verbessern, die Sichtbarkeit zu erhöhen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, die Umsatzerhebung zu verbessern und vieles mehr.

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So modellieren Sie einen Geschäftsprozess

Eine Filiale, die sich auf die Erstellung und Verbesserung von Geschäftsprozessen konzentriert, heißt Verwaltung von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, einem Startup dabei zu helfen, einen funktionierenden und effizienten Prozess zu etablieren, der ihm hilft, die Leistung zu maximieren und seine Ziele schnell zu erreichen.

Um einen Prozess zu erstellen, müssen Geschäftsprozessmanager ihn zunächst modellieren, was bedeutet, dass sie jeden Schritt planen müssen, wobei sie in der Regel ein Flussdiagramm verwenden, um den Prozess besser zu visualisieren. Auf diese Weise können sie Engpässe vorhersehen und mehr über die Grenzen ihres Geschäftsprozesses erfahren. Letztlich hilft ihnen dies, ein Ziel besser zu definieren und den Geschäftsprozess weiter umzugestalten.

Jeder Geschäftsprozess hat einen Lebenszyklus, der in sieben folgenden Schritten kurz beschrieben werden kann:

1. Ziele definieren
2. Planung und Abbildung des Prozesses
3. Maßnahmen festlegen und sie den Stakeholdern zuweisen
4. Testen des Prozesses
5. Umsetzung des Prozesses
6. Überwachung der Ergebnisse
   

Bei der Modellierung eines Geschäftsprozesses müssen häufig zunächst einige der folgenden Fragen beantwortet werden:

• Was sollte das Ergebnis Ihres Geschäftsprozesses sein?
• Welche Aufgaben müssen ausgeführt werden?
• Wer muss diese Aufgaben ausführen?
• In welcher Reihenfolge sollten die Aufgaben ausgeführt werden?
• Wie zuverlässig ist der Prozess?
• Ist es möglich, den Prozess in Zukunft zu skalieren oder weiterzuentwickeln?

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Beispiele für Geschäftsprozesse

Der beste Weg, um das Konzept des Geschäftsprozesses zu verstehen, besteht darin, sich einige Beispiele anzusehen.

Rechnungsprozesse

Schauen wir uns das einfachste Beispiel an — die Bearbeitung von Rechnungen. Der gesamte Zyklus besteht aus den folgenden Schritten:

1. Erhalt der Rechnung — Sie müssen überprüfen, ob die Waren oder Dienstleistungen beschafft wurden.
2. Überprüfung der Rechnung — Sie müssen feststellen, ob der Rechnungsbetrag mit dem Betrag auf der Bestellung übereinstimmt, und ihn genehmigen, wenn alles in Ordnung ist.
3. Interne Genehmigung — Senden Sie die Rechnung an die richtigen Mitarbeiter, um sie zu genehmigen.
4. Behebung der Diskrepanz — Wenn der berechnete Betrag nicht mit dem Betrag in der Bestellung übereinstimmt, müssen Sie dieses Problem lösen.
5. Festlegung eines Überweisungsdatums — Legen Sie das Zahlungsdatum auf der Grundlage der vereinbarten Bedingungen fest.
6. Bezahlen Sie die Rechnung
7. Notieren Sie es in Ihrem Ledger

Onboarding-Prozess für Mitarbeiter

Stellen Sie sich vor, Sie müssen einem neuen Mitarbeiter helfen, mit Ihrem Unternehmen zu beginnen. Es ist keine leichte Aufgabe und oft sind mehrere Abteilungen daran beteiligt. So sieht ein normaler Onboarding-Prozess für Mitarbeiter aus der Sicht des HR-Teams aus:

• Neues Angebot für den Mitarbeiter erstellen
• Vereinbaren Sie bei Bedarf einen Anruf
• Planen Sie die Wartezeit ein
• Heißen Sie den neuen Mitarbeiter an seinem ersten Tag willkommen
• Koordinieren Sie den neuen Mitarbeiter mit anderen Abteilungen
• Trainiere den neuen Mitarbeiter
• Führen Sie kontinuierliches Feedback ein

Lesen Sie unseren Blogartikel darüber, wie Sie den Onboarding-Prozess für Mitarbeiter automatisieren können mit iPaaS hier!

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Digitalisierung, Optimierung und Automatisierung sind deine Freunde

Die Einführung eines neuen Geschäftsprozesses ist ein zweischneidiges Schwert. Sie werden Ihre Ziele schnell erreichen, könnten aber Ihren Mitarbeitern, die wahrscheinlich bereits überlastet sind, zusätzliche Arbeit aufbürden.

Die gute Nachricht ist, dass Ihre Mitarbeiter dank Automatisierung nicht selbst investieren müssen, um Sie bei Ihren Geschäftsprozessen zu unterstützen.

Fast jeder Geschäftsprozess beinhaltet mindestens ein paar eintönige und einfache Aufgaben, und hier kann die Automatisierung ins Spiel kommen, um den Tag zu retten. Anstatt andere Mitarbeiter abzulenken, können Sie einfach einige der Aufgaben mithilfe einer Automatisierungslösung automatisieren. In einigen Fällen Automatisierung wird mit künstlicher Intelligenz (KI) kombiniert um Hyperautomatisierung zu ermöglichen und Ihnen zu helfen, noch komplexere Aufgaben zu automatisieren.

Im Beispiel für die Rechnungsverarbeitung kann praktisch jede Aufgabe mit der richtigen Automatisierungslösung vollständig automatisiert werden. Ihre Mitarbeiter kommen erst in Schritt 4 rein, wenn eine Diskrepanz auftritt, und jemand muss das Problem manuell überprüfen.

Automatisierung geht oft Hand in Hand mit Digitalisierung, was bedeutet, dass Informationen, die für die Ausführung eines Geschäftsprozesses erforderlich sind, in ein digitales Format umgewandelt werden, sodass der Prozess selbst weiter optimiert werden kann.

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Letzte Gedanken

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Geschäftsprozesse unerlässlich sind, insbesondere wenn Sie ein Startup sind, das Schwierigkeiten hat, die Ziele zu erreichen (oder zunächst einmal Ziele klar zu definieren). Sobald Sie einen Geschäftsprozess modelliert haben, werden Sie feststellen, dass Sie Ihre Mitarbeiter möglicherweise zusätzlich belasten müssen. Schauen Sie sich also eine Automatisierungslösung an, die Ihnen dabei hilft und den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich auf ihre Hauptaufgabe zu konzentrieren.

Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, wenn Sie an Automatisierung interessiert sind. Sie können sich für Automation as a Service entscheiden und sich von uns bei der Modellierung von Prozessen, der Erstellung von Automatisierungen und sogar der Schulung Ihrer Mitarbeiter im Umgang damit unterstützen lassen. Alternativ können Sie einen vordefinierten Satz optimierter Geschäftsprozesse auswählen, die auf fast jedes Startup angewendet werden können, damit es erfolgreich ist.