Bei der Automatisierung geht es nicht nur darum, die notwendigen tools zu erlernen und sich das Wissen anzueignen, um sie zur Automatisierung von Prozessen einzusetzen. Eine Person oder ein Unternehmen kann über eine hochmoderne Automatisierungs-Toolbox verfügen, aber es fehlt eine Zutat, die den Unterschied ausmacht - die Denkweise der Automatisierung.
Mit anderen Worten: Die Menschen müssen lernen, auf eine bestimmte Art und Weise zu denken, um wirklich zu verstehen, wie man Automatisierung bestmöglich einsetzt.
Aber die Umstellung auf Automatisierung geht nicht von heute auf morgen. Zunächst muss ein Unternehmen, das eine Automatisierungsinitiative startet, verschiedene Hindernisse überwinden, wobei die Angst vor der Automatisierung das größte ist.
Was ist die Angst vor der Automatisierung? Wie wird sie gelöst?
Wann immer eine neue Technologie um die Ecke kommt, gibt es Angst. Die Menschen nehmen neue Ideen nicht immer mit offenen Armen auf, einfach weil neue Ideen so umwälzend sind, dass die Menschen Angst vor ihnen haben. Die Automatisierung ist nicht neu, aber die Art und Weise, wie wir sie in der Wirtschaft einsetzen, hat sich in letzter Zeit weiterentwickelt.
Es ist nur natürlich, dass die Menschen sich davor fürchten. Der Hauptgrund für diese Angst ist der Verlust von Arbeitsplätzen durch die Automatisierung. Technisch gesehen kann die Automatisierung den Menschen bei der Erledigung langweiliger und sich wiederholender Arbeitsschritte ersetzen, aber viele verstehen nicht, dass es sich dabei nur um eine tool handelt, die den Arbeitnehmern helfen soll, sich auf sinnvollere Arbeiten zu konzentrieren. In Wirklichkeit passen sich die Menschen nur an die neue Art und Weise an, ihre Arbeit zu erledigen, die menschlichen Input erfordert, während sie die automatisierten Prozesse nur bei Bedarf steuern. Wenn ein Unternehmen jedoch eine Automatisierungsinitiative starten will, ist es völlig verständlich, dass sich einige Mitarbeiter davon bedroht fühlen.
Wie kann man ihnen helfen, die Angst zu lindern?
Die Antwort lautet: Indem wir ihnen sagen, wie die Dinge wirklich sind, und ihnen versichern, dass es nichts zu befürchten gibt - nur Dinge, auf die sie sich freuen können. Viele Arbeitnehmer nutzen bereits die Automatisierung, ohne sich dessen bewusst zu sein.
Dennoch müssen Sie zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um diese Umstellung auf Automatisierung schmerz- und angstfrei zu gestalten. Dies kann erreicht werden, indem man sich auf Change Management.
Change Management rettet den Tag
Change Management ist für den Start und den Abschluss Ihrer Automatisierungsinitiative unerlässlich. Dazu gehört auch die Schulung der Mitarbeiter, um ihnen die Angst zu nehmen und sie auf die richtige Einstellung zur Automatisierung vorzubereiten.
Change Management wird immer dann eingesetzt, wenn eine Organisation von einem Zustand in einen anderen wechseln muss, und wird oft von Fachleuten durchgeführt. Dieser Wechsel bezieht sich in der Regel auf die Veränderung der Kultur innerhalb einer Organisation. In diesem Fall ist das Management gefordert, eine Organisation von einer Nicht-Automatisierungs- zu einer Automatisierungskultur zu verändern.
Wenn sie richtig ausgeführt wird, ist Change Management die Hauptantriebskraft für die Akzeptanz der Automatisierung und die Übernahme einer angemessenen Automatisierungsmentalität durch die Menschen. Man sollte jedoch bedenken, dass verschiedene Menschen unterschiedlich auf Veränderungen reagieren, weshalb eine angemessene Reaktion und ein detaillierter Veränderungsplan erforderlich sind. Einige der kritischen Fragen, die sich Change Manager stellen müssen, sind:
- Was verändert sich? Verändert die Automatisierungsinitiative die gesamte Kultur einer Organisation oder nicht? Ändern sich die Rollen? Sollte sich die Denkweise ändern?
- Welche Auswirkungen hat der Wandel? Warum muss die Veränderung jetzt stattfinden? Was ist die Geschichte der Veränderung, die Sie vermitteln wollen?
- Welche Maßnahmen wollen Sie durch Veränderungen umsetzen? Was können Sie jetzt schon umsetzen?
- Wie können Sie den Erfolg Ihrer Change Management messen? Setzen Sie den Wandel wirklich um, oder führen Sie nur eine Automatisierung durch?
Was ist ein Automation Mindset?
Wie bereits erwähnt, ist eines der Ziele von Change Management die Umsetzung des Automation Mindset. Die Überwindung von Ängsten und das Erlernen von Automatisierung ist nur ein Teil des großen Ganzen. Ein Automation Mindset wird uns dabei helfen, unsere Herangehensweise zu verstehen und zu lernen, wie wir die Automatisierung auf die bestmögliche Weise nutzen können. Noch wichtiger ist, dass es uns hilft, die Automatisierung in unserer täglichen Arbeit zu berücksichtigen und bei der Lösung von Problemen zu berücksichtigen.
Das Automation Mindset besteht aus vier verschiedenen Aspekten:
- Wachstumsorientierte Denkweise (Growth Mindset)
- Agile Denkweise
- Kollaboratives agiles Denken
- Mentalität der kontinuierlichen Verbesserung
#1 Wachstumsmentalität
Ein wachstumsorientierter Mensch ist ein Mensch, der bereit ist, zu wachsen und sich anzupassen. Manche würden behaupten, dass Wachstum ein Attribut eines gesunden und glücklichen Geistes ist. Im Zusammenhang mit einer Automatisierungsmentalität ist eine Wachstumsmentalität erforderlich, damit die Menschen die Automatisierung schneller annehmen können und sich frei fühlen, wenn sie sie nutzen, um kreative Lösungen anzubieten. Darüber hinaus bedeutet eine wachstumsorientierte Denkweise, dass man bereit ist, bei der Suche nach Antworten tief in die Materie einzutauchen und sich immer auf das "Warum" zu konzentrieren, um ein Problem und mögliche Lösungen besser beurteilen zu können.
Die Automatisierung ist ein schnell wachsender Bereich, und wenn du nicht bereit bist, mitzuwachsen und dich anzupassen, kannst du ins Hintertreffen geraten.
#2 Agile Denkweise
Flexibel zu bleiben und bereit zu sein, kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen, ist ein wertvoller Vorteil, der mit einer agilen Denkweise erreicht werden kann. Das bedeutet, dass Nutzer und Kunden immer in die Feedbackschleife einbezogen werden sollten, um dein Produkt und deinen Service zu verbessern.
Bei einer Automatisierungsinitiative gibt es jede Menge Input von internen und externen Stakeholdern. Eine Person mit einer agilen Denkweise sollte in der Lage sein, sich an eine solche Dynamik anzupassen und das Beste aus jedem Beitrag herauszuholen, um die Initiative so erfolgreich wie möglich zu machen.
#3 Kollaborative agile Denkweise
Die oben beschriebene agile Denkweise berücksichtigt vor allem den Kunden. Die Automatisierung wird jedoch nicht nur für die Kunden, sondern auch für die Beschäftigten eingesetzt. Wir müssen uns immer darum bemühen, dass die Automatisierung für die Beschäftigten arbeitet und nicht gegen sie. Die Automatisierung muss die Beschäftigten auch weiter motivieren, indem sie ihnen bei eintönigen Arbeiten hilft.
Bei einer kollaborativen, agilen Denkweise geht es darum, darüber nachzudenken, wie Automatisierung deinen Kolleginnen und Kollegen helfen kann.
#4 Denkweise der kontinuierlichen Verbesserung
Diese Einstellung ist wichtig, weil wir in einer Zeit leben, in der alles im ständigen Wandel begriffen ist. Die Technologien entwickeln sich ständig weiter und formen und verändern die Welt um uns herum. Außerdem ändern sich die Bedürfnisse der Kunden ständig. Wir müssen einen datengesteuerten Ansatz mit einer klaren Struktur und klar definierten KPIs verfolgen, um kontinuierliche Verbesserungen zu gewährleisten und mit dem sich ständig verändernden Umfeld Schritt zu halten.
Dies gilt auch für Automatisierungsprozesse, die von Zeit zu Zeit mit Hilfe von tools verfeinert werden müssen, wie z.B. process mining. Sie müssen aktualisiert und verbessert werden, um den sich ändernden Technologien und Kundenbedürfnissen einen Schritt voraus zu sein.
Kurz gesagt, eine Automatisierungsmentalität erfordert, dass du die richtige Verbesserungsmentalität anwendest, um Prozesse zu eliminieren, zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Das ist jedoch nicht möglich ohne den richtigen Ansatz für die Automatisierung (die richtige Technologie) und den menschenzentrierten Ansatz, d.h. dass du deine Kunden und Mitarbeiter mit deiner Automatisierungsinitiative zufriedenstellst.
Gründe für die Automatisierung
Sobald die Angst vor der Automatisierung überwunden ist und Sie bereit sind, eine Automatisierungsmentalität zu entwickeln, kann es Ihnen bei der Motivation helfen, zu verstehen, warum Unternehmen überhaupt Automatisierung einsetzen.
Schauen wir uns das genauer an.
- Effizienzdruck - Der offensichtlichste Grund, warum Unternehmen auf Informationen angewiesen sind, ist, dass sie Kosten senken und höhere Einnahmen erzielen wollen. Einfacher geht es nicht.
- Kundenzufriedenheit - Wenn deine Kunden damit zufrieden sind, wie dein Produkt oder deine Dienstleistung mit Hilfe von Automatisierung funktioniert, ist das gut für dein Geschäft.
- Qualität der Prozesse - Durch die Einführung von Automatisierung können wir Fehler reduzieren und Geschäftsprozesse rationalisieren.
- Mitarbeiterzufriedenheit - Wenn sich deine Mitarbeiter/innen auf eine sinnvollere Arbeit konzentrieren, sind sie motivierter zu arbeiten.
Abschließende Überlegungen zur Automatisierungsmentalität
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es viele Gründe gibt, warum ein Unternehmen die Automatisierung einführen möchte, aber im Grunde geht es darum, das Geschäft zu verbessern und die Menschen glücklich zu machen. Allerdings sind die Menschen in der Regel nicht glücklich, wenn sie zum ersten Mal mit der Automatisierung konfrontiert werden, was zu Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes und ähnlichen Sorgen im Zusammenhang mit der Automatisierung führt.
Aus diesem Grund leiten Organisationen Veränderungen ein, indem sie sich auf Strategien des Veränderungsmanagements berufen. Das Ziel ist nicht, Ängste zu beseitigen, sondern die Menschen dazu zu bringen, das Automation Mindset zu übernehmen und darüber nachzudenken, wie Automatisierung ihnen bei allem, was sie tun, helfen kann. Mit den richtigen Werkzeugen und der richtigen Einstellung zur Automatisierung können Unternehmen Wunder bewirken.
