Unternehmen auf der ganzen Welt setzen auf Automatisierung, um ihre Arbeitsabläufe umzugestalten. Sie wollen alltägliche und sich wiederholende Aufgaben an Automatisierungsroboter übertragen, damit sich die Menschen auf sinnvollere Arbeiten konzentrieren können. Laut dem WEF Bericht 2023werden bis 2027 42 % aller Geschäftsaufgaben automatisiert sein.
In ihrem Bestreben, so viel wie möglich zu automatisieren, übersehen die Unternehmen oft einige Details, die sie letztendlich die Gesamtqualität der Automatisierung kosten werden. Anstatt Prozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern, schaffen solche Unternehmen oft mehr Herausforderungen als vor der Automatisierung.
Jedes Unternehmen und jeder Prozess ist einzigartig und bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, wenn sie automatisiert werden müssen. Einige dieser Herausforderungen sind jedoch universell. Sehen wir uns also die 10 häufigsten Automatisierungsfehler an, die Sie unbedingt vermeiden sollten.
#1 Keine Optimierung der Prozesse vor der Automatisierung
Jeder Geschäftsprozess kann mehr oder weniger effektiv sein, je nachdem, wie er optimiert ist. Unternehmen erkennen oft nicht, dass es noch viel Raum für Verbesserungen gibt, und die Automatisierung eines solchen Prozesses kann nur noch mehr Probleme verursachen als zuvor. Anstatt ein Problem zu lösen, schaffst du zwei - einen schlecht optimierten Prozess und eine Automatisierung, die nicht funktioniert.
Um das bestmögliche Ergebnis aus der Automatisierung zu erzielen, ist es daher wichtig, alle Schritte, mögliche Fehler und Ineffizienzen, Engpässe und alles andere, was den Prozess beeinflusst, zu identifizieren.
Idealerweise solltest du die Gesamteffizienz des Prozesses überprüfen - tut er das, was er tun soll? Wie gut tut er das? Wenn du die Effizienz vor der Automatisierung steigern kannst, solltest du dies auf jeden Fall tun.
#2 Keine Konzentration auf Anpassungsfähigkeit und Anpassung
Die Welt um uns herum entwickelt sich schneller als je zuvor, und Geschäftsprozesse sind ein Teil davon. Das bedeutet, dass sich die Art und Weise, wie wir unsere Geschäfte abwickeln, häufig ändert, da sie versuchen, sich an Kunden und Kundinnen sowie andere Unternehmen anzupassen. Warum ist das wichtig?
Der Prozess, den du automatisieren möchtest, kann sich sehr bald ändern, und du musst möglicherweise einige Schritte optimieren und spätere Anpassungen vornehmen, um ihn an die neuesten Änderungen anzupassen.
Der automatisierte Prozess könnte auch über unvorhergesehene Probleme stolpern. Denken Sie daran, wie viele Prozesse durch Covid-19 unterbrochen wurden. Die Unternehmen, die bei der Optimierung und Automatisierung ihrer Prozesse auf Agilität bedacht waren, konnten sich in kürzester Zeit an die neue Art der Geschäftstätigkeit anpassen. Automatisierung sollte flexibel sein, um sich an Veränderungen anzupassen und sicherzustellen, dass Unternehmen schnell auf neue Herausforderungen und Chancen reagieren können.
Natürlich ist es unmöglich, alle Probleme vorherzusehen, die auftreten können, aber es ist immer hilfreich, bei der Erstellung (und Automatisierung) eines Prozesses so umfassend wie möglich zu sein. Das Schlimmste, was du tun kannst, ist, den Prozess zu automatisieren und dabei die Flexibilität völlig außer Acht zu lassen.
#3 Ziele nicht genau definieren
Unternehmen greifen oft zur Automatisierung als Lösung, obwohl die Ziele der einzelnen Prozesse nicht klar definiert sind. Mit anderen Worten: Bei der Automatisierung von Prozessen ist es wichtig zu verstehen, welche Art von Verbesserung du erreichen willst und wie genau du möchtest, dass die Automatisierung deine Prozesse zum Besseren verändert.
Das ist wichtig, denn so kannst du dich mit möglichen organisatorischen Änderungen auseinandersetzen und dir ein Gesamtbild davon machen, wie sich die Automatisierung auf dein Unternehmen auswirken kann.
#4 Konzentration auf Tools statt auf Menschen
Es ist kein Geheimnis, dass die von Unternehmen auf der ganzen Welt genutzte Automatisierung tools leistungsfähiger denn je ist. Leider sind tools genau das - tools. Sie sind darauf ausgerichtet, von Menschen genutzt zu werden. Anstatt also blindlings der tool zu folgen, müssen Sie sie an die Menschen anpassen, die sie nutzen werden. Ein häufig übersehener Fehler bei der Automatisierung besteht darin, tools über das menschliche Element zu stellen, was dazu führt, dass das Potenzial nicht voll ausgeschöpft wird.
Ein 100 kg schwerer Hammer mag dir beispielsweise helfen, deine Nägel sofort einzuschlagen, aber er nützt dir nichts, wenn du ihn nicht heben kannst. Das mag ein unrealistisches Szenario sein, aber es verdeutlicht, dass das Hauptziel der Automatisierung darin besteht, den Menschen bei bestimmten Aufgaben zu helfen, daher sollten Tools auf den Menschen zugeschnitten sein und nicht umgekehrt.
Aus diesem Grund ist es oft wichtig, alle Personen, die mit der Automatisierung arbeiten, in die Optimierung und Automatisierung von Prozessen einzubeziehen. Auf diese Weise hast du eine bessere Vorstellung davon, wie du die Automatisierung angehen und sie für deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bequem gestalten kannst.
Dies führt uns zu dem folgenden Problem.
#5 Keine Ausbildung Ihrer Mitarbeiter
Die Automatisierung ist dazu da, den Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen die Arbeit zu erleichtern und sie bei Prozessen zu unterstützen, die sonst viel mehr Zeit und Geld in Anspruch nehmen würden. Wie jede neue und sich schnell entwickelnde Technologie (oder eine Reihe von Technologien, in diesem Fall), kann die Automatisierung für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, die keine Erfahrung damit haben, beängstigend erscheinen.
Daher ist es oft wichtig, alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen darüber aufzuklären, was Automatisierung ist und wie sie funktioniert, um die allgemeine Arbeitsmoral zu verbessern. Darüber hinaus ist es wichtig, darüber aufzuklären, wie sie mit der Automatisierung arbeiten können und welche Aufgaben sie haben, wenn nur einige Teile des Prozesses automatisiert sind.
Ein weiteres Problem, das sich aus dem Mangel an Bildung ergeben könnte, ist eine höhere Fluktuation. Menschen, die den Zweck der Automatisierung nicht verstehen, könnten Angst haben, ihren Arbeitsplatz zu verlieren, und nach Alternativen suchen. Bei der Prozessautomatisierung geht es jedoch nicht darum, die Zahl der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu verringern. Es geht darum, manuelle und langweilige Aufgaben zu eliminieren und das Leben der Menschen zu erleichtern sowie die Zufriedenheit Ihrer Geschäftskunden zu steigern.
#6 Die Wahl der ungeeigneten Software
Die Automatisierung erfordert den Einsatz einer geeigneten Software, mit der sich die Vorteile der Automatisierung voll ausschöpfen lassen. Unternehmen versäumen es jedoch oft, von Anfang an die richtige Software einzusetzen, was zu zusätzlichen Ausgaben und mehr Zeit für die Einrichtung der Automatisierung führt.
Deshalb ist es wichtig, ein Programm (oder besser eine Reihe von Programmen) auszuwählen, das speziell für Ihre Branche und Ihre Prozesse entwickelt wurde. Alternativ können Sie auch die Hilfe von Automatisierungsexperten in Anspruch nehmen und sich von ihnen über Software (und alles andere, was mit Automatisierung zu tun hat) beraten lassen. Die Wahl der richtigen Software ist entscheidend für eine effektive Automatisierung, da sie über die Effizienz und den Erfolg der automatisierten Prozesse entscheiden kann.
#7 Sich auf den komplexesten Prozess konzentrieren, anstatt mit einfachen Prozessen zu beginnen
Je nach Geschäftsfeld und Komplexität deines Unternehmens musst du einfache oder komplexe Prozesse einsetzen, um deine Ziele zu erreichen. Meistens bestehen Unternehmen sowohl aus einfachen als auch aus komplexen Aufgaben, aber manche machen den Fehler, letztere zuerst zu automatisieren, was weithin als schlechter Schritt angesehen wird.
Abgesehen davon, dass es mehr Schritte zu automatisieren gilt, erfordern komplexe Geschäftsprozesse auch mehr Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die sich mit der Änderung ihrer Arbeitsweise vertraut machen und schließlich überprüfen müssen, ob der automatisierte Prozess ordnungsgemäß funktioniert.
Wenn du noch keine Erfahrung mit der Automatisierung hast, musst du wahrscheinlich einen Prozess von Trial and Error durchlaufen. Mit einer einfachen Aufgabe zu beginnen, um in Schwung zu kommen und zu lernen, wie du die Automatisierung auf dein Unternehmen anwenden kannst, ist daher der klügste Ansatz.
#8 Folgen Sie Ihrem Bauchgefühl, anstatt sich auf Nutzerdaten zu konzentrieren
Deinem Bauchgefühl zu folgen, kann sich manchmal als nützlich erweisen, aber es ist allgemein anerkannt, dass es der sicherste Weg ist, sich an konkrete Daten zu halten.
Die gute Nachricht ist, dass deine Kunden und Kundinnen oft nützliche Daten hinterlassen, die du berücksichtigen kannst, um deine Prozesse zu verbessern. Wenn du ein digitales Produkt oder eine digitale Dienstleistung anbietest, ist die Messung von Nutzerdaten einfach und sollte bei der Erstellung von Automatisierungen berücksichtigt werden.
Das Ziel der Automatisierung ist nicht nur die Unterstützung deiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, sondern auch die Erleichterung für die User, um die bestmögliche Version deines Produkts oder Dienstleistung zu erhalten und eine maximale Kundenzufriedenheit zu erreichen.
Das Hauptproblem dabei ist, dass das Befolgen der Aussagen deiner Kunden und Kundinnen ein falsches Bild davon vermitteln kann, wie ein bestimmter Prozess zu automatisieren ist. Du musst jedoch berücksichtigen, dass sie oft das eine sagen und das andere tun. Daher ist es wichtig, Daten einzubeziehen, um die maximale Wirkung deiner Prozessautomatisierung zu erzielen.
#9 Die Macht der Automatisierung wird überschätzt
Vergessen Sie nicht, dass die Automatisierung nur eine Reihe von tools ist, um Ihr Unternehmen zu unterstützen - sie ist nicht omnipotent. Auch wenn sie sich schnell weiterentwickelt und auf immer mehr Arten hilft, kann die Automatisierung nur bis zu einem gewissen Grad helfen. Auch wenn die Automatisierung die betriebliche Effizienz erheblich steigern kann, ist es wichtig, realistische Erwartungen an die Möglichkeiten der Automatisierung und ihre Rolle als tool zu haben, um menschliche Entscheidungen zu unterstützen, nicht zu ersetzen.
Es liegt an dir und deinen Kollegen und Kolleginnen, zunächst einen optimierten und effektiven Geschäftsprozess zu entwickeln, um ihn dann zu automatisieren. Wenn er gut funktioniert, solange er vollständig manuell durchgeführt wird, und du dir aller Herausforderungen auf dem Weg dorthin bewusst bist, kannst du eine Automatisierung in Betracht ziehen, um zusätzliche Vorteile zu erzielen.
#10 Sie investieren nicht genug Zeit, um Ihren Prozess zu testen
Die Einrichtung der Automatisierung ist nur die Hälfte der Arbeit. Sobald die Automatisierung in Gang gesetzt ist, musst du den gesamten automatisierten Prozess testen und sehen, wie er sich verhält. Auch wenn einige Unregelmäßigkeiten nicht sofort auffallen, kannst du dich im Laufe der Zeit bemerkbar machen und dazu führen, dass der automatisierte Prozess zum Stillstand kommt. Deshalb zahlt es sich langfristig aus, wenn du dir die Zeit nimmst, den Prozess von Zeit zu Zeit zu testen und zu warten.
Abschließende Überlegungen
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben, aber die Automatisierung kann nur von Nachteil sein, wenn Sie ihr Potenzial und ihre Grenzen nicht verstehen. Letztendlich müssen Sie erkennen, dass die Automatisierung an sich nicht viel bringt, wenn die Prozesse, die automatisiert werden sollen, nicht so weit wie möglich optimiert sind oder Ihre Mitarbeiter und Kunden die Vorteile der Automatisierung nicht erkennen. Das Verständnis des gesamten Spektrums der Möglichkeiten und Grenzen der Automatisierung ist entscheidend, um ihre Vorteile voll auszuschöpfen und sie zu einem Eckpfeiler der modernen Unternehmensstrategie zu machen.
Es ist kein Geheimnis, dass es eine ganze Reihe von Dingen zu beachten gibt, um das Beste aus der Automatisierung deiner Geschäftsprozesse herauszuholen. Deshalb ist es wichtig, sich mit Experten und Expertinnen in Verbindung zu setzen und sich einen Vorsprung zu verschaffen.
