Die Personalabteilung ist zu langsam, zu bürokratisch, hat kein Einfühlungsvermögen oder kommuniziert kryptisch: Mit solchen Vorwürfen müssen sich Personalabteilungen regelmäßig auseinandersetzen. Wenn etwas nicht möglich ist, wird die Verantwortung oft auf die Personalabteilung abgeschoben. Dabei sind es gerade die Mitarbeiter in dieser Abteilung, die den Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens in der Hand halten: das Humankapital. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das positive Image der Personalabteilung wiederherstellen und gleichzeitig die Arbeitsabläufe in Ihrem Team extrem vereinfachen können.
Dies sollten die Aufgaben einer Personalabteilung sein
Wie der Name schon sagt, kümmert sich die Personalabteilung in der Regel um alles, was mit den Menschen in einem Unternehmen zu tun hat. Die Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital/ die wichtigste Ressource eines Unternehmens, und ihre Entwicklung und Verwaltung sind dementsprechend entscheidend für den Gesamterfolg des Unternehmens.
Eine kleine Liste von Aktivitäten:
- Suche nach neuen Mitarbeitern und Anwerbung von Talenten
- Einstellen und (leider auch) Entlassen von Mitarbeitern
- Teams sinnvoll strukturieren und Mitarbeiter gezielt einsetzen
- Ausbildung für die Arbeitskräfte
- Beaufsichtigung von Sozialleistungsprogrammen für Mitarbeiter
- Überprüfung der Einhaltung von Arbeitnehmer- und Arbeitgebergesetzen
- Personalverwaltung
- Streit schlichten
Grundsätzlich sollten Personalabteilungen die Produktivität der Mitarbeiter/innen maximieren und die Belegschaft optimieren. Alle Rahmenbedingungen sollten stimmen, damit sie die bestmögliche Leistung erbringen können. Unternehmen wie Google investieren viel in ihre Personalabteilung, um Mitarbeiter/innen langfristig zu binden und zu motivieren. So gibt es zum Beispiel zahlreiche Einrichtungen wie ein Wellness-Center am Firmensitz. Auch wenn nicht jedes Unternehmen so weit gehen muss - zufriedene Mitarbeiter sind für die Produktivität unerlässlich.
Diese Probleme nehmen die Menschen aus der Gleichung heraus
Nach Angaben der Harvard Business Review verliert ein Unternehmen im Durchschnitt 21 Prozent seiner Produktivität durch zeitraubende, sich wiederholende Aufgaben. Zeitverluste werden durch hierarchische Systeme und Prozesse oder eine eingefahrene Unternehmenskultur verursacht. Was einmal gemacht wird, wird immer so gemacht.
Der Personalabteilung kommt eine Schlüsselrolle zu, da sie wesentlich zur Organisation und zur hierarchischen Struktur des Unternehmens beiträgt. Talente haben einen positiven Einfluss auf die Produktivität. Diese zu entdecken und zu fördern fällt ebenfalls in den Aufgabenbereich der Personalabteilung. Der Studie zufolge sind "inspirierte" und zufriedene Mitarbeiter am produktivsten. Das Personalmanagement sollte daher darauf abzielen, die Mitarbeiter zu inspirieren und nicht nur zu motivieren, ihre Aufgaben zu erfüllen. Dazu gehört: die Befreiung der Mitarbeiter von sich wiederholenden, zeitraubenden und langweiligen Aufgaben.
Doch gerade diese monotonen Prozesse rauben der Personalabteilung selbst wichtige Zeit. Das Ausfüllen von Formularen, das Abtippen von Daten aus Tabellenkalkulationen oder das Erstellen von Gehaltsabrechnungen per Hand - all das frisst Zeit, die die Mitarbeiter der Personalabteilung mit lästigen Tätigkeiten verbringen, anstatt sich mit Menschen zu beschäftigen.
Revolutioniere HR mit Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung wie Robotic Process Automation (RPA) oder Cloud-Automatisierung mit iPaaS hilft den Personalabteilungen, sich wieder auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren: Menschen und Mitarbeiterbeziehungen. Lästige Verwaltungsaufgaben wie die Buchhaltung können automatisiert werden.
Software-Bots übernehmen monotone Prozesse - grob gesagt, alles, was mit Dokumenten zu tun hat. Sie können automatisch Daten abgleichen, Formulare ausfüllen, Rechnungen erstellen oder sogar Bewerbungen nach bestimmten Fähigkeiten scannen und Mitarbeiter/innen schulen. Aufgaben, für die Personalverantwortliche sonst Stunden brauchen würden. So bleibt ihnen mehr Zeit, um sich um Talente zu kümmern und die Zufriedenheit ihrer Kolleginnen und Kollegen zu steigern.
Ein praktisches Beispiel:
Wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt werden soll, gibt es viele bürokratische Aufgaben. Die Stelle muss ausgeschrieben, Bewerbungen gesichtet und Vorstellungsgespräche geführt werden. Ist der neue Mitarbeiter erst einmal da, braucht er Netzzugang und Dokumente. All dies kann automatisiert werden: Software-Bots erstellen aus den Anforderungen automatisch eine Stellenausschreibung, sortieren ungeeignete Bewerber aus und geben die Daten direkt in das System ein, um alle Zugänge automatisch zu beantragen. Die Mitarbeiter der Personalabteilung können sich darauf konzentrieren, die Talente für das Unternehmen zu gewinnen und langfristig zu binden.
Die Lösung der Gleichung
Die Automatisierung der Personalverwaltung muss nicht teuer sein. Außerdem müssen keine ausgebildeten Softwareprogrammierer/innen eingestellt werden - die RPA-Grundlagen können zum Beispiel in Online-Kursen an verschiedenen Digitalisierungsakademien ohne große Vorkenntnisse erlernt werden.
Kleiner Einschub: Bots & People ist die erste deutsche Akademie für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Wir bilden Interessierte in flexiblen Kursen u.a. zu Automation Strategist aus. Im Mittelpunkt steht dabei die Rolle des Allrounders, der Prozesse erkennt, analysiert, bewertet und schließlich automatisiert. Mit dieser 360°-Ausbildung können auch kleinere Unternehmen in die Prozessautomatisierung einsteigen und müssen nicht erst ein teures Center of Excellence einrichten oder einzelne Prozesse durch externe Firmen automatisieren lassen.
Von der Automatisierung der Personalabteilung kann das gesamte Unternehmen profitieren. Obwohl zwei Drittel der in einer Studie der Unternehmensberatung KPMG befragten Unternehmen angeben, dass sie die Personalabteilung automatisieren wollen, haben nur 40 Prozent einen konkreten Plan dafür. Weiterbildung hilft, die digitale Transformation tatsächlich in die Praxis umzusetzen.
Die Humanressourcen müssen wieder menschlicher werden
Die Prozessautomatisierung mit ihren verschiedenen Technologien(RPA, Process Mining, iPaaS, etc.) hilft den Personalabteilungen, sich wieder auf den kreativen Teil ihrer Arbeit zu konzentrieren. Statt sich täglich mit Rechnungen zu beschäftigen und Berge von Dokumenten zu bearbeiten, können sie mit Talenten sprechen, Mitarbeiter gezielt fördern und innovative HR-Konzepte entwickeln. Die Prozessautomatisierung übernimmt lästige Aufgaben, so dass sich die Personalabteilung endlich wieder auf das Wichtigste konzentrieren kann: die Menschen.
