Finanzprozesse sind komplex und anspruchsvoll und bieten wenig Raum für Fehler. Die Automatisierung von Finanzprozessen ist der Schlüssel zur Risikominimierung, Fehlervermeidung, Effizienzsteigerung und Einhaltung von Vorschriften.
Heutzutage gibt es für Finanzmitarbeiter keine Entschuldigung mehr, wertvolle Zeit mit mühsamen manuellen Prozessen zu verschwenden. Im Zeitalter der rasanten technologischen Innovation ist das Kopieren und Einfügen von Daten in Excel-Tabellen so veraltet wie die Arbeit mit Stift und Pergament. Das Angebot an intelligenten Technologien für die Automatisierung von Finanzprozessen (Finance Process Automation, FPA) bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, eine Vielzahl von Finanzaufgaben zu automatisieren. Derzeit ist die Zahl der vollständigen End-to-End-Automatisierungen von Geschäftsprozessen in Bereichen wie Procure-to-Pay und Order-to-Cash jedoch noch recht überschaubar.
Was ist Finanzprozessautomatisierung?
Innovative Technologien können End-to-End-Finanzprozesse (z. B. Record-to-Report, Order-to-Cash) automatisieren und orchestrieren, um funktionale Verbesserungen zu erzielen.
Insbesondere der Einsatz von maschinellem Lernen (ML) und Deep Learning (DL) kann die Automatisierungsrate im Finanzwesen deutlich erhöhen. Laut Gartner "integriert die Finanzautomatisierungstechnologie maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz (KI) für den Einsatz in Bereichen wie Finanzanalyse, Gehaltsabrechnung, Rechnungsautomatisierung, Inkasso und Erstellung von Jahresabschlüssen. Der Einsatz solcher automatisierter Software reduziert den Bedarf an menschlichen Eingriffen in diese Aktivitäten".
Warum sollten Finanzprozesse automatisiert werden?
Ohne das ständige Streben nach Verbesserung würden Finanzangestellte immer noch mit einem Abakus rechnen. Angesichts der riesigen Mengen selbst unstrukturierter Daten, die Finanzabteilungen täglich verarbeiten müssen, nähert sich das Finanzwesen einem Punkt, an dem die Fülle der Daten nicht mehr von Menschen allein bewältigt werden kann. Technologien, die in der Lage sind, menschliches Handeln und Urteilsvermögen zu imitieren - insbesondere bei hoher Geschwindigkeit, Skalierbarkeit, Qualität und geringeren Kosten - werden benötigt, um die drohende Flut unstrukturierter Daten an mehreren Fronten zu bewältigen. Robotische und kognitive Automatisierungstechnologien lassen zum Beispiel mehrtägige Finanztransaktionen auf wenige Stunden oder Minuten schrumpfen. Die Verlagerung von manuellen zu automatisierten Prozessen verhindert, dass die Finanzabteilung ihre Kernaufgaben nicht mehr erfüllen kann.
Technologien zur Automatisierung von Finanzprozessen
Es gibt verschiedene technologische Ansätze zur Automatisierung von Finanzprozessen. Process mining ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanzprozesse zu analysieren, ihre Stärken und Schwächen zu identifizieren und Engpässe aufzudecken, um entsprechende Automatisierungsmaßnahmen zu ergreifen. Process mining tools zeigt den Finanzteams, ob ihre Rechnungsprozesse zu lange dauern und welche Schritte sie in ihren Source-to-Pay-Prozessen automatisieren können.
Dokument-Automatisierung
Die Dokumentenautomatisierung ermöglicht es, aus Eingangsrechnungen elektronische Dokumente zu generieren und zusammen mit den elektronisch eingehenden Dokumenten automatisch zu verarbeiten. Die verwendeten Systeme zur Dokumentenerzeugung stützen sich auf logikbasierte Systeme, die vorhandene Text- und/oder Datensegmente verwenden, um ein neues Dokument zusammenzustellen. Technologien wie ML und optische Zeichenerkennung (OCR) werden eingesetzt, um z.B. Rechnungsdaten automatisch zu extrahieren und durch Abgleich mit Unternehmensdaten und Compliance-Vorschriften zu validieren. Auf diese Weise können die meisten Dokumente wie Rechnungen oder Jahresabschlüsse vollständig automatisch erstellt und verarbeitet werden.
Robotic Process Automation
Robotic Process Automation (RPA) können vor allem Sekretariatsaufgaben automatisiert werden. Sogenannte Bots extrahieren wichtige Informationen aus Dokumenten oder E-Mails, um sie z. B. in ein anderes Programm einzufügen. Sie führen sich wiederholende, regelbasierte, monotone Aufgaben aus und interagieren über die Benutzeroberfläche mit verschiedenen Systemen, so dass sich die Mitarbeiter auf Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung konzentrieren können. Chatbots rufen über Text und Sprache Informationen von Maschinen ab. Konversationsagenten automatisieren die Kommunikation zwischen Finanzteams und Lieferanten oder Kunden.
Intelligent Process Automation
Die Automatisierung komplexer Prozesse und Arbeitsabläufe ist die Domäne von Intelligent Process Automation (IPA) mit ihren KI-gestützten Technologien. Die Hinzufügung von KI zu RPA ist der entscheidende Schritt in diesem Prozess, da sich die zu automatisierenden Aufgabentypen von regelbasierten zu urteilsbasierten entwickeln und sich der Umfang der Automatisierung von Aufgaben zu einer Prozessor-Orchestrierung entwickelt. KI-gestützte Automatisierung ist mit dem vergleichbar, was Gartner als "Hyperautomatisierung" bezeichnet.
Dabei geht es um die Automatisierung ganzer Prozesse, nicht nur von Aufgaben. So werden beispielsweise Algorithmen des maschinellen Lernens eingesetzt, um aus vergangenen Transaktionen und Kundenentscheidungen zu lernen, Entscheidungsmuster zu erkennen und auf dieser Grundlage Entscheidungen zu treffen sowie Simulationen durchzuführen, um Vorkehrungen für mögliche negative Szenarien zu treffen. Integrationsplattformen wie iPaaS (Integration Platform as a Service) orchestrieren die Interaktionen von Softwaresystemen, bei denen kein menschliches Zutun erforderlich ist. iBPMS (intelligente Business Process Management Suites) bieten eine schnellere und agilere Entwicklungsumgebung und konzentrieren sich auf die unternehmensweite Prozesserkennung, -visualisierung und -überwachung.
Vorteile der Automatisierung von Finanzprozessen
Entscheidend für den Erfolg des gesamten Unternehmens ist, dass die Verarbeitungskapazitäten des Finanzbereichs das erforderliche Daten- und Analysevolumen bewältigen können, das im Zuge der zunehmenden Digitalisierung in Unternehmen überproportional wächst. Manuelle Aufgaben wie Kontenabgleich und Abweichungsanalyse erfordern einen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand. Mit dem innovativen Rechnungswesen tools können diese Schritte automatisiert werden.
Darüber hinaus lässt sich die Wahrscheinlichkeit, dass die erstellten Excel-Tabellen Fehler oder Informationslücken enthalten, drastisch reduzieren. Da jeder Mitarbeiter in der Finanzabteilung selbst bei Standardprozessen wie der doppelten Buchführung seine eigene Herangehensweise hat, führt die Automatisierung solcher Finanzprozesse zu einer größeren Konsistenz der Finanzdaten.
Automatisierte Datenerfassung reduziert Kosten und manuelle Fehler
Die automatisierte Datenerfassung in Echtzeit erhöht den Nutzen von Geschäftsinformationen und ermöglicht es den Mitarbeitern, Probleme oder Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Gleichzeitig wird durch die Automatisierung von Standardaufgaben im Finanzbereich das Betrugsrisiko verringert, das bei allem Vertrauen in Ihr Finanzteam nicht immer vollständig ausgeschlossen werden kann.
Mit Lösungen, die RPA und ML-Algorithmen zur Datenerfassung nutzen, lässt sich ein hoher Automatisierungsgrad bei Rechnungsvorgängen erreichen. Letztendlich reduziert die Automatisierung der Finanzverarbeitung Kosten und manuelle Fehler, stärkt die internen Kontrollen, ermöglicht eine Optimierung des Cashflows, verbessert die Transparenz dank des Prüfpfads automatisierter Transaktionen und wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit von Lieferanten und Kunden aus.
Welche Finanzprozesse sollten automatisiert werden?
Source-to-Pay (S2P) ist der Prozess der Auswahl eines Lieferanten zur Abwicklung aller Zahlungen. Da S2P-Prozesse die Erfassung von Rechnungs- und Zahlungsdaten aus verschiedenen Systemen wie Lieferanten-E-Mails, ERP, CRM, Banken und Einzelhändlern beinhalten und nicht alle diese Systeme über einfache Integrationsmethoden verfügen, ist Automatisierung in jedem Fall eine gute Wahl für diese manuelle, sehr arbeitsintensive Tätigkeit.
Bearbeitung von Rechnungen
Bei der Kreditorenbuchhaltung geht es um die Erfassung, Bearbeitung und Bezahlung von Rechnungen von Lieferanten, die dem Kunden Produkte oder Dienstleistungen geliefert haben.
Vor der Automatisierung gingen die Finanzteams diese Rechnungen manuell durch, um Anomalien in den Rechnungen zu erkennen und Probleme zu lösen. Die Rechnungsautomatisierung ermöglicht die vollautomatische Verarbeitung der meisten Rechnungen. Mithilfe von Deep Learning kann die moderne Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung relevante Rechnungsdetails über die Rechnungserfassung extrahieren, validieren, Duplikate identifizieren und relevante Buchungen automatisch erstellen.
Finanzplanung und -analyse
Eine sehr zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe im Rahmen der Finanzplanung und -analyse (FP&A) ist die Erstellung von Abschlüssen durch verschiedene Abteilungen im Rahmen der Finanzplanung und -analyse, die zumindest teilweise automatisiert werden kann. Ein Bot kann die Aufgabe übernehmen, sich automatisch in ERP-Systeme einzuloggen und relevante Informationen zu extrahieren, Salden aus dem Kontoauszug mit dem Hauptbuch abzugleichen, standardisierte Finanzberichte zu erstellen und Budget- und Prognoseeingaben zu konsolidieren und zu validieren.
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Teil des Order-to-Cash-Prozesses sind Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, die einem Unternehmen für gelieferte oder von Kunden in Anspruch genommene, aber noch nicht verbuchte Waren oder Dienstleistungen zustehen. Das Abrufen von Daten aus Bestellformularen, die von Unternehmen oft als Bilder übermittelt werden, kann mithilfe von Deep Learning automatisiert werden. Bots können Forderungen automatisch überwachen, Kunden eine automatische Benachrichtigung über offene Salden senden und die Rückstellung für zweifelhafte Forderungen berechnen.
Gehaltsabrechnung
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung befasst sich mit der Organisation der Vergütung der geleisteten Arbeitsstunden durch die Mitarbeiter. In diesem Zusammenhang können die Meldung von Fehlern und Auslassungen im Stundenzettel, die Prüfung der gemeldeten Stunden anhand des Zeitplans, die Berechnung von Abzügen und die Harmonisierung von Daten über mehrere Zeiterfassungssysteme hinweg automatisiert werden.
Einhaltung der Steuervorschriften
Um ihre Steuerlast zu berechnen, brauchen Unternehmen erfahrene und daher teure Steuerfachleute. Die Automatisierung dieses Prozesses ist in einzigartiger Weise geeignet, die Arbeit des Finanzteams zu vereinfachen. Spezialisierte Buchhaltungssoftware kann automatisch die Steueranforderungen für jede Transaktion berechnen.
Kostenmanagement
Die Verwaltung und Verfolgung von Unternehmensausgaben ist einer der zeitaufwändigsten Finanzprozesse: Mitarbeiter bewahren Quittungen auf, füllen Spesenabrechnungen aus, Manager prüfen und genehmigen Spesenabrechnungen, und das Finanzteam bearbeitet die Rückerstattung.
Das Kostenmanagement umfasst dynamische Prozesse, die Urteilsvermögen erfordern und unstrukturierte, flüchtige und schnelle Daten beinhalten. Beispiele sind die Einhaltung neuer Buchhaltungsstandards, die Überprüfung von Spesenabrechnungen und die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen. Innovative Spesenmanagement-Tools ermöglichen es, den Abgleich von eingereichten Rechnungen mit Spesenabrechnungen zu automatisieren und so den Zeitaufwand für die Verwaltung der Unternehmensausgaben erheblich zu reduzieren.
Erst automatisieren, dann integrieren
Die Automatisierung einer Reihe von Finanzprozessen ist jedoch nur die halbe Miete. Um den gewünschten Effizienzgewinn tatsächlich zu erzielen, müssen die Informationen auch zwischen den verschiedenen Systemen ausgetauscht werden. Was nützt es, wenn die Debitorenbuchhaltung automatisiert ist, das Buchhaltungstool aber nicht mit der Lagerverwaltung kommunizieren kann? Beim Einsatz von Lösungen zur Automatisierung von Finanzprozessen sollte daher auf ein hohes Maß an Integration geachtet werden, damit Informationen schnell und einfach zwischen den einzelnen Finanztools ausgetauscht werden können und kein Medienbruch entsteht.
Schlussfolgerung
Das Finanz- und Rechnungswesen ist unbestreitbar eine äußerst komplexe und anspruchsvolle Unternehmensfunktion. Im Gegensatz zu anderen Funktionen im Unternehmen gibt es kaum Spielraum für Fehler oder Nachlässigkeiten. Selbst kleine Fehler oder Unstimmigkeiten können enorme Schäden verursachen, die Unternehmen viel Geld kosten können. Die Automatisierung von Finanzprozessen ist nicht nur der Schlüssel zur Risikominimierung und Fehlervermeidung, sondern auch zur Verbesserung der Effizienz und Einhaltung von Vorschriften sowie zur Steigerung der Produktivität in einem bestehenden Finanzsystem. Letztlich führt die Automatisierung der Verarbeitung von Finanzinformationen in größerem Umfang zu einem besseren internen Service und optimierten Abläufen, was wiederum zu einer stärkeren Wertorientierung und erhöhter Agilität führt.
