Unternehmen stehen zunehmend unter dem Druck, die digitale Transformation zu beschleunigen. Die Wahl der richtigen Automatisierungstechnologie ist die halbe Miete. Robotic Process Automation (RPA) ist bei weitem nicht die einzige Automatisierungstechnologie. Neue Möglichkeiten, RPA in Zusammenarbeit mit anderen Technologien wie APIs (Application Programming Interfaces) zu verwenden, werden immer beliebter. Dies ist auch im folgenden Beispiel der Fall, das sich mit der eProcurement-Automatisierung der Aumass-Plattform und ihrer Ausschreibungen befasst.
Grundlagen für die Automatisierung der Automatisierung
RPA Bots führen Routineaufgaben aus, die tatsächlich von Menschen erledigt werden, indem sie über ihre Benutzeroberfläche mit Anwendungen interagieren. Andererseits werden APIs — auch Schnittstellen genannt — verwendet, um Softwaresysteme zu verbinden und eine direkte Kommunikation zu ermöglichen. Da sich die Schnittstelle mit jeder neuen Systemversion kaum ändert, sind API-basierte Verbindungen sehr robust.
Das Zusammenspiel der beiden Automatisierungstechnologien — RPA und API — kann komplexe Prozesse durchgängig automatisieren. Zum Beispiel RPA-Werkzeuge sind besser in der Lage, Daten zu transformieren, die mit erfasst wurden optische Zeichenerkennung (OCR) in die richtigen Formate für Anwendungen wie SAP. Von dort aus kann die API-Integration dann den Datenfluss in andere Geschäftsprozesse verbessern.
Aumass eVergabe: Universelles Konzept für öffentliche Aufträge
Grundsätzlich müssen Kommunal- und Landesregierungen, der Bund, Zweckverbände und Versorgungsunternehmen Aufträge öffentlich ausschreiben. Neben den 16 staatlichen Portalen gibt es eine Vielzahl weiterer Beschaffungsportale. Jedes Jahr öffentlich Verträge im Wert von rund 500 Milliarden Euro werden in Deutschland verliehen. Dies kann für Unternehmen ein sehr lukratives Geschäft sein, wenn die Angebote ständig überprüft werden. Die Betonung liegt hier auf dem „ob“, denn immer wieder gehen potenziell lukrative Aufträge im Tagesgeschäft verloren (mehr dazu im nächsten Abschnitt).
Trotz immer wiederkehrender Fehlschläge sind öffentliche Ausschreibungen für viele Unternehmen ein großes und oft unterschätztes Thema, wenn es um Prozessautomatisierung geht. Das Folgende zeigt daher, wie die Automatisierung von Aumass eProcurement mit RPA und einer API-Schnittstelle erfolgreich sein kann, um nie wieder Ausschreibungen zu verpassen.
Informationen: Dieser Anwendungsfall wurde geplant, ausgeführt und unterstützt von Bots und Menschen und gilt als Erfolgsgeschichte für die Prozessautomatisierung innerhalb des begünstigten Unternehmens — eines anonymen großen Elektronikherstellers. Hybride Prozessautomatisierung mit Robotische Prozessautomatisierung (RPA) und API-Automatisierung ist eine gängige Methode mit hohem ROI. Das Beispiel kann generell auf alle öffentlichen Ausschreibungen angewendet werden, sein Inhalt bezieht sich jedoch speziell auf die Aumass eTendering-Plattform. Wenn Sie uns als Partner für ein ähnliches Projekt haben möchten, hinterlassen wir Ihnen unseren Kontakt hier.
Herausforderungen eines Elektronikherstellers
In der Elektronikumgebung rund 1.200 Ausschreibungen werden jedes Jahr über die Aumass eVergabe-Plattform veröffentlicht. Die ausgeschriebenen Bestellungen, z. B. für 300 iPads oder 500 Laptops, können sich schnell summieren zwischen 80.000 und 250.000 Euro. Eine Größenordnung, die selbst für einen namhaften deutschen Elektronikhändler — wie in diesem Anwendungsfall — mehr als reizvoll ist. Dennoch ist die Überwachung von Hunderten von öffentlichen Ausschreibungsportalen selbst für große Unternehmen eine Herausforderung.
Schlechte Verwaltung der Aumass eProcurement-Plattform
Das jetzige Unternehmen verfügte nicht über ein System, das auf neue relevante Ausschreibungen aufmerksam machte, sodass die Portale nur sporadisch überwacht wurden, wenn ein Mitarbeiter daran dachte. In Ermangelung einer zentralen Koordination kam es sogar manchmal vor, dass zwei, drei oder vier Mitarbeiter völlig unabhängig voneinander an ein und derselben Ausschreibung mit unterschiedlichen Angeboten teilnahmen.
4 konkrete Schritte für die eProcurement-Automatisierung von Aumass
Um diesen unhaltbaren Zustand zu ändern, beauftragte der Elektrofachhändler das Berliner Startup Bots and People mit der Lösung des Problems. Zunächst wurden die einzelnen Schritte analysiert, die notwendig sind, um eine Bestellung bei Aumass eGabe abzurufen und in das firmeneigene System einzuspeisen. Anschließend wurden mithilfe von Chrome, Excel und der Kundenservice- und CRM-Vertriebssoftware Zendesk die am Prozess beteiligten Anwendungen identifiziert.
Nachdem alle Tools identifiziert waren, folgten diese konkreten Schritte zur Automatisierung des Aumass-Prozesses:
Schritt 1: Identifizieren Sie den Prozess für den Aumass Bot
Jede Stunde sollte sich der Aumass Bot automatisch in das Portal einloggen, nach relevanten Ausschreibungen suchen, die Informationen herunterladen und sie zentral im Unternehmen bekannt machen. Im Rahmen der automatisierten Teilnahme an Ausschreibungen sollte eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern über das Zendesk-Ticketsystem zentral über relevante Ausschreibungen für das Unternehmen informiert werden, ohne dass sie sich selbst im Portal anmelden müssen. Um in Zukunft Doppelgebote zu vermeiden, sollte auch einsehbar sein, wer welche Bestellungen bearbeitet und für welche Ausschreibung bereits ein Gebot abgegeben wurde.
wichtig: In der Prozessdefinition geht es noch nicht um die Softwareentscheidung. Im Fall der Aumass-Plattform wurde zuerst der Prozess festgelegt, dann wurden die vorhandenen oder nicht vorhandenen Schnittstellen/APIs untersucht und erst dann wurde auf der Grundlage der Ergebnisse eine Entscheidung in Bezug auf Technologie und Software getroffen. Eine falsche oder schlecht durchdachte Wahl kann selbst ein so lukratives Projekt wie die Automatisierung der Aumass-Plattform schnell gefährden.
Schritt 2: CPV-Codes als Lebensader für den Aumass-Bot
Der Zweck von Aumass als eProcurement-Plattform ist die Organisation einer medienunabhängigen, elektronischen, interaktiven und vollständigen Abwicklung von Ausschreibungs-, Vergabe- und Vergabeprozessen. Bei der Modellierung des Prozesses galt es als erstes zu lösendes Problem, wie der sogenannte Aumass Bot die relevanten Ausschreibungen auf dem Vergabeportal identifizieren kann. Als hilfreich bei der Lösung des Problems erwies sich die Klassifizierung für bestimmte Warengruppen/Ausschreibungsgruppen, der CPV-Code, der bei öffentlichen Ausschreibungen einheitlich ist. Der CPV-Code ist ein gemeinsames EU-Vokabular für das öffentliche Auftragswesen (CPV = Common Procurement Vocabulary) zur Beschreibung des Auftragsgegenstands.
Zusammen mit den Abteilungen erstellten Bots and People eine Excel-Liste mit den CPV-Codes für einzelne Produktgruppen und Artikel. Also loggte sich der Bot in die Aumass eVergabe-Plattform ein und durchsuchte die Plattform nach jedem einzelnen CPV-Code, den er aus der Excel-Liste kopierte. Neben der Relevanz der Ausschreibung für den Elektrofachhändler war auch die Aktualität der Ausschreibung von entscheidender Bedeutung. Der Aumass-Bot kann das Enddatum der Ausschreibung mit dem aktuellen Datum vergleichen, um abgelaufene Angebote auszuschließen.
Schritt 3: Ergebnisse von der Aumass-Plattform übertragen
Da es keine Möglichkeit gab, die Daten über eine API-Schnittstelle aus dem Aumass-Beschaffungsportal abzurufen und direkt an Zendesk zu übertragen, hatten sich Bots and People für eine Hybrid-Lösung zur Automatisierung des Prozesses, bestehend aus Robotic Process Automation (RPA) und API-Integration. Nachdem der Bot alle relevanten Informationen auf der Aumass-Plattform extrahiert hatte, mussten die Daten per API-Schnittstelle an Zendesk übertragen werden.
Der Aumass Bot ist in der Lage, Bilder, einzelne Wörter oder Sätze, speziell angepasst an die Kundenanfrage, von der Aumass eVergabe-Plattform abzurufen. Im Fall des Elektronikfachhändlers hat der Aumass Bot bei der Erstellung der Tickets sogar ein sogenanntes „Tag“ erstellt. Das hatte den Vorteil, dass die Mitarbeiter sofort darauf zugreifen konnten alle relevanten öffentlichen Ausschreibungen in ihr Zendesk-Portal, das die interne Weiterleitung verwendet.
Schritt 4: Messen Sie den Erfolg der Automatisierung
Dank der hybriden Automatisierungslösung verpasst der Elektrofachhändler keine Ausschreibungen mehr auf der Aumass eVergabe-Plattform. Er kann nun für jede relevante Ausschreibung ein Angebot abgeben und wahrt so zumindest seine Chance, Aufträge aus Ausschreibungen im Wert zwischen 80.000 und 250.000 Euro.
Darüber hinaus gibt es eine enormer Effizienzgewinn bei die Bearbeitung von öffentlichen Ausschreibungen, da Angebote nicht zweimal und dreimal bearbeitet und eingereicht werden, möglicherweise mit unterschiedlichen Preisen, was letztlich auch eine an Ruf gewinnen für die Behörden. Jetzt weiß sozusagen wieder die linke Hand, was die rechte tut.
Ohne Zeitverlust kann sich der Elektrofachhändler um die interessanten Ausschreibungen kümmern, da alle notwendigen Informationen sind gesammelt in einem zentralen System und kann sofort von den Mitarbeitern bearbeitet werden.
Es ist wichtig, die monetären Erfolge messbar zu machen. Im Fall des Aumass Bots sind Erfolge bei der einfachen Erhöhung der Anzahl der teilnehmenden Alerts über Reaktionszeiten von der Veröffentlichung der Warnung bis zur Bearbeitung ein gutes Beispiel. Auf diese Weise können Erfolgsgeschichten für eine weitere Automatisierung sorgen und die Akzeptanz in der Belegschaft erhöhen.
Der Mensch steht im Mittelpunkt von Aumass eProcurement Automation
Neben den harten Erfolgsfaktoren, die sich oft in Zahlen oder Euro ausdrücken lassen, gibt es auch die weichen Erfolgsfaktoren: Dazu gehört zum Beispiel die Mitarbeiterzufriedenheit.
Im Fall des Elektrofachhändlers loggten sich einzelne Mitarbeiter nur sporadisch auf der Aumass-Plattform ein und arbeiteten manchmal doppelt. Das frustriert auf lange Sicht. In diesem Fall hat der Einsatz von RPA- und API-Automatisierung keine Jobs gekostet, sondern unter anderem für mehr Wertschätzung und effizienteres Arbeiten der verarbeitenden Mitarbeiter gesorgt.
Aumass als Blaupause: Jeder kann von öffentlichen Ausschreibungen profitieren
Die vorgestellte hybride Automatisierungslösung für die Aumass eVergabe-Plattform kann für jede Ausschreibungsplattform verwendet werden. Jedes Unternehmen, von großen Unternehmen bis hin zu Handwerkern, kann mit dieser Lösung von der Vielzahl öffentlicher Ausschreibungen profitieren, da die Lösung auf jedes Portal angewendet werden kann und die Abfrage vollautomatisch erfolgt.
Die Logik einer solchen Automatisierung kann somit auf viele andere öffentliche Ausschreibungsportale angewendet werden, ähnlich der Aumass-Plattform. Um nur einige Beispiele zu nennen: Deutsches Vergabeportal, Deutsche Ausgabe, Ausschreibungsanzeiger, Vergabe24 und viele mehr.
