Ein gutes Business Process Management (BPM) ist kein innovativer Ansatz für eine Digitalisierungsstrategie, sondern seit jeher die zentrale Grundlage für erfolgreiches Wirtschaften. Die eigenen Kapazitäten optimal zu nutzen und flexible, effiziente und gut abgestimmte Prozesse zu etablieren, verschafft dir den entscheidenden Vorsprung gegenüber der Konkurrenz. Doch die Art und Weise, wie ein gut funktionierendes BPM-System die Prozesse optimiert, hat sich mit der Digitalisierung entscheidend verändert. Genau hier kommt DPA ins Spiel.
Digitale Prozessautomatisierung (DPA): Was ist das eigentlich?
Es geht nicht mehr darum, einzelne analoge Arbeitsschritte zu koordinieren, sondern digitale Prozesse effektiv zu automatisieren, um Geschäftsabläufe schnell, fehlerfrei und ressourcenschonend zu erledigen. Aufgrund dieser Notwendigkeit entwickelt die digitale Prozessautomatisierung (DPA) das traditionelle Geschäftsprozessmanagement weiter.
Digital Process Automation beschreibt die Automatisierung digitaler Prozesse durch die weitreichende Software der Prozessautomatisierung - auch Process Automation genannt. Jeder Mitarbeiter kann auf alle für ihn wichtigen Informationen zugreifen und Geschäftsprozesse laufen effizienter und effektiver ab. Mit Hilfe von DPA können Unternehmen schneller auf die Anforderungen ihrer Kunden reagieren und langfristig anpassungsfähig bleiben, um die digitale Transformation voranzutreiben. Die prozessübergreifende Automatisierung legt den Grundstein für zukünftige Innovationen. So können zum Beispiel neue Produkte direkt simuliert und für Kundenfeedback getestet werden.
Digitale Prozessautomatisierung als Ergänzung zu BPM
Im Gegensatz zu business process managementgeht der DPA-Ansatz davon aus, dass alle Prozesse bereits digitalisiert und bereit sind, automatisiert und optimiert zu werden. Während es beim klassischen BPM tools in erster Linie um Kosteneinsparungen durch Effizienz geht, stehen bei der digitalen Prozessautomatisierung insbesondere ein verbessertes Kundenerlebnis, eine einfachere Handhabung für die Mitarbeiter und eine gut gemanagte Customer Journey im Vordergrund.
BPM und Digitale Prozessautomatisierung (DPA) schließen sich jedoch nicht aus - im Gegenteil: In zukunftsorientierten Unternehmen sollten sich die Ansätze gegenseitig ergänzen und die digitale Prozessautomatisierung in die bewährte BPM-Strategie integriert werden.
Anwendungsbereiche für die digitale Prozessautomatisierung
Schauen wir uns die digitale Prozessautomatisierung anhand eines Beispiels näher an:
Kunden beschweren sich darüber, dass gewünschte Artikel nicht vorrätig sind. DPA konzentriert sich jetzt nicht in erster Linie auf die Überarbeitung der Bestandsverwaltung, sondern auf die Verbesserung des Informationsflusses zum Kunden. Das bedeutet zum Beispiel, dass die Lagerbestände online transparent und in Echtzeit angezeigt werden.
Digitale Prozessautomatisierung zielt immer darauf ab, das Kundenerlebnis zu verbessern. Dazu gehören z.B. die Beantwortung von Kundenanfragen und -beschwerden, schnelle Lieferungen oder unkomplizierte Bestellvorgänge.
Vorteile des DPA
Die digitale Prozessautomatisierung bietet den Unternehmen folgende Vorteile:
Zeitersparnis
Die Mitarbeiter können sich auf zentrale Aufgaben konzentrieren, anstatt ihre Zeit mit Routineaufgaben zu verschwenden.
Reduziert die Kosten
Geschäftsprozesse können schneller und mit weniger Ressourcen abgewickelt werden.
Minimiert Fehler
Ineffiziente und fehleranfällige Prozesse können schnell identifiziert und optimiert werden. Daten sind hier der Schlüssel zum Erfolg.
Macht flexibler
Management und Unternehmen können schneller auf Marktveränderungen reagieren und innovativer arbeiten.
DPA vs. RPA
Die Vorteile der digitalen Prozessautomatisierung sind ähnlich wie die der Robotic Process Automation(RPA) oder der Automatisierung mit iPaaS. Mit Hilfe von RPA und Co. sollen sich repetitive, digitale Geschäftsprozesse durch Software-Roboter automatisiert werden. Die Bots können z. B. Tätigkeiten wie das Sortieren von Daten, das Ausfüllen von Formularen und Tabellen oder den automatisierten Versand von Mails übernehmen. Das freut nicht nur die entlasteten Beschäftigten, sondern auch die Geschäftsführung, die nun endlich Lösungen für die ausufernden digitalen Prozesse zur Hand hat.
Während RPA hauptsächlich manuelle Aufgaben auf der Desktop-Ebene beseitigt, geht es bei DPA um dynamische Automatisierung, die den Kunden in den Mittelpunkt stellt. Digitale Automatisierung hingegen, die aus der Kombination von RPA, iPaaS und Co. entsteht, ist ein ganzheitlicher Ansatz, der ein komplettes Automatisierungssystem im gesamten Unternehmen etabliert. Der ganzheitliche Ansatz der Prozessautomatisierung mit verschiedenen Technologien (auch Process Mining,KI und Machine Learning), wird manchmal auch als Hyperautomatisierung bezeichnet. Der Aufbau eines Center of Excellence ist die beste Wahl, um dieses Ziel zu erreichen.
Prozessautomatisierung mit Zapier & Co.
Verschiedene Software kann dabei helfen, digitale Geschäftsprozesse zu verwalten und auf dieser Basis zu automatisieren und zu optimieren. DPA-Software sollte Workflows mit geringem Implementierungsaufwand bieten und einfach zu bedienen sein.
Eines der beliebtesten Automatisierungstools ist Zapier. Mit einer großen Auswahl an sogenannten Zaps (automatisierte Workflows) können verschiedene Prozesse automatisiert und Daten zwischen Anwendungen verschoben werden. Um sie zu nutzen, sind keine Programmierkenntnisse erforderlich.
Eine weitere tool ist IFTTTdas etwas einfacher ist als Zapier. Während Zapier sich auf Geschäftsprozesse konzentriert, eignet sich IFTTT auch für persönliche, kleinere Automatisierungsaufgaben, wie zum Beispiel das automatische Ausschalten der Heizung.
Microsoft Flow ist eine Mischung aus IFTTT und Zapier, die sich ebenfalls auf Geschäftsprozesse konzentriert, aber etwas einfacher ist. Es gibt auch zahlreiche andere Tools, die du in unserer Top 5 der besten BPM-Tools nachlesen kannst. Wichtig zu erwähnen: Alle Tools bauen auf Daten auf und erleichtern die Verwaltung komplizierter Prozesse. Der persönliche Kontakt zum Kunden und eine effektive Customer Journey sind immer das Ziel.
Schlussfolgerung: Die Kombination von DPA mit RPA und BPM
Für eine erfolgreiche und nachhaltige Automatisierung und digitale Transformation sollten Unternehmen die verschiedenen Automatisierungsansätze integrieren und kombinieren. Auf diese Weise arbeitet das Unternehmen nicht nur kostengünstiger und effizienter, sondern auch kundenorientierter. Es entlastet auch die Mitarbeiter, die nun mehr Zeit für die Kunden und für kreative Arbeit haben.
DPA verbindet so effiziente Prozesse mit zufriedenen Mitarbeitern und Kunden - dank Prozessautomatisierung. So können sich Unternehmen langfristig am Markt etablieren und zu Vorreitern der digitalen Transformation werden.
