Der Einsatz von RPA in der Corona-Krise kann helfen, den Betrieb aufrechtzuerhalten. Aber wie?
Online verkaufen statt vor Ort, Videokonferenzen statt Veranstaltungen und Home Office statt Händeschütteln: Der Corona-Virus hat die Arbeitswelt schlagartig verändert. Plötzlich lässt sich die Digitalisierung nicht mehr aufschieben, sie ist wichtiger denn je, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Auswirkungen von COVID-19 stürzen die Welt in eine Rezession. Der Internationale Währungsfonds (IWF) prognostiziert für Deutschland bereits einen Einbruch des Bruttoinlandsprodukts (BIP) um 7,8 Prozent. Die Unternehmen werden sich auf die neuen Gegebenheiten und den Nachfragerückgang einstellen und die Kosten senken müssen; Kurzarbeit und Entlassungen werden wahrscheinlicher. Kurzum: Die Unternehmen sollten sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und Prozesse verschlanken.
RPA in der Corona-Krise -
Zentrale Geschäftsprozesse identifizieren und automatisieren
Zu Beginn ist es wichtig zu erkennen, welche Geschäftsprozesse für den Geschäftsbetrieb unverzichtbar sind - es müssen Prioritäten gesetzt werden. Monotone, wiederkehrende und datengetriebene Routineaufgaben können hier automatisiert werden. Gerade wenn Mitarbeiter aufgrund mangelnder Aufträge entlassen werden müssen, können die verbleibenden Mitarbeiter durch Automatisierung das gleiche Arbeitspensum bewältigen wie das größere Team zuvor. Hohes Automatisierungspotenzial bieten zum Beispiel Buchhaltung, Personalwesen, Supply Chain Management, Vertrieb und Kundenservice.
Cashflow mit RPA stabilisieren
Der Einsatz von RPA ist in der Corona-Krise für einfache Aufgaben wie das Ausfüllen eines Antrags auf Kurzarbeitergeld, aber auch für komplexere Geschäftsprozesse denkbar. Gerade in Krisenzeiten ist ein funktionierender Cash-Flow für jedes Unternehmen zentral. RPA-Bots können beispielsweise Rechnungen durchforsten und Schuldner regelmäßig zur Zahlung auffordern, im nächsten Schritt Zahlungseingänge prüfen und die Datenbanken aktualisieren, wenn das Geld eingegangen ist. Die Mitarbeiter der Buchhaltung müssen nicht mehr zahlreiche Mahnungen verschicken, sondern können sich um komplexere Aufgaben kümmern. Mithilfe von natürlicher Sprachverarbeitung und maschinellem Lernen können Bots sogar Rabatte mit Kunden für frühzeitige Zahlungen aushandeln. Im Extremfall kann die Automatisierung helfen, Insolvenzen abzuwenden.
Automatisierte Bearbeitung von Kundenaufträgen
Auch andere standardisierte Kundenanfragen können mit RPA tools beantwortet werden, so dass sich die verbleibenden Mitarbeiter auf schwierigere Kundengespräche konzentrieren können. Kundenbeschwerden können direkt mit Robotic Process Automation (RPA) ausgewertet werden.
Die Prozessautomatisierung kann sogar dazu beitragen, die Abwicklung kompletter Kundenaufträge bis hin zur Auslieferung zu automatisieren - ganz ohne physische Mitarbeiter. Die Software-Bots bestätigen automatisch den Eingang von Bestellungen, versenden Rechnungen und Zahlungsaufforderungen, drucken Lieferscheine und passen auch die Lagerbestände nach dem Versand an. Sie bestellen auch automatisch nach, wenn ein Produkt im Lager fehlt.
Weitere Beispiele finden Sie in unserem Hauptartikel über Robotic Process Automation (RPA).
Fehlerfreie Buchhaltung durch RPA
Wenn Mitarbeiter wechseln oder für eine Übergangszeit in Kurzarbeit gehen, fällt im Bereich der Lohnabrechnung viel Arbeit an. Auch hier kann eine robotergesteuerte Prozessoptimierung helfen. Datenänderungen, neue Lohnsteuerklassen oder Freibeträge können automatisch in das System übernommen werden. Die RPA-Bots können prüfen, ob Lohnabrechnungsformulare und Anträge fehlerfrei und plausibel sind.
Die Automatisierung kann die Arbeitsbelastung eines Unternehmens verringern, ohne sie zu beeinträchtigen. Robotic process automation ist schnell und einfach zu implementieren. Darüber hinaus sind die Software-Bots flexibel und leicht anpassbar. Dies ist besonders in unsicheren Krisenzeiten von Vorteil, wenn die Nachfrage schwer vorhersehbar ist. Dennoch können Bots natürlich keine Mitarbeiter vollständig ersetzen. Sie können aber helfen, die Rezession zu überstehen und Unternehmen zukunftssicher zu gestalten.
Mehr Krisensicherheit mit RPA
Die Überwindung der Krise muss nicht bedeuten, dass man zur alten Normalität zurückkehrt. Die Zeit mit dem Corona-Virus kann auch eine Chance sein, Unternehmen erfolgreich umzustrukturieren und langfristig effizienter und produktiver zu arbeiten.
Prozessautomatisierung kann helfen, die Auswirkungen von COVID-19 zu bewältigen und sich auf künftige Krisen vorzubereiten. Je effizienter und kostengünstiger Unternehmen strukturiert sind, desto krisensicherer sind sie. Unternehmen, die jetzt in die Automatisierung investieren, können schnell, aber vor allem langfristig davon profitieren.
