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Die fünf »besten BPM Tools» 2021

Die fünf »besten BPM Tools» 2021
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Komplexe Unternehmensabläufe effizient strukturieren und kostengünstig arbeiten: Dabei hilft ein gutes Business Process Managment (BPM). Mittlerweile gibt es dafür zahlreiche Software-Anbieter. Doch welche Unternehmen bieten gute Lösungen?

BPM: Was ist das?

Beim BPM, im Deutschen auch GPM (Geschäftsprozessmanagement) genannt, geht es darum, die Kapazitäten eines Unternehmens optimal zu nutzen und sämtliche Abläufe aufeinander abzustimmen und zu verbessern. Es beschreibt Methoden sowie softwaregestützte Techniken, die Geschäftsprozesse flexibler, transparenter und vor allem effizienter machen. Das Business Process Management ist ein ganzheitlicher, strategischer Ansatz, der Unternehmensabläufe verwaltet und menschliche sowie automatisierte Tätigkeiten in einer idealen Abfolge verknüpft.

Für ein gutes Business Process Management werben vermehrt Software-Anbieter, in dem sie BPM Tools mit den verschiedensten Möglichkeiten ihren Kunden anbieten. Während sich so manche Business Process Management Software auf Nischen spezialisiert, so bieten andere Tools eine Suite an, die für die Mehrheit der Unternehmen die meisten Wünsche abdeckt.

Wir haben ein Ranking der, unserer Meinung nach, besten BPMS (Business Process Management Suites) aufgestellt. Dabei fließen folgende Kriterien ein: Kosten, Funktionalität, Nutzerfreundlichkeit der Oberfläche, fertige Vorlagen, Agilität und Gesamtperformance. Die Systeme sollen benutzerfreundlich aufgebaut und in der Lage sein, komplexe Wertschöpfungsketten zu koordinieren und durch die BPMN-Prozessmodellierung visuell darstellen zu können. Außerdem sollen sie gemeinsam mit anderen Anwendungen gut integriert werden können.

1. BPM Tool: monday.com

Mit der No-Code-Lösung monday.com lassen sich Geschäftsprozesse und einzelne Projekte effizient verfolgen und organisieren. Die Software sorgt vor allem für eine reibungslose Kommunikation und Koordination zwischen den Mitarbeitern. Informationen werden synchronisiert und Daten zur kritischen Auseinandersetzung leicht zugänglich dargestellt.

Es gibt eine Vielzahl an Visualisierungen, wie beispielsweise eine Zeitlinienansicht, Diagramme oder eine Kalenderansicht, die das Arbeiten mit monday.com unterstützen. Gleichzeitig bietet das leicht verständliche und visuell ansprechende Design eine hohe Nutzerfreundlichkeit, die gerade in Kombination mit der Masse an editierbaren Vorlagen Einsteigern entgegenkommt und für ein reibungsloses Management und Planung der Geschäftsprozesse sorgt.

Ein weiterer Vorteil ist die hohe Flexibilität von monday.com – im Gegensatz zu vielen Konkurrenz-Tools. Formen sind nicht starr, sondern können individuell angepasst werden. Ob Waterfall, Gantt, Pipeline oder Kanba, das Tool lässt dem Kunden die freie Wahl, wenn es um die Kombination aus Ansichten, Kategorien, Dashboards und Automationen geht. Das Schöne daran: Das System passt sich an das Projekt an und nicht anders herum. 

Darüber hinaus fungiert monday.com als Kommunikationsdrehscheibe und dient als zentrale Stelle zur Integration der anderen wichtigen Kommunikationskanäle, wie beispielsweise Slack, Zoom, E-Mail oder Microsoft Teams. Ihr Team kann Dateien, Feedback und Ideen austauschen, während die Software dir gleichzeitig dabei hilft, Aufgaben zuzuweisen, Fortschrittsaktualisierungen zu erhalten oder generell einen Gesamtüberblick über die Aktivitäten aller Beteiligten an einem konsolidierten Ort zu erhalten. Auch die App von monday.com bietet einen hohen Komfort und sorgt für Übersicht als auch Flexibilität.

Der Preis der Monday-Suite richtet sich nach der Unternehmensgröße und wird pro Nutzer abgerechnet. Die Standartvariante veranschlagt jeden Monat 10 Euro pro User. Ab einer Unternehmensgröße von 50+ können Sonderpreise mit dem Service abgeschlossen werden.

Quelle: www.monday.com

2. BPM Tool: Zoho Creator

Der cloud-basierte Zoho Creator ermöglicht das Erstellen von individuellen Apps und Workflows, um Geschäftsabläufe zu verwalten und zu automatisieren. Dabei können Kunden mit Drag-and Drop selbst kreativ werden – alles auf Low-Code-Basis. Die Suite kann somit stark individualisiert werden, jedoch müssen Anwender im Gegenzug auf einsetzbare Vorlagen verzichten. Als Wermutstropfen halten das nutzerfreundliche und leicht zu handhabende Design sowie Bedienung her.

Ein weiterer Vorteil ist die hohe Flexibilität von Zoho Creator: Ob es sich um ein Buchhaltungstool, ein Zahlungs-Gateway, einen Kalender oder einen CRM-Service handelt, alle Prozesse können synchronisiert und zu einem robusten Workflow zusammengefügt werden. Des Weiteren wird jede Anwendung, die du mit Zoho Creator im Web erstellst, dank der Cloud-Integration automatisch für das Smartphone und Tablet optimiert.

Zoho Creator ist eine kostengünstige Alternative (10 Euro mtl. pro Person) zu den traditionellen BPM Tools auf dem Markt, da fast jede Aufgabe automatisiert werden kann, von der Bearbeitung von Kundenbestellungen über die Zuweisung von Aufgaben bis zur Aktualisierung des Inventars. Mit den diversen Integrationen kann jeder von dir erstellte Prozess in Hunderte von Anwendungen von Drittanbietern sowie in andere von dir verwendete Zoho-Anwendungen integriert werden.

Besondere Vorteile entwickelt das Tool jedoch gerade im Sales und Costumer Relationship Management, für welches die Business Management Suite optimiert wurde.

Quelle: www.zoho.com

3. BPM Tool: Studio Creatio Enterprise

Studio Creatio Enterprise ist eine low code Geschäftsprozessmanagement-Software mit sofort einsatzbereiten Lösungen und Vorlagen, die es mittleren und großen Unternehmen ermöglicht, auf einfache Weise Anwendungen für unterschiedliche geschäftliche Aufgaben zu erstellen – von kundenorientierten Anwendungen bis hin zur Integration von Drittanbieterlösungen. Die Software führt Prozesse nicht nur aus, sondern modelliert, überwacht und analysiert diese.

Teams können gemeinsam an komplexen Projekten arbeiten. Die Prozessdaten werden auf einem benutzerdefinierten Dashboard, zum Beispiel mit Echtzeitdiagrammen, anschaulich visualisiert. Es ist möglich, verschiedene Berechtigungen für unterschiedliche Benutzer einzurichten. 

Die Prozessmodellierung innerhalb der Suite wird durch die BPMN (Business Process Managemente Notation) dargestellt - genauer genommen durch die 2.0-Version. Mit dem BPMN 2.0-Diagramm kann ein klares Prozessdesign erstellt werden, das sowohl mit den IT- als auch mit den Geschäftsstandards konsistent ist. Für eine solche Aufgabe stehen die in der Branche weit verbreiteten visuellen Tools und integrierte Software zur Verfügung. Dazu gehören Verbindungsobjekte, Flow-Objekte und Swimlanes. Die Entwürfe können auch in das PDF-Format konvertiert werden, sodass sie problemlos mit Kollegen und Kolleginnen ausgetauscht oder auf dem lokalen Laufwerk gespeichert werden können, um den Zugriff zu erleichtern.

Studio Creatio Free ist die kostenlose BPM-Software-Alternative, mit der Sie Geschäftsprozesse entwerfen und rationalisieren können, ohne etwas auszugeben. Wie bei seinem Pendant für Unternehmenssoftware bietet es auch hier eine sofort einsatzbereite Low-Code-Lösung, mit der du deine Geschäftsprozesse erstellen, ausführen, optimieren, verfolgen und dokumentieren kannst. Die Freeware beschäftigt sich ausschließlich mit der Erstellung von BPMN 2.0-Diagrammen und bietet nicht die Möglichkeiten des Business Process Managements, die von der Hauptversion unterstützt wird.

Der Preis für die Basisversion startet bei 23 Euro mtl. pro Nutzer.

Quelle: www.creatio.com

4. BPM Tool: Kissflow

Kissflow ist eine benutzerfreundliche cloud-basierte BPM-Software ohne Code, die vor allem für eher einfache Prozesse und ohne Programmierfähigkeit genutzt werden kann. Sie hilft dabei, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und zu automatisieren.

Kissflow assistiert in fünf Schritten:

  • Prozesse festlegen
  • Formular erstellen
  • Arbeitsablauf entwerfen
  • Berechtigungen festlegen
  • in den Betrieb gehen

Außerdem enthält die BPM Suite von Kissflow viele Vorlagen, die für grundsätzliche Geschäftsprozesse und Prozessmodellierung als Ausgangsbasis genutzt werden können.

Durch den Verzicht auf Code-Entwicklung können Kunden Prozessabläufe automatisieren, Geschäftsregeln durchsetzen und Ad-hoc-Prozessänderungen ohne jegliche Codierung vornehmen. Die BPM Software macht öffnet sich somit für alle Kunden, die keine Programmierkenntnisse besitzen. So wird die digitale Transformation zum Kinderspiel.

Zu den besten Merkmalen von Kissflow gehören:

  • benutzerfreundliche Dashboards und Design
  • benutzerdefinierte Berichtsvorlagen
  • fortschrittliches Workflow- und Formulardesign
  • nahtlose Integration mit anderen Softwarelösungen und Standardanwendungen zur Produktivitätssteigerung

Kissflow startet in der Starterversion bei mtl. ungefähr 16 Euro pro Person, wenn das Unternehmen sich zu einem jährlichen Abonnement verpflichtet und nicht mehr als 30 User benötigt. Unternehmen mit mehr Anforderungen zahlen noch mehr.

Quelle: www.docs.kissflow.com

5. BPM Tool: Wrike

Wrike ist eine BPM Software in der Cloud mit verschiedenen Verwaltungswerkzeugen, wie dem Setzen von Prioritäten, Deadlines und Qualitätsanforderungen. Alle Mitarbeiter und Teams werden synchron mit den relevanten Informationen versorgt. Einzelne Schritte und Aufgabenketten können so optimiert werden. Die Handhabung funktioniert intuitiv per Drag-and-Drop.

Wrike unterschiedet sich zu anderen Business Process Management Tools, indem es Ordner verwendet, die eine hierarchische Organisationstruktur zulassen. Bei zu vielen Einträgen kann allerdings auch die Übersichtlichkeit verloren gehen, was das Prozessmanagement negativ beeinflussen kann. Dennoch bietet die Software Suite von Wrike genug Vorteile, um als universelle Lösung für das ausufernde Prozessmanagement zu dienen.

Vorteile des BPM Tools sind:

  • benutzerfreundliche Navigation
  • eine einzige Drehscheibe für die gesamte Arbeit
  • hervorragende Sicherheitsvorkehrungen bezüglich sensibler Informationen und Dateien

Mit mobilen Apps kannst du den Fortschritt jederzeit und überall einfach von deinem Mobiltelefon aus verfolgen und überwachen.

Preislich strukturiert sich Wrike anhand der Größe des Unternehmens. Kleine Teams mit bis zu 15 Personen sind bereits mit mtl. 9,80 pro User am Start, während große Teams mit bis zu 200 Beschäftigten knapp 25 Euro zahlen müssen.

 

Quelle: www.wrike.com

BPM Tools müssen passen

Das Ranking soll lediglich einen groben Marktüberblick der besten Prozessmanagement Tools bieten und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit aller Funktionen, Vorteile oder Nachteile.

Jede vorgestellte Suite hat ihre Stärken und Schwächen und nicht jede BPM Software eignet sich für jede Firma gleich gut. Welches Tool am Ende besser zu deinem Unternehmen und den speziellen Anforderungen passt, kannst du jedoch über eine genaue Analyse der Funktionalitäten in Kombination mit dem Anspruch klären.

BPM und Process Automation gehören zusammen!

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