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Human Resources: Menschen wieder im Mittelpunkt ✔

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Die HR-Abteilung ist zu langsam, zu bürokratisch, empathielos oder kommuniziert kryptisch: Mit solchen Vorwürfen haben Personalabteilungen regelmäßig zu kämpfen. Wenn etwas nicht möglich ist, wird die Verantwortung oft zur HR geschoben. Dabei haben gerade die Mitarbeitenden dieser Abteilung den Schlüssel zum Unternehmenserfolg in der Hand: das Humankapital. Wir zeigen dir, wie du Personalmanagement wieder zum positiven Image führen und gleichzeitig die Arbeitsabläufe deines Teams extrem erleichtern kannst.

Das sollten die Aufgaben einer HR-Abteilung sein

Wie der Name schon sagt, kümmert sich die HR-Abteilung normalerweise um alles, was mit den Menschen in der Firma zu tun hat. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind das wichtigste Kapital/Ressource eines Unternehmens und deren Entwicklung und Verwaltung dementsprechend ausschlaggebend für den Gesamterfolg.

Eine kleine Auflistung der Tätigkeiten:

- Neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen suchen und Talente rekrutieren

- Menschen einstellen und (leider auch) entlassen

- Teams sinnvoll strukturieren und Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gezielt einsetzen

- Schulungen für die Belegschaft

- Leistungsprogramme von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen betreuen

- Einhaltung der Arbeitnehmer- und Arbeitgebergesetze prüfen

- Personalverwaltung

- Streit schlichten

Grundsätzlich sollen Personalabteilungen die Produktivität der Mitarbeiter und Mitarbeiter/-innen maximieren und die Belegschaft optimieren. Alle Rahmenbedingungen sollen stimmen, sodass sie die bestmögliche Leistung bringen kann. Firmen, wie beispielsweise Google, investieren viel in ihre Personalabteilung, um Mitarbeiter langfristig an sich zu binden und zu motivieren. So gibt es zahlreiche Einrichtungen, wie etwa ein Wellness-Center, in der Firmenzentrale. Auch wenn nicht jedes Unternehmen so weit gehen muss – zufriedene Mitarbeiter sind essentiell für die Produktivität.

Diese Probleme nehmen den Menschen aus der Gleichung

Laut Harvard Business Review verliert ein Unternehmen im Schnitt 21 Prozent seiner Produktivität durch zeitraubende, repetitive Aufgaben. Zeitverluste entstehen durch hierarchische Systeme und Prozesse oder eine fest verankerte Firmenkultur. Was einmal so gemacht wird, wird immer so gemacht.

Der HR-Abteilung kommt eine Schlüsselrolle zu, da sie maßgeblich zur Unternehmensorganisation und Hierarchiestruktur beiträgt. Positiv auf die Produktivität wirken Talente. Diese zu entdecken und zu fördern, fällt ebenfalls in den Aufgabenbereich der Personalabteilung. Der Studie zufolge, sind „inspirierte“ und zufriedene Mitarbeiter am produktivsten. Das Personalmanagement sollte also darauf abzielen, Mitarbeiter zu inspirieren, statt sie nur zum Erfüllen ihrer Tätigkeiten zu motivieren. Dazu zählt auch: Mitarbeiter von repetitiven, zeitfressenden, langweiligen Aufgaben befreien.

Doch eben diese monotonen Prozesse stehlen der HR-Abteilung selbst wichtige Zeit. Formulare ausfüllen, Daten aus Tabellen abtippen oder Gehaltsabrechnungen händisch erstellen – das alles frisst Zeit, in der sich die HR-Mitarbeiter mit nervigen Tätigkeiten, statt mit Menschen beschäftigen.

Mit Process Automation HR revolutionieren

Process Automation wie beispielsweise Robotic Process Automation (RPA) oder Cloud Automation mit iPaaS hilft Personalabteilungen dabei, sich wieder ihrem Kerngeschäft zuwenden zu können: Menschen und Mitarbeiterbeziehungen. Lästige Verwaltungsaufgaben, wie die Buchhaltung, können automatisiert werden.

Software-Bots übernehmen monotone Abläufe – grob gesagt alles, was mit Dokumenten zu tun hat. Sie können Daten automatisch abgleichen, Formulare ausfüllen, Abrechnungen erstellen oder sogar Bewerbungen auf gewisse Fähigkeiten scannen und Mitarbeiter einweisen. Aufgaben, für die HR-Mitarbeiter Stunden bräuchten. Ihnen bleibt so mehr Zeit, sich mit Talenten auseinanderzusetzen und die Zufriedenheit der restlichen Kolleginnen und Kollegen zu steigern.

Ein Praxisbeispiel:

Soll ein neuer Mitarbeiter oder Mitarbeiterin eingestellt werden, fallen viele bürokratische Aufgaben an. Die Stelle muss ausgeschrieben werden, Bewerbungen gesichtet und Vorstellungsgespräche geführt werden. Ist der neue Mitarbeiter da, braucht er Netzwerkzugänge und Unterlagen. All das kann automatisiert werden: Software-Bots erstellen aus Anforderungen automatisch eine Ausschreibung, sortieren unpassende Bewerber aus und tragen Daten direkt ins System ein, um automatisiert alle Zugänge zu beantragen. Die HR-Mitarbeiter können sich darauf konzentrieren, das Talent für die Firma zu gewinnen und langfristig zu binden.

Die Lösung der Gleichung

Das Personalmanagement zu automatisieren, muss nicht teuer sein. Außerdem müssen keine ausgebildeten Software-Programmierer eingestellt werden – RPA Basics  können beispielweise bei verschiedenen Digitalisierungs-Academies ohne große Vorkenntnisse in Online-Kursen erlernt werden.

Kleiner Einschub: Bots and People ist die erste deutsche Akademie für die Automatisierung von Unternehmensprozessen. Wir bilden Interessierte in flexiblen Kursen unter anderem zu Automation Strategists aus. Hierbei geht es besonders darum, die Rolle eines Allrounders zu etablieren, der Prozesse erkennt, analysiert, bewertet und sie letztendlich auch automatisiert. Mit dieser 360°-Weiterbildung können auch kleinere Unternehmen in die Prozessautomatisierung einsteigen und müssen nicht erst ein teures Center of Excellence aufbauen oder einzelne Prozesse von externen Firmen automatisieren lassen.

Von der Automatisierung der HR-Abteilung kann das gesamte Unternehmen profitieren. Obwohl in einer Studie der Unternehmensberatung KPMG zwei Drittel der befragten Unternehmen angeben, HR zu automatisieren, haben nur 40 Prozent der Firmen einen konkreten Plan dafür. Weiterbildungen helfen dabei, digitale Transformation auch tatsächlich in die Tat umzusetzen.

Human Resources muss wieder menschlicher werden

Process Automation mit seinen verschiedenen Technologien (RPA, Process Mining, iPaaS, etc.) hilft HR-Abteilungen, wieder den kreativen Teil ihrer Arbeit in den Mittelpunkt zu stellen. Statt jeden Tag über Abrechnungen zu brüten und Dokumentenberge durchzuarbeiten, können sie sich mit Talenten unterhalten, Mitarbeiter gezielt fördern und innovative Personalkonzepte entwickeln. Process Automation übernimmt lästige Aufgaben, sodass HR sich endlich wieder auf die wichtigste Sache konzentrieren kann: den Menschen.

Change Management als unabdingbare Grundlage für Process Automation

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