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HR-Automatisierung: viel Potenzial und viele Möglichkeiten

HR-Automatisierung: viel Potenzial und viele Möglichkeiten
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In allen Branchen sind Human Resources (HR)-Teams gefordert, innovativ zu sein und neue Arbeitsweisen zu entwickeln, mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern die Effizienz zu verbessern und gleichzeitig im Kampf um Talente die Nase vorn zu haben. Tatsächlich verbringen große wie kleine HR-Teams täglich viel Zeit damit, administrative Aufgaben zu erledigen, Lebensläufe zu durchsuchen, Stundenzettel zu konsolidieren, Berichte zu erstellen, Mitarbeiter zu informieren, Fragen zu Richtlinien zu beantworten, Urlaubsanträge und Anträge auf Elternzeit zu bearbeiten,  Gehaltsabrechnungen vorzubereiten und dergleichen mehr. Hier gibt es eine Menge verstecktes Potenzial für die Automatisierung interner Arbeitsabläufe.

Gleichwohl tun sich HR-Abteilung nach wie vor schwer mit der Automatisierung in ihrem Bereich. Das mag auch an den vielen Artikeln liegen, in denen sie immer wieder mit Aussagen wie "Roboter stehlen die Arbeitsplätze" konfrontiert werden. Aber die Sorge ist unbegründet. Die sogenannte Process Automation ist nichts, wovor man sich fürchten muss, sondern eine große Chance für HR-Experten, ihren Einfluss auf den Geschäftserfolg zu erhöhen und die Mitarbeiter besser zu unterstützen.

HR-Automatisierung

HR-Automatisierung ist der Einsatz digitaler Technologien zur Minimierung menschlicher Eingriffe in Routineabläufe und Mitarbeiterprozesse auf ein vernünftiges Maß. Durch die Automation von Aufgaben und Prozessen können HR-Teams Zeit und Kosten sparen, die Fairness und Compliance erhöhen und das Gesamterlebnis der Mitarbeiter verbessern. Wenn wir über HR-Automatisierung sprechen, ist es wichtig, sich vor Augen zu halten, dass wir es mit zwei Gruppen zu tun haben, die eine unterschiedliche Perspektive besitzen: Das HR-Team, das die Automatisierung als Arbeitserleichterung begreift und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die die Automatisierung als einen anonymisierten Berührungspunkt zur HR-Abteilung sehen.

Zukunftsperspektive der HR-Automatisierung

Die unzähligen Beispiele aus anderen Funktionsbereichen zeigen, dass die Automatisierung HR-Jobs nicht obsolet macht. Aber sie wird die Rolle der HR-Abteilung verändern. Allen Unkenrufen zum Trotz, dass die Beziehung zwischen HR-Abteilung und Mitarbeitern durch die Automation von HR-Prozessen unpersönlicher wird, wird der Personalbereich vielmehr menschlicher. Durch die Befreiung von der Bearbeitung von sich wiederholenden Anfragen und der manuellen Ausführung der immer gleichen Prozesse erhalten die Menschen mehr Zeit für beratende Tätigkeiten und für die Unterstützung von Führungskräften und Kollegen und Kolleginnen bei komplexen Themen. Zudem können sie sich vermehrt auf die Zukunftssicherung des Unternehmens konzentrieren, indem sie über Strategien zur Optimierung des Employer Brandings nachdenken.

Darüber hinaus wird HR datengesteuerter. Durch mehr digitale Berührungspunkte werden im Laufe der Zeit mehr Datenpunkte generiert, die HR-Managern die Möglichkeit eröffnen, mehr Feedback zu sammeln, die richtige HR-Strategie zu identifizieren und Prozesse zu iterieren. Mehr Daten bedeuten auch, dass HR-Teams reale Einblicke in die Bedürfnisse und Vorlieben ihrer Mitarbeitenden gewinnen können - und dann Prozesse auf der Grundlage dieser Erkenntnisse aufbauen können.

Grad der Automatisierung

Die HR-Automation kennt verschiedene Reifegrade:

Auf der untersten Stufe gibt es überhaupt keine Automatisierung. HR-Teams arbeiten größtenteils manuell und es fehlt an digitalen Systemen - im Grunde genommen das Gegenteil von "papierlos". Ein Beispiel wäre ein Onboarding-Prozess, bei dem der Personalleiter jeden neuen Angestellten durch jeden Schritt begleiten muss, vom Papierkram über Systemschulungen bis hin zur Einrichtung von Konten.

Auf der nächsten Stufe gibt es ein gewisses Maß an aufgabenbasierter Automatisierung. Benachrichtigungs-E-Mails über das Ablaufen von Urlaubsansprüchen werden automatisiert verschickt.  Oder es werden Gehaltsabrechnungen automatisiert erstellt.

Auf der dritten Stufe helfen automatisierte Self-Services den Mitarbeitern, die richtigen Informationen zu finden und sie ermöglichen es ihnen, einige Aufgaben selbst zu lösen. Dabei kann es sich um eine Änderung der Bankverbindung, einen schnellen Blick auf den Urlaubssaldo oder das Eintragen von Stunden in einen Stundenzettel handeln. Die vierte Stufe bietet die Automatisierung ganzer Prozesse.

Durch die Verbindung verschiedener Systeme miteinander kann ein Prozess durchgeführt werden, ohne dass ein Mensch jeden Schritt überwachen und auslösen muss. Zum Beispiel wird beim Onboarding der gesamte Prozess, von der Bestellung von Arbeitsmitteln über die Einrichtung von Konten bis zur Unterzeichnung von Papieren, automatisiert.

Arten der Automatisierung

Es gibt verschiedene Wege, wie Unternehmen die Automatisierung ihrer HR-Prozesse realisieren können. Ähnlich wie bei der Wahl des Reifegrades, haben es Unternehmen auch in der Hand, die Art und Weise - und damit auch den Umfang - selbst zu bestimmen.

System-integrierte Automatisierung

Bei der system-integrierten Automatisierung werden Funktionen verwendet, die in regulären Geschäftsanwendungen integriert sind. Dabei konzentriert sich die Automation auf einen Satz von funktionalen Aufgaben. Eine Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Systemen findet selten bis gar nicht statt und steht damit einem ganzheitlichen Automatisierungsansatz entgegen. Zu den Tools zählen Projektmanagement-Software, Human Resource Information Systems (HRIS), Gehaltsabrechnungssysteme und Applicant Tracking Systems (ATS).

Beispiele für System-integrierte Technologien sind Personio und Workday. Personio unterstützt Personalabteilungen durch digitalisierte Cloud-Lösungen von der Rekrutierung über die Verwaltung von Mitarbeiterdaten bis hin zum Employee Self Service. Zu den Stärken der Anwendung zählen der große Funktionsumfang sowie der hohe Automatisierungsgrad, der den  administrativen Aufwand beispielsweise im Bereich des Bewerbermanagements oder der Gehaltsabrechnung auf ein Minimum reduziert.

Beispiel Orderbird

So hat sich beispielsweise die orderbird AG, die mit ihrem iPad-Kassensystem mehr als 10.000 Einzelgastronomen in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Frankreich unterstützt, für Personio entschieden, weil sie damit nicht nur eine Lösung für ihr Recruiting, sondern auch eine Vielzahl von wichtigen Funktionalitäten einer HR-Management-Software in einem einzigen Tool gefunden hat. Mit dem Tool, das alle relevanten Mitarbeiterdaten speichert und verwaltet, gehören unnötige zeitraubende Arbeitsschritte jetzt der Vergangenheit an. Eine Reihe von Daten muss nicht mehr übertragen werden, da die Übertragung automatisiert erfolgt. Neben der Zeitersparnis hat sich auch die Datenkonsistenz verbessert. In der Vergangenheit führten unterschiedliche Excel-Tabellen mit inkonsistenten Mitarbeiterdaten zu Verwirrung im Team. Zudem ging oft viel Zeit verloren, da Daten immer wieder abgeglichen werden mussten. Das Problem setzte sich bis zur Kommunikation fort, da die ineffizienten Tabellenkalkulationen zu langwierigen Diskussionen bei der Klärung der Daten führten. Im Durchschnitt spart die orderbird AG mit Personio jetzt 20 Prozent der Zeit, die sie für HR-Aufgaben aufgewendet hat.

Beispiel Spendesk

Um eine skalierbare Grundlage für das Personalmanagement zu schaffen, hat auch Spendesk, eine All-in-One-Plattform für das Ausgabenmanagement, auf Personio gesetzt. Für die schnelle und internationale Skalierbarkeitseiner HR-Funktion benötigte Spendesk ein optimiertes System, das die bisherigen, auf verschiedenen Plattformen verteilten Tools zum Verfolgen von Mitarbeitergeschichten, von Onboarding-Aufgaben, von Einstellungen und zukünftigem Onboarding ersetzte.  Außerdem musste das System auch Personalanforderungen in verschiedenen Ländern erfüllen.  Spendesk hat jetzt saubere und leicht auffindbare Daten an einem Ort. Zudem erleichtert Personio es dem HR-Team von Spendesk, Umfragen durchzuführen, Daten für bestimmte Mitarbeitergruppen zu analysieren, Berichte zu erstellen und die Gehaltsabrechnung vorzubereiten.

Workday bietet Lösungen für Ausgabenmanagement, Talentmanagement, Unternehmensplanung, Personaleinsatzplanung, Gehaltsabrechnung und setzt auf Machine Learning, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu ermitteln und um Einblicke zu ermöglichen, auf deren Grundlage Unternehmen schneller fundiertere Entscheidungen treffen können. Die Automatisierung periodischer Aufgaben verschafft den Verantwortlichen Zeit, sich stärker strategischen Aufgaben zu widmen.

Beispiel Netflix

So hat sich Netflix, Anbieter von abonnementbasierten Online-Streaming-Inhalten, für Workday entschieden, um den externen Bestellprozess zu verbessern, den Abschluss der Geschäftsbücher zu automatisieren und den Finanzabschluss schneller durchzuführen. Durch den Wegfall von Tabellenkalkulationen als Datenquellen oder manuellen Abstimmungen konnte die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Abgrenzungsbuchungen erhöht werden. Infolge der Automatisierung verschiedener Prozesse entfällt jetzt die Notwendigkeit, separate Anwendungsumgebungen in Google Sheets, Microsoft Excel und Integrationen zu verwalten. Darüber hinaus wurde die Skalierbarkeit der Finanzvorgänge verbessert.

Systemübergreifende Automatisierung

Aber nicht immer reicht ein Tool zur Automatisierung von Prozessen aus. Bei der systemübergreifenden Automatisierung wird eine Automatisierungsebene hinzugefügt, die alles miteinander verbindet. Vor allem, wenn Prozesse und Workflows über mehrere, unterschiedliche Systeme hinweg automatisiert und rationalisiert werden sollen, ist eine intelligente Plattform für die Automatisierung von Geschäftsprozessen (iPaaS) das geeignete Werkzeug für unterschiedliche Integrationsszenarien, wie Datenintegration, Systemintegration und hybride Integration. Dabei werden Datensysteme mit der täglichen operativen Arbeit und den Kommunikationskanälen zu den Mitarbeitern verbunden. Integromat ist so ein Tool zum Verbinden von Anwendungen und zum Automatisieren von Workflows mit einem visuellen Builder ohne Code. Es ermöglicht die Verbindung zu jeder API und die Erstellung komplexer Integrationen mit Hilfe integrierter Apps und Tools, ohne dass Kodierung erforderlich ist.

Automatisierung des Onboarding-Processes

Das Onboarding von Mitarbeitern ist ein wichtiger Prozess, der viele Unternehmen vor enorme Herausforderungen stellt. Ein mangelhaft bzw. schlecht organisiertes Onboarding kann negative Folgen haben. Da sich die Schritte im Onboarding-Workflow eines Unternehmens normalerweise wiederholen, ist dieser Prozess mit alltäglichen Tools einfach zu automatisieren. Wie bei anderen Geschäftsprozessen beinhaltet das Onboarding den Datenaustausch zwischen der Personalabteilung und dem neuen Mitarbeiter. Als Datenbank dient im vorliegenden Fall Airtable. Die Einrichtung und Integration erfolgt über Integromat. Der automatisierte Prozess sendet letztendlich eine E-Mail mit Links zu Dokumenten und Ressourcen an den neuen Mitarbeiter und weist ihm auf der Projektmanagement-Plattform eine Aufgabe zu. Die Daten des Airtable-Datensatzes werden dann an das Modul Slack > Create a Message weitergegeben. Hier erstellt Integromat automatisch eine Willkommensnachricht.

Neue Wege im Recruiting

Das Recruitment von technischen Talenten ist eine der größten und teuersten Herausforderungen. Recruitment-as-a-Service (RaaS)-Unternehmen setzen beispielsweise globale Werbekampagnen ein, um Ingenieure und Entwickler aus allen Teilen der Welt anzulocken oder setzen Heerscharen von Personalvermittlern ein, um auf LinkedIn und Xing alle Kandidaten einzufangen, die nicht bei drei auf dem Baum sind. Flexiple hingegen entschied sich, die ausgetretenen Pfade zu verlassen, indem sie den Recruiting-Prozess änderten und mit Integromat automatisierten. Die Freelancer melden sich bei dem mit Webflow von Flexiple entwickelten Self-Service-Web-Dashboard an, um neue Möglichkeiten zu prüfen. Die Login-Daten werden automatisch von Integromat synchronisiert. Wenn sich ein Freelancer um ein Projekt bewirbt, speichert Integromat die Details von Webflow in Airtable. Anschließend wird von Integromat automatisch eine „Erste Antwort“-E-Mail versendet. Darüber hinaus hat Flexiple auch das Erstellen von Freelancer-Accounts und das Aktualisieren von Projektdetails vollständig automatisiert.

Gemischtes Doppel

Auch Workato ermöglicht als Enterprise Automation Platform Unternehmen, ihre Anwendungen zu integrieren und Geschäftsabläufe zu automatisieren sowie Echtzeit-Ergebnisse aus Geschäftsereignissen zu erzielen. Die Plattform nutzt Machine Learning und patentierte Technologie, um die Erstellung und Implementierung von Automatisierungen schneller zu machen als traditionelle Plattformen. Workato setzt dabei auch auf eine Mischung aus API-basierter und UI-basierter Automatisierung.

Automatisiertes HR Onboarding Vorlage für Kunden Onbarding

Die Automatisierungsmöglichkeiten von Workato hat ChowNow genutzt, um die kostspieligen manuellen Onboarding- und Offboarding-Prozesse der Mitarbeiter zu automatisieren. Das manuelle Onboarding der Mitarbeiter nahm etwa 45 Minuten pro Neueinstellung in Anspruch, während das Offboarding etwa 1 Stunde pro entlassenem Mitarbeiter erforderte. ChowNow verwendet Workato dazu, um Zenefits, die zentrale Informationsdrehscheibe von HR, in Office 365 und Slack zu integrieren, um Einrichtungen, HR und Einstellungsmanager mit Updates zu versorgen. Dies bedeutet eine erhöhte Sicherheit, skalierbare Einstellungen, eine verbesserte Mitarbeitererfahrung und erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Auf diese Weise hat ChowNow 90 Prozent seines Onboarding- und Offboarding-Prozesses erfolgreich automatisiert, wodurch die Produktivität, Mitarbeitererfahrung und Sicherheit des Unternehmens gesteigert und gleichzeitig die Kosten gesenkt wurden. Darüber hinaus diente der Erfolg von Workato für das HR-Onboarding und -Offboarding als Vorbild für eine neue Automatisierungsmöglichkeit: das Onboarding neuer Kunden.

RPA-Automatisierung

Die Automatisierung mittels Robotic Process Automation (RPA) ist eine gängige Wahl für Organisationen mit vielen Routineprozessen, die sowohl manuell als auch repetitiv sind. Da RPA über das User Interface der Anwendungen interagiert, eignet sich diese Form der Automatisierung in erster Linie für Systeme und Anwendungen, für die es keine Application Programming Interface (API) gibt oder für die die Entwicklung einer entsprechenden Schnittstelle zu aufwendig und zu teuer ist. Da die Interaktion auf der Benutzeroberfläche einer Anwendung stattfindet, kommt diese Form der Automatisierung ohne Eingriff in die vorhandenen Systeme aus. Dabei ist aber auch eine Kombination von RPA- und API-Automatisierungstechnologien durchaus sinnvoll, um einen  ganzheitlichen Ansatz  zur End-to-End-Automatisierung zu erreichen.  

RPA und API Hand in Hand

So hat Micro Focus mittels RPA das Onboarding neuer Mitarbeiter automatisiert und UI-basierte Interaktion von RPA mit API-Operationen kombiniert. Dabei stößt ein HR-Mitarbeiter den RPA-Workflow über ein Self Service-Portal an. Der Workflow analysiert ein PDF-Formular mit OCR-Technologie. Dazu verwendet der Bot Office-365-Inhalte, um im SAP-System einen Benutzer anzulegen. Der Roboter bewegt sich zwischen mehreren Bildschirmen und ahmt menschliche Aktionen nach. Im letzten Schritt benachrichtigt der Bot den für die Einstellung des neuen Mitarbeiters verantwortlichen HR-Experten, indem er automatisiert eine Chat-Nachricht über die Slack-API versendet.

Document Automation

Die Automatisierung von Dokumenten (Document Automation) kann das Handling von Einstellungsunterlagen, Urlaubsanträgen, Stundenzetteln, Mitarbeiterverträgen und - vereinbarungen wesentlich effizienter machen.  So lassen sich beispielsweise mit Escriba automatisiert E-Mails und jegliche Form von Schriftverkehr mit einem einzigen Knopfdruck aus Workday erstellen. Dabei können On-Premise oder cloudbasierte Systeme angebunden und die Daten aus den unterschiedlichen Systemen im Dokument gemischt werden.

Einfache Dokumentenautomatisierung mit SAP

Die Escriba Enterprise Document Services (EDS) ermöglichen es SAP-Anwendern, Verträge, Dokumente, E-Mails, Anhänge, Broschüren aus der SAP-Anwendung heraus automatisiert zu erstellen und die zugehörigen Prozesse aufzurufen. Die zentral in einer Datenbank abgelegten Templates und Vorlagen können von allen SAP Systemen, Modulen und Plattformen genutzt werden. So werden Redundanzen vermieden und die Pflege von Dokument- und Textelementen vereinfacht. Die Document Services können sowohl in die traditionellen SAP GUI als auch in moderne Oberflächen, wie bspw. SAP UI5 eingebunden werden. Die Dokumentsprache ist unabhängig von der gerade genutzten Sprache der Benutzeroberfläche frei wählbar. Die ESCRIBA Rule Engine erlaubt eine abstrakte Modellierung des Regelungsgehalts von Dokumenten, wodurch Kontexte und Rechtsräume auswählbar werden.

KI-unterstützte Automatisierung

KI-unterstützte Automatisierung ist in der Lage, auch unstrukturierte Daten als Input zu verarbeiten und verfügt über die Fähigkeit, durch Erfahrung dazuzulernen, ihr Wissen zu erweitern und vor allem Vorhersagen zu treffen. Eine Fähigkeit, die gerade HR-Experten besonders schätzen, wenn es um die  Mitarbeiterfluktuation geht. Denn die ist für Unternehmen ein kostspieliges Problem. Eine Studie des Center for American Progress ergab, dass die Kosten für den Ersatz von Arbeitnehmern, vor allem wenn Führungskräfte oder bestbezahlte Mitarbeiter ersetzt werden sollen, für die meisten Arbeitgeber beträchtlich sind. Zu wissen, warum und wann Mitarbeiter am ehesten aus dem Unternehmen ausscheiden, ist wichtig, um Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung zu entwickeln und ermöglicht eine vorausschauende Planung neuer Einstellungen. Durch den Einsatz von Machine Learning (ML) kann HR Analytics herausfinden, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, welche Indikatoren darauf hinweisen und mit welchen Maßnahmen Unternehmen dem begegnen können, z.B. mit einem strategischen Bindungsplan für jede  Risikobewertungsgruppe.

Fazit

Welche die richtige Automatisierungstechnologie ist, hängt weitgehend von den Problemen ab, die  gelöst werden sollen, welcher Automatisierungsgrad angestrebt wird und welche System- und Anwendungsszenarien vorliegen. Auf jeden Fall macht es Sinn, das Thema in einem HR Bereich ganzheitlich zu betrachten. Bots and People hat diesen Ansatz beispielsweise bei einer Unternehmensberatung gewählt, deren Trainingsbereich einer Optimierung bedurfte. Zusammen mit den Mitarbeitern wurden alle Prozesse unter die Lupe genommen und die Prozesse festgehalten, die die Mitarbeiter als umständlich und nervig betrachteten. Anschließend wurden diese Prozesse mit dem jeweiligen Process Owner zusammen noch einmal einem Review unterzogen, wobei der Workflow, die Technologie und der jeweilige Business Case eingehend betrachtet wurden. Danach wurden  die infrage kommenden Prozesse aufbereitet, die Automatisierungsmöglichkeiten evaluiert und in einem Process Definition Document (PDD) für die jeweiligen Prozesse festgehalten. Auf dieser Basis erfolgt dann die Automatisierung der betreffenden Prozesse.

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