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Digital Process Automation (DPA) » Definition & Anwendung «

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Ein gutes Geschäftsprozessmanagement (GPM, engl. BPM) ist kein innovativer Ansatz einer Digitalisierungsstrategie, sondern seit jeher die zentrale Grundlage für erfolgreiches Wirtschaften. Die eigenen Kapazitäten optimal zu nutzen und flexible, effiziente und gut aufeinander abgestimmte Prozesse zu etablieren, bringt den entscheidenden Vorteil im Wettbewerb. Doch die Art und Weise, wie ein gut funktionierendes BPM-System Prozesse optimiert, hat sich mit der Digitalisierung entscheidend verändert. Hier kommt DPA ins Spiel.

Digital Process Automation (DPA): Was ist das überhaupt?

Es geht nicht mehr darum, einzelne analoge Arbeitsschritte zu koordinieren, sondern die digitalen Abläufe effektiv zu automatisieren, um Geschäftsprozesse schnell, fehlerfrei und ressourcensparend abzuwickeln. Als Folge dieser Notwendigkeit, entwickelt die digitale Prozessautomatisierung (DPA) das traditionelle Business Process Management weiter.

Digital Process Automation beschreibt das Automatisieren von digitalen Prozessen durch die breitgefächerte Software der Prozessautomatisierung – auch Process Automation genannt. Jeder Mitarbeiter kann auf alle für ihn wichtigen Informationen zugreifen und Geschäftsprozesse laufen effizienter und effektiver ab.

Mit Hilfe von DPA können Unternehmen schneller auf die Anforderungen ihrer Kunden reagieren und bleiben langfristig anpassungsfähig, um die digitale Transformation voranzutreiben. Eine prozessübergreifende Automatisierung legt die Grundlage für zukünftige Innovation. So können zum Beispiel neue Produkte direkt simuliert und auf Kundenfeedback getestet werden.

Digital Process Automation als Ergänzung zu BPM

Anders als beim Business Process Managment (dt. Geschäftsprozessmanagement), setzt der DPA-Ansatz voraus, dass alle Prozesse bereits digitalisiert und bereit sind, um automatisiert und optimiert zu werden. Während es bei den klassischen BPM-Tools vorrangig darum geht, durch Effizienz Kosten einzusparen, stehen bei der digitalen Prozessautomatisierung besonders eine verbesserte Kundenerfahrung, leichtere Handhabung für die Mitarbeiter und eine gut gelenkte Customer Journey im Vordergrund.

BPM und Digital Process Automation (DPA) schließen sich jedoch nicht aus – im Gegenteil: In zukunftsorientierten Unternehmen sollten sich die Ansätze ergänzen und digitale Prozessautomatisierung in die bewährte BPM-Strategie integriert werden.

Einsatzgebiete für Digital Process Automation

Schauen wir uns die digitale Prozessautomatisierung an einem Beispiel genauer an:

Kunden beschweren sich über angefragte, nicht vorrätige Artikel. DPA konzentriert sich nun nicht in erster Linie darauf die Bestandsverwaltung zu überarbeiten, sondern den Informationsfluss zum Kunden zu verbessern. Das heißt zum Beispiel online die Lagervorräte transparent und in Echtzeit anzeigen zu lassen.

Digitale Prozessautomatisierung hat immer die bessere Kundenerfahrung zum Ziel. Das umfasst zum Beispiel das Beantworten von Kundenanfragen und Beschwerden, schnelle Lieferungen oder unkomplizierte Bestellprozesse.

Vorteile von DPA

Digital Process Automation bietet folgende Vorteile für Unternehmen:

Spart Zeit

Mitarbeiter können sich auf zentrale Aufgaben konzentrieren, statt ihre Zeit mit Routineaufgaben zu verschwenden.

Reduziert Kosten 

Geschäftsprozesse können schneller und ressourcensparender abgewickelt werden.

Minimiert Fehler

Ineffiziente und fehleranfällige Abläufe können schnell identifiziert und optimiert werden. Daten sind hierbei der Schlüssel zum Erfolg.

Macht flexibler 

Management und Business können schneller auf Marktveränderungen reagieren und innovativer arbeiten.

DPA vs. RPA

Die Vorteile der digitalen Prozessautomatisierung ähneln denen, der robotergestützten Prozessautomatisierung – auch Robotic Process Automation (RPA) genannt. Mit Hilfe von RPA sollen repetitive, digitale Geschäftsprozesse durch Software-Roboter automatisiert werden. Die Bots können beispielsweise Tätigkeiten, wie das Sortieren von Daten, das Ausfüllen von Formularen und Tabellen oder das Versenden automatisierter Mails übernehmen. Hierbei freuen sich nicht nur die entlasteten Mitarbeiter, sondern auch das Management, welches sein Unternehmen nun endlich Lösungen für die ausufernden digitalen Prozesse zur Hand hat.

Während RPA hauptsächlich manuelle Aufgaben eliminiert, geht es bei DPA um eine dynamische Automatisierung, die den Kunden in den Mittelpunkt stellt. Die Digitale Automatisierung mit Robotic Process Automation ist ein ganzheitlicher Ansatz, der ein komplettes Automatisierungssystem im gesamte Business etabliert.

Prozessautomatisierung mit Zapier & Co.

Verschiedene Software kann dabei helfen, digitale Geschäftsprozesse zu verwalten und auf dieser Grundlage zu automatisieren und zu optimieren. DPA-Software sollte Workflows mit geringem Implementierungsaufwand bereitstellen und sich einfach bedienen lassen.

Eines der bekanntesten Automatisierungs-Tools ist Zapier. Mit einer großen Auswahl sogenannter Zaps (automatisierte Workflows) können verschiedene Abläufe automatisiert und Daten zwischen Anwendungen verschoben werden. Um sie zu bedienen, braucht es keine Programmiererfahrung.

Ein weiteres Tool ist IFTTT, welches etwas einfacher gehalten ist als Zapier. Während sich Zapier auf Geschäftsprozesse konzentriert, eignet sich IFTTT vor allem auch für persönliche, kleinere Automatisierungsaufgaben, zum Beispiel das automatische Ausschalten der Heizung.

Microsoft Flow ist eine Mischung aus IFTTT und Zapier, das sich auch auf Geschäftsprozesse konzentriert, jedoch etwas einfacher gehalten ist. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Tools, die in unserer Top 5 der besten BPM-Tools nachgelesen werden können. Wichtig zu erwähnen: Alle Tools bauen auf Daten auf und erleichtern das Management komplizierter Prozesse. Der persönliche Kontakt zu den Kunden und eine effektive Customer Journey sind stets das Ziel.

Fazit: DPA mit RPA und BPM kombinieren

Für eine erfolgreiche und nachhaltige Automatisierung sowie digitale Transformation sollten Unternehmen die verschiedenen Automatisierungsansätze integrieren und kombinieren. So arbeitet das Business nicht nur kostengünstiger und effizienter, sondern auch kundenorientierter. Außerdem entlastet es die Mitarbeiter enorm, die nun Zeit für den Kunden sowie kreative Arbeit aufbringen können.

DPA verbindet also effiziente Prozesse mit zufriedenen Mitarbeitern und Kunden – und das alles dank Prozessautomatisierung. So können sich Unternehmen langfristig auf dem Markt etablieren und Vorreiter für die digitale Transformation werden.

 

So führst du Process Automation in deinem Unternehmen ein:

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