ARTICLE

Process Automation: Make or Buy? »Update 2021«

Process Automation: Make or Buy? »Update 2021«
SHARE ARTICLE

Obwohl Unternehmen die Bedeutung von Technologien wie beispielsweise Robotic Process Automation (RPA), Process Mining oder auch Cloud Automation mit iPaaS für das Re-Engineering und die Optimierung ihrer Prozesse verstanden haben, herrscht vielfach immer noch Unsicherheit über den besten Ansatz. Dabei reicht es nicht aus, eine RPA-Lösung oder dergleichen nur für das Extrahieren, Sortieren oder Kopieren von Daten zu planen. Ein derartiges Automatisierungsdenken trägt dem Effizienzgedanken hinter Process Automation nur unzureichend Rechnung. Angemessen ist vielmehr ein ganzheitliches Verständnis dafür, wie die Automatisierung in bestehende Arbeitsabläufe und die betriebliche Plattform sinnvoll und gewinnbringend integriert werden kann. Unabhängig davon, ob du nun ein großes oder kleines Unternehmen hast, das nach einer Automatisierungslösung sucht, musst du dich mit der Frage auseinandersetzen: Make or buy.

In diesem Blogbeitrag beschäftigen wir uns deshalb mit den wichtigsten Faktoren, die zu berücksichtigen sind, um dir die Qual der Wahl zu erleichtern: Beauftrage ich eine Beratung mit der Automatisierung meiner Prozesse oder nehme ich die Automatisierung selbst in die Hand? Man könnte jetzt verallgemeinernd sagen, dass es naheliegend ist, einfache Prozesse selbst zu automatisieren und die Automatisierung komplexerer Prozesse externen Experten und Expertinnen zu überlassen. Aber das ist zu kurz gesprungen.

Buy: Process Automation als Quick Win

Outsourcen was man nicht kann und Profis auf ihrem Gebiet die Arbeit machen lassen – dieser Ansatz steckt hinter dem Gedanken, Prozessautomatisierung extern einzukaufen. Die Entscheidung, mit einer Beratung für Process Automation zusammenzuarbeiten, hat für Organisationen durchaus Vorteile. Wenn man eine neue Initiative in Angriff nimmt, insbesondere eine komplizierte, ist es sehr zeitaufwendig und erfordert besondere Fachkenntnisse, die vorhandenen Kapazitäten und organisatorischen Möglichkeiten ehrlich zu bewerten.

Ein idealer Partner verfügt über umfangreiche allgemeine Prozesskenntnisse und versteht die Details der Prozesse einer Organisation, um sie vor der Automatisierung zu optimieren. Erfahrene Partner haben entsprechendes Fachwissen im Bereich RPA, Process Mining oder auch iPaaS aufgebaut und können Erfahrungen aus Misserfolgen und Erfolgen beisteuern, um die Automation-Initiative so reibungslos wie möglich zu gestalten. Die umfassende Erfahrung mit beispielsweise den führenden RPA-Tools, iPaaS-Lösungen oder Process-Mining-Anbietern kann auch schnellere Entwicklungszyklen gewährleisten und damit das Time-to-Market verkürzen. Qualitativ hochwertige Partner wissen genau, wie der zusätzliche Einsatz ergänzender Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Maschinelles Lernen zu einer Lösung manchmal noch bessere Ergebnisse liefern kann (Stichwort: Hyperautomation). Ausgewiesene Process- und Automatisierungsexperten dokumentieren jeden Schritt der Prozessaufnahme, um die RPA-Favoriten eindeutig zu identifizieren und teure Fehlschüsse zu vermeiden. Zudem haben Beratungen mit ausgewiesenen Geschäftskenntnissen Erfahrung darin, die Investition so zu positionieren, dass sie den allgemeinen strategischen und wirtschaftlichen Zielen des Unternehmens dient.

Der Zukauf externer Expertise schafft den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen den Freiraum, sich auf das zu konzentrieren, was sie bereits können, während andere für sie Prozesse optimieren. Statt sich kompliziert in technische Details einzuarbeiten, übernehmen Experten und Expertinnen die Aufgabe, die darin deutlich effizienter sind – soweit zumindest die Theorie. Für Unternehmen bedeutet das, Komponenten auszulagern, bei denen die Zulieferer oder Dienstleister einen komparativen Vorteil haben, zum Beispiel durch niedrigere Kostenstrukturen oder größeres Know-how.

Für das Auslagern der Automatisierung spricht, dass man sich Ressourcen für das Kerngeschäft spart und eventuell zu besseren Automatisierungs-Ergebnissen kommt - vorerst jedenfalls. Viele Unternehmen beschreiten deshalb diesen Weg und engagieren teure Beratungsunternehmen, die einzelne Prozesse automatisieren. In diesem Zusammenhang sei der Automation Consultant genannt, welcher immer mehr in den Vordergrund tritt und sich beratungstechnisch voll auf das Thema Process Automation eingeschossen hat.

Nicht alles Gold, was glänzt

Aber wo Licht ist, ist auch Schatten: Einmal abgesehen davon, dass du den Grad der Expertise und des Wissens des Partners einschätzen musst, sowohl in Bezug auf Process Automation als auch in Bezug auf seine Prozesskenntnisse, darf man den Kostenfaktor nicht unterschätzen. Unternehmen kaufen eine Dienstleistung ein, von der sie bei Vertragsabschluss nicht genau wissen, ob ihre Erwartungen wirklich erfüllt werden. Externe Dienstleister können konkrete Prozesse gut automatisieren, es ist aber deutlich schwieriger, die gesamte Wertschöpfungskette zu optimieren und so den gesamten Workflow abzubilden. Sobald die Komplexität der Verwaltung einer Installation exponentiell mit der Anzahl der Bots, Prozesse und Prozessausnahmen wächst, haben viele Anbieter Schwierigkeiten, über den ursprünglichen Proof of Concept (POC) hinaus die Automatisierung zu skalieren.

Dies ist eine gefährliche Situation, da Prozessautomatisierung eine disruptive Technologie ist, die bei fehlerhafter Implementierung die Funktionsweise eines Unternehmens erheblich schädigen kann. Dazu kommt, dass der Einsatz eines externen Dienstleisters ein teurer Spaß werden kann, weil es mitunter viel Zeit kostet, einer technologisch nicht hundert Prozent sattelfesten externen Beratung sämtliche Abläufe und Prozesse zu erklären. Gerade kleinere oder mittelständische Unternehmen, die zu digitalen Vorreitern werden möchten, können sich teure Beratungen im großen Stil nur selten leisten. Des Weiteren darf nicht vergessen werden, dass das Wissen mit Abschluss des Vertrages genau so schnell aus dem Unternehmen wieder verschwunden ist, wie es kam. Wer langfristig planen möchte, stößt hier also an seine Grenzen.

Make: Process Automation langfristig gedacht

Die Alternative zur Beratungsfirma ist es, die Automatisierung intern anzugehen. Der offensichtlichste Vorteil des Do-it-yourself-Ansatzes für Process Automation sind die geringeren Investitionen, z.B. die Lizenzgebühren für die verschiedenen Automatisierungs-Tools (besonders iPaaS-Lösungen glänzen hier). Aber auch die Überzeugung, dass keiner die Unternehmensprozesse besser kennt als die Unternehmensleitung und die Fachabteilungen, lässt in vielen Unternehmen die Idee reifen, die Automatisierung von Prozessen selbst in die Hand zu nehmen und die Bots direkt selbst zu verwalten und damit den Zugriff auf die eigenen Daten, Systeme und Infrastruktur nicht aus der Hand zu geben.

Dieses Gefühl der Kontrolle und des geschützten Zugriffs ist ein treibender Faktor für viele Unternehmen, die einen Do-it-yourself-Ansatz für die Automatisierung ihrer Prozesse wählen. Der Besitz des geistigen Eigentums an den eingesetzten Bots ist ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes. Das Wissen bleibt im eigenen Unternehmen und kann bestmöglich ausgewertet werden – man selbst kennt seine Prozesse am besten.

Das bedeutet nicht, dass man sich zehn Programmierer und IT-Experten ins Team holen muss – Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können sich das Know-how für Prozessautomatisierung auch selbst aneignen. Allerdings reicht einmal googeln nicht, um ein Unternehmen nachhaltig zu automatisieren. Verschiedene Digitalisierung-Academies haben sich darauf spezialisiert, Unternehmen und ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf dem Feld der Automatisierung weiterzubilden. Diese weiterzubilden, bringt nicht nur für deren Jobprofil etwas, sondern auch das Unternehmen an sich. Die Weiterbildungen sind im Vergleich zur Beauftragung externer Firmen für die Automatisierung günstiger und nachhaltiger. Und selbst wenn du dich für externe Anbieter entscheidest, ist der Aufbau eines Teams ein großer Mehrwert für die Wartung, Skalierung oder Modifizierung deiner Automation-Lösung.

Um eine zukunftsgerichtete Automatisierung im Unternehmen selbst durchzuziehen, bedarf es an der Schnittstelle zwischen Fachwissen und Automatisierung - neben einem Automation Mindset - umfangreiche Kenntnisse der Geschäftsprozesse und der aktuellen Automatisierungs-Werkzeuge gepaart mit dem Wissen, diese im richtigen IT-Kontext anwenden zu können. Hierfür bietet sich beispielsweise der Automation Strategist als Kombination aus Business Process Management und Automatisierungsprofi an.

Kleiner Einschub: Automation Academies, wie die von Bots and People bieten in flexiblen Online-Kursen z. B. die Weiterbildungen zum Automation Strategist und Automation Champion an. Dieser Ansatz weicht von dem herkömmlichen inhaltlich monolithischen, eindimensionalen Ausbildungsverständnis von RPA mit sehr starkem Produktbezug ab. Neben der Vermittlung des notwendigen Automation Mindsets sowie umfangreichen Know-hows in den Bereichen Business Process Management, Process Mining, Robotic Process Automation, Workflow-Automatisierung in der Cloud (iPaaS) und Change Management werden hier Allrounder ausgebildet, die Prozesse analysieren und bewerten können, um sie schließlich zu automatisieren. Diese Schulungen erfordern kein großes Vorwissen und dauern gerade einmal 8 Wochen.

Unterstützt werden Unternehmen in ihrem Vorhaben, die Automatisierung ihrer Prozesse selbst in die Hand zu nehmen, durch Low Code/No Code-Automatisierungslösungen. Mit ihnen kann rein theoretisch fast jeder Mitarbeiter oder Mitarbeiterin mit wenig bis gar keinen Codierungskenntnissen im Alleingang eine komplexe Geschäftslösung für sein Unternehmen entwerfen und erstellen. Und das zu einem Bruchteil der Kosten für die Einstellung teurer Entwickler und Entwicklerinnen oder die Beauftragung eines externen Unternehmens für die Abwicklung des Designs und der Entwicklungsverantwortung.

Center of Excellence (CoE)

Mit einem Automation Strategist und einer No Code Lösung hat man schon den Grundstein gelegt für die Automatisierung in eigener Sache. Wer sich dafür entscheidet, die Automatisierung intern hochzuziehen, kann nun ein „Expertenteam“ für diese Aufgabe bilden. Idealerweise wird das intern vorhandene Automatisierungs-Know-how in einem Center of Excellence (CoE) gebündelt.

Aufgaben des CoE sind...

·       Prozesse des Unternehmens zu analysieren, abzubilden und Ineffizienzen zu entdecken,

·       zu entscheiden, welche Abläufe automatisiert werden sollen und eine Strategie zu entwickeln,

·       Prozesse zusammenzuführen und mittels Automatisierung zu optimieren,

·       den Informationsfluss transparenter zu machen.

Durch klare Verantwortlichkeiten kann Process Automation direkt angepackt und konkretisiert werden. Ein Center of Excellence ist ein Ausgangspunkt für die Entwicklung der Digitalen Transformation. Der Ansatz eignet sich allerdings mehr zur Realisierung von Langzeitzielen. Anfangen kann und sollte man erstmal klein. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen weiterzubilden und koordiniert Prozesse zu automatisieren, muss weder aufwendig noch teuer sein. Trotzdem ist es sinnvoll, ein Kompetenzzentrum im Hinterkopf zu behalten. Zuständigkeiten für Automatisierungsaufgaben sollten von Anfang an klar verteilt werden.

Langfristige Vorteile & Quick Wins

Den einen richtigen Weg für Process Automation gibt es nicht. Für den einen mag der Vorteil überwiegen, selbst keine Zeit in Prozessautomatisierung investieren zu müssen, während sich andere lieber weiterbilden und nachhaltig selbst automatisieren. Welche Strategie die bessere ist, hängt von der Struktur deines Unternehmens und den eigenen Präferenzen ab.

Man sollte sich aber immer vor Augen halten, dass Process Automation hochgradig skalierbar ist und es daher zwar wichtig ist, in größeren Dimensionen zu denken, es aber trotzdem Sinn machen kann, sich erst einmal Schritt für Schritt an die Automatisierung heranzutasten. Mache dir klar, wie sich die Prozessautomatisierung in deine bestehenden Workflows und Legacy-Systeme integrieren lässt. Denn für die Frage „Make or Buy“ spielt neben der Komplexität und den verfügbaren Ressourcen auch das Tempo, mit dem du eine Automatisierungslösung bereitstellst und erste echte Ergebnisse erzielen musst, sicherlich eine Rolle. Nichtsdestotrotz kann es - blickt man in die Zukunft und strebt eine Hyperautomatisierung an - nur von Vorteil sein, Know-how frühzeitig selbst im Unternehmen aufzubauen.

So startest du mir Process Automation!

Jetzt informieren!Process Automation: Make or Buy? »Update 2021«
More articles like this