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Die perfekte Prozessaufnahme: Schl├╝ssel zum Erfolg ­čöĹ

Die perfekte Prozessaufnahme: Schl├╝ssel zum Erfolg ­čöĹ
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Eine effiziente Prozessaufnahme geh├Ârt zu den am meisten untersch├Ątzten Faktoren in einer erfolgreichen Automatisierungsstrategie. Der Prozess der Prozessaufnahme kann bei den ersten Projekten noch manuell ablaufen. F├╝r eine dauerhaft gut gef├╝llte Prozess-Pipeline sollte man in jedem Fall ├╝ber eine Kombination aus Upskilling & Technologie nachdenken. Sowohl die manuellen Schritte, worauf es grundlegend bei der Prozessaufnahme ankommt, als auch die fortgeschrittene Variante werden wir euch in den folgenden Abschnitten genau erkl├Ąren.

Stadium des Unternehmens entscheidend

Wir sind gro├čer Fan agiler Methoden. Deshalb kommt es bei dem Mittel der Wahl zur Prozessaufnahme auf das Automatisierungsstadium des Unternehmens oder der Abteilung an. Befindet sich das Unternehmen noch ganz am Anfang, ist Automatisierung ein relativ unbekanntes Thema. Befindet es sich in der Proof of Concept-Phase ist das ein Indiz daf├╝r, dass eine manuelle Prozessaufnahme und das punktuelle Schaffen von Awareness f├╝r das Thema Automatisierung das richtige Mittel der Wahl ist.

Sind schon mehrere Prozesse automatisiert, ist das Unternehmen schon routinierter im Umgang mit der Prozessautomatisierung und hat bereits Erfahrungen bei der Prozessaufnahme, dann sollte sich zuerst darum gek├╝mmert werden, die Prozess-Pipeline kontinuierlich mit qualitativ hochwertigen Prozessen zu bef├╝llen.

Konkretes Beispiel: Prozessaufnahme bei gro├čer Unternehmensberatung

Die anonyme Unternehmensberatung brachte einige Kernprozesse mit, von denen letztlich rund 15 St├╝ck aufgenommen und automatisiert wurden. Zu Beginn jeder Prozessaufnahme m├╝ssen die Anforderungen von Seiten des Aufraggebers gekl├Ąrt werden, um eine gemeinsame Basis zu schaffen. So auch in diesem Fall, der stellvertretend f├╝r die meisten regul├Ąren Prozessaufnahmen herhalten kann.

Die Kriterien des Unternehmens:

  • Reduzierung der Komplexit├Ąt,
  • Verbesserung des ROI,
  • Wahl der Automatisierungstechnologie,
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit,
  • Senkung von Compliance-Risiken,
  • Steigerung der Zufriedenheit bei Mitarbeitenden.

Die anonyme Unternehmensberatung stand noch am Anfang ihrer Automatisierungsreise. Deshalb entschieden wir uns f├╝r die manuelle Aufnahme der Prozesse. Daf├╝r haben wir ein festes Set an Fragen in die einzelnen Sessions mit den Process Ownern mitgebracht.

Ablauf der Prozessaufnahme:

  1. Framing und Erkl├Ąrung des Vorhabens mit Process Ownern
  1. Einst├╝ndige Session zur Prozessaufnahme (Tipp: Eine Aufzeichnung hilft, um sich w├Ąhrend des Gespr├Ąchs auf die Fragen zu konzentrieren und den Prozess zu verinnerlichen.)
  1. Anfertigung einer High-Level Process Map
  1. Erstellung einer Zusammenfassung f├╝r jeden Prozess (Inhalte: Prozessbeschreibung, Inputdaten, involvierte Stakeholder, Dauer der Ausf├╝hrung, Frequenz, Konsumierte Zeit f├╝r den Prozess pro Jahr)
  1. Anfertigung einer ROI-Rechnung, Technologie-├ťbersicht sowie Benefits-Matrix

Auf Basis dieser Auswertung konnte das zust├Ąndige Department sich einen guten ├ťberblick dar├╝ber verschaffen, welche Prozesse zur Automatisierung geeignet sind und wo die jeweiligen Vorteile liegen. Anschlie├čend wurde ein sogenanntes PDD (Process Design Document) erstellt, welches als Grundlage f├╝r die Entwickler und Entwicklerinnen diente, um die Automatisierung letztlich erfolgsversprechend umzusetzen.

Dieser beispielhafte Ablauf beschreibt die manuelle Variante f├╝r Unternehmen, die gerade erst mit dem Thema Prozessautomatisierung starten. Wir wollen ebenfalls noch einen ├ťberblick dar├╝ber geben, was notwendig ist, um den Verlauf der Prozessaufnahme zu skalieren, um somit eine gef├╝llte Prozess-Pipeline zu schaffen.

Upskilling & Technologie bei der Prozessaufnahme

Eine gef├╝llte Prozess-Pipeline geh├Ârt zu den gr├Â├čten Pain Points von vielen Unternehmen, die ├╝ber die Proof of Concept-Phase hinaus gehen. Wir glauben, dass eine Automatisierung dieses Aufnahmeprozesse wichtig ist. Ein deutlich untersch├Ątzter Punkt ist aus unserer Sicht das Verst├Ąndnis f├╝r gute Prozesse bei den verantwortlichen Process Ownern zu schaffen. Das Verst├Ąndnis dieser Prozesseigent├╝mer und Prozesseigent├╝merinnen ist essenziell, um eine qualitative, gut gef├╝llte Pipeline sicherzustellen. Denn selbst ein perfekt automatisierter Prozess der Prozessaufnahme muss mit Input der Process Owner gef├╝ttert werden.

Bei der Frage danach, wie diese Informationen eingeholt werden k├Ânnen, die notwendig sind, um ein detailliertes Verst├Ąndnis des Prozesses zu erhalten, gibt es verschiedene M├Âglichkeiten:

  • spezielle Software-Angebote f├╝r die Prozessaufnahme
  • Kombinationen aus Formularen, Emails, Excel & einer iPaaS-L├Âsung (z.B. mit Integromat oder Power Automate)
  • eigene Unternehmens-App (z.B. mit Appsheet oder PowerApps von Microsoft)

Bei der Skalierung ist ist die Kombination aus Upskilling der Process Owner und eines effizienten automatisierten Prozesses entscheidend f├╝r den Erfolg. Ein Training zum Automation Champion oder sogar eine Weiterbildung zum Automation Strategist kann hier bereits Wunder wirken und f├╝r eine gut funktionierende und kontinuierliche Automatisierung von Unternehmensprozessen und somit Perfektionierung dieser sorgen.

Mit dem Process Discovery Workshop Automatisierungspotentiale erkennen!

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