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Die 10 größten RPA-Mythen: Experten-Talk mit Andreas Zehent

Die 10 größten RPA-Mythen: Experten-Talk mit Andreas Zehent
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Roboter sind schlauer, leistungsfähiger und ersetzen die menschliche Arbeitskraft bald vollkommen – solche und andere Thesen zeichnen für die Zukunft der Automatisierung in Industrie und Wirtschaft ein eher negativ konnotiertes Bild. Auch über Robotic Process Automation (RPA) hört man immer wieder solche Lagerfeuergeschichten, gespickt mit Halbwahrheiten und langlebigen Mythen. Im letzten Bots and People Podcast haben sich deshalb die Branchenexperten Oliver und Nico, gemeinsam mit ihrem Gast Andreas Zehent, auf die Suche nach den größten RPA-Mythen gemacht. Im Folgenden haben wir euch Auszüge aus dem Gespräch zusammengefasst.

Mythos Nummer 1

Alle Menschen werden arbeitslos, weil Roboter menschliche Angestellte ersetzen

Andreas: Das ist für mich wirklich ein Mythos. Wenn man einen RPA-Bot baut, kann man selten einen ganzen Mitarbeiter automatisieren. Ein Mitarbeiter macht nicht den ganzen Tag den gleichen Handgriff in Serie, sondern hat viele andere Tätigkeiten. RPA heißt Schritte zu automatisieren, die Mitarbeitern meist gar nicht so viel Spaß machen, zum Beispiel 200 Zeilen aus einer Excel-Tabelle zu copy-pasten. Die Tätigkeiten, für die Nachdenken und ein Urteil notwendig sind, werden bleiben.

Mythos Nummer 2

Roboter sind immer zu 100 Prozent akkurat

Oliver: Wenn man sich einen Prozess anguckt, den man potenziell automatisieren könnte, muss dieser dafür eigentlich schon an sich fehlerfrei sein. Sonst kommt nicht das raus, was der User erwartet. Auch die Fähigkeiten des Entwicklers sind entscheidend.

Nico: Ein Robot führt aber nur das aus, was ein Mensch ihm gesagt hat. Ich würde sogar sagen, er ist immer zu 100 % akkurat, aber führt dann halt auch fehlerhafte Gedanken eines Menschen aus.

Andreas: Ja, klassische RPA hat auch ihre Tücken. Man muss sich vorher schon Gedanken machen, wie genau der Prozess abläuft. Es gibt viele Ausnahmen, die man vielleicht nicht direkt abdecken kann und da muss ich sehr geschickt handhaben, wie ich das ganze Thema manage. Wenn der Robot die Ausnahme nicht kennt, dann macht er eben Standard. Er ist immer nur so gut, wie er definiert ist.

Mythos Nummer 3

RPA Developer brauchen keine Programmierkenntnisse

Andreas: Also für mich gibt es die Desktop-Automatisierung, wo sich jemand einen Bot als persönlichen Assistenten zur Hilfe holt. Das zweite Thema ist für mich RPA als Teil einer größeren Initiative im Verbund mit Workflows, OCR oder anderen intelligenten Technologien jeglicher Art. Das sind für mich zwei unterschiedliche Baustellen. Man braucht für den persönlichen Fall ein gewisses Verständnis, was man da tut und im größeren Fall braucht man natürlich IT-Kenntnisse: Man muss das Ganze skalierbar aufbauen und sauber implementieren. Ich komme und stecke es ein – ganz so einfach ist es nicht.

Oliver: Das ist sicher auch den Marketingkampagnen der RPA-Developer geschuldet, dass es ein Low-Code oder No-Code Tool ist, das jeder ganz einfach benutzen kann. Ich kann auch bestätigen, dass das so einfach nicht ist. Ich glaube aber schon, dass sich jemand, der vielleicht keine Programmiervorkenntnisse hat, in so ein Tool einarbeiten kann.

Andreas: Ja kann er und man kann es auch relativ schnell lernen. Man muss kein Full-Stack-Developer sein. Natürlich helfen Low-Code Formen von Automatisierung und werden in Zukunft auch noch besser werden.

Mythos Nummer 4

Robots können 24/7 unbeaufsichtigt bleiben

Nico: Das ist auch so eine Überzeugung, die häufig transportiert wird: Man programmiert es, steckt es ein und dann läuft es einfach so im Hintergrund. Aber es gibt natürlich auch beaufsichtigte Robots, die sinnvoll sein können. Wenn beispielsweise ein Call-Center-Mitarbeiter eine Datenbank-Abfrage machen will, also zum Beispiel alle Reklamationen ausgespuckt bekommen, dann ist das ein beaufsichtigter Robot.

Oliver: Genau, menschliche Interaktion ist an gewissen Stellen nicht nur sinnvoll, sondern auch erwünscht. Es gibt eben Dinge, die kann man den Robot nicht alleine entscheiden lassen.

Andreas: Es kommt sehr stark auf den Prozess an. Es gibt viele Bots, die wirklich in der Dunkelverarbeitung hinten auf dem Server laufen können. Aber natürlich braucht es da auch ein Monitoring und eine Qualitätssicherung.

Mythos Nummer 5

Beim Einsatz von RPA geht es immer nur um Kosteneinsparungen

Andreas: Es geht sehr viel um Effizienzen und Effizienzen und Kostensenkung sind für mich zwei paar Dinge. Effizienzen kann man natürlich sehr gut schaffen durch Bots, aber man kann auch sehr viel anderes machen, zum Beispiel das Kundenerlebnis verbessern. Von dem her würde ich den Bot nicht immer nur auf das Einsparungsthema reduzieren.

Mythos Nummer 6

Automatisierung ist günstiger als menschliche Arbeitskraft

Oliver: Das ist auch abhängig vom Prozess. Also bei komplexen Prozesse, die super aufwändig in der Maintenance sind, da würde ich mal behaupten, dass die nicht günstiger als eine menschliche Arbeitskraft sind.

Nico: Es kann auch sinnvoll sein, einen Prozess zunächst mal eine Zeit lang laufen zu lassen, bevor man an Automatisierung denkt. Zunächst mal den Prozess im Service Delivery Center zu optimieren und dann später zu automatisieren wird wahrscheinlich langfristig günstiger sein.

Andreas: Ich habe gerade so ein imaginäres Gespräch mit Walter Obermeyer im Kopf, der ja in eurer ersten Folge war, der jetzt wahrscheinlich irgendetwas in die Richtung sagen würde: „Jungs, ich will ja gar nicht, dass wir die Leute ersetzen. Sondern ich möchte, dass meine digitalen Arbeiter mit euren physischen Arbeitern zusammenarbeiten.“ Ich glaube in der Zukunft wird sich jeder einzelne Mitarbeiter so verändern müssen, dass er mit Technologie anders umgehen kann.

Mythos Nummer 7

Prozessautomatisierung (Low-Code) = RPA

Andreas: RPA ist überall, aber Low-Code ist breiter. Es gibt sehr viele Technologien, mit denen man sich beschäftigen kann: Prozess-Orchestrierung, Workflows, Decoupling von Entscheidungen… RPA ist ein Kernbaustein dessen, ich finde aber ein Workflow, der einen Prozess führt ist eine absolut wichtige Basis für die Skalierbarkeit von RPA. Auch Process Mining spielt eine Rolle.

Nico: Ich habe noch eine etwas provokative Frage: Ist RPA eigentlich nur eine Übergangs-Technologie, bis alle Unternehmen ihre Tools so sortiert haben, dass sie das gar nicht mehr brauchen?

Andreas: Es ist nichts für die Ewigkeit und RPA hat eine komplette Daseinsberechtigung und einen Business-Mehrwert und das ist wichtig. RPA wird noch lange da sein, es wird wachsen, bevor irgendwann mal eine andere Technologie kommen kann. Langfristig ist alles in einem Übergang.

Mythos Nummer 8

Alles kann irgendwie automatisiert werden

Oliver: Da stört mich allein schon das Wort „irgendwie“, das zeigt ja schon die fehlende Kenntnis über den genauen Prozess. Das bringt uns wieder zum Punkt, dass man erstmal den Prozess überprüfen sollte und eine Verschlankung vielleicht am Anfang besser ist.

Nico: Vielleicht kann ich sogar alles irgendwie automatisieren, die Frage ist nur, was dabei rauskommt. Wenn ich einen Chat-Bot baue, um ein Therapie-Gespräch zu simulieren, weiß ich nicht, ob das dem Patienten dann hilft.

Andreas: Stimme ich komplett zu. Ich glaube tatsächlich, man kann viel. Macht es Sinn? Da gibt es für mich Fragen. Das leitet zum nächsten Mythos über:

Mythos Nummer 9

Wenn Prozesse automatisiert werden sollen, ist die Technologie entscheidend

Andreas: Nein, es ist entscheidend was man erreichen will. Es ist entscheidend, dass man weiß warum es den Prozess gibt und was das Outcome von diesem Prozess sein soll. Und das sollte mit dem Menschen passieren und nicht gegen den Menschen oder am Menschen vorbei. Es gibt unendlich viele Möglichkeiten Probleme zu lösen und wenn man dann eine günstige, schnelle Art und Weise findet, wie man Menschen weiterhelfen kann, dann glaube ich macht man auch das Richtige.

Mythos Nummer 10

Der Einsatz von Technologien zur Automatisierung von Prozessen ist teuer

Oliver: Manchmal kann man gar nicht bemessen, was teuer und was nicht teuer ist. Denn wenn ich einen Menschen entlaste, in dem ich ihm repetitive Aufgaben abnehme und er dadurch mehr Zeit hat, sich Gedanken zu machen, wie er neue Geschäftsfelder erschließen kann, dann ist das was, was man im ersten Moment nicht direkt auf die Automatisierung zurückführen kann.

Nico: Und wenn man Technologien zur Automatisierung nicht mit RPA gleichsetzt, dann kann auch eine Anwendung von einem Tool wie Mailchimp zum Beispiel als Automatisierung bezeichnet werden und das sind sehr günstige Varianten. Wenn vorher eben Briefe versendet werden und das Ganze dann in Mailchimp automatisiert wird, dann ist das ein tolles, effizientes Projekt.

Andreas: Man muss ein erstes Investment machen. Es gibt aber auch keinen Return on Investment ohne Investment. Und wisst ihr, was noch viel teurerer ist: Wenn man als Unternehmen zurückfällt und nicht mehr strategisch interagieren kann, weil man den Anschluss verpasst hat.

Der Mensch bleibt im Mittelpunkt

Es geht bei der Automatisierung nicht nur um Kosteneinsparung, sondern um eine sinnvolle, stetige Transformation, die an Menschen ausgerichtet ist. Ein gutes Management ist wichtig, um sinnvoll zu automatisieren. Und schlussendlich geht es immer darum, Menschen zu unterstützen und nicht, sie zu verdrängen.

Alles über RPA auf einen Blick

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