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HR Strategy Guide: 7 Strategien für Process Automation im HR

HR Strategy Guide: 7 Strategien für Process Automation im HR
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Bewerbungen checken, Einladungen für Vorstellungsgespräche verschicken, Verträge aufsetzen oder Gehaltsabrechnungen schreiben: Die Liste repetitiver Prozesse in der Personalabteilung ist lang. Zeit für den Menschen im „Human Ressource Management“ bleibt oft kaum. Gut strukturierte Automatisierung kann das ändern und das zeitfressende Abtippen von Daten und Ausfüllen der immer gleichen Formulare überflüssig machen.

Strategien für eine erfolgreiche HR-Automatisierung

Obwohl es zahlreiche Ansatzpunkte für Robotic Process Automation (RPA) im Personalmanagement gibt, hinkt HR gegenüber anderen Bereichen, wie beispielsweise Finance, hinterher. In einer Studie der Unternehmensberatung KPMG geben zwei Drittel der befragten Unternehmen an, die Personalabteilung automatisieren zu wollen. Nur 40 Prozent der Firmen haben jedoch einen konkreten Plan dafür. Dabei kann HR-Automatisierung die Abteilung effizienter machen, Fehler vermeiden und Geld einsparen.

Wir zeigen dir sieben Strategien, mit denen du die HR-Automation starten kannst:

1. Recherchieren

Du musst dein Unternehmen nicht von heute auf morgen komplett umstrukturieren. Fange klein(er) an! Identifiziere lästige Aufgaben, die jeden Tag anfallen und automatisiere sie – etwa standardisierte Mails oder Formulare. Das bringt dir mehr, als im ersten Schritt das komplette System zu revolutionieren. Der Ansatz der Mikro-RPA geht sogar noch weiter und besagt, dass du damit starten solltest, Prozesse zu automatisieren, die maximal 5 Sekunden dauern. Darauf kannst du Schritt für Schritt aufbauen. Gehe danach, was dein Geschäft wirklich im Alltag voranbringt und Mitarbeitern die meiste Zeit frisst. Natürlich solltest du langfristig eine Strategie entwickeln. Recherchiere, wie gut deine IT aufgestellt ist oder ob es schon Ansätze für ein Data Warehouse gibt.

2. Awareness schaffen

Hast du dir Ziele gesetzt und einen ersten Überblick über vorhandene Strukturen gemacht, gilt es, sich spezifisch vorzubereiten. Verantwortliche Manager und Mitarbeitende können sich zu Automation Strategists ausbilden lassen. Außerdem sollten sie mit allen Mitarbeitenden im Voraus kommunizieren. Menschen, die konkret in die zu automatisierenden Prozesse eingebunden sind, können das Automatisierungs-Potential am besten einschätzen.

3. Potential ermitteln und priorisieren

Mit Hilfe des Inputs deines Teams und Technologien, wie Process Mining oder Geschäftsprozessmanagement, solltest du vor dem Start die Bereiche in der Wertschöpfungskette identifizieren, die das größte Potential für Automatisierung bieten. Wo geht am meisten Zeit verloren? Typische hochvolumige Prozesse im HR-Bereich sind das Onboarding, Recruiting oder Learning Management. Gerade das Einarbeiten neuer Mitarbeiter ist oft mit viel Papierkram (Verträge, Zugänge, etc.) und Fehlkommunikation verbunden. Hinzu kommen das Managen von Mitarbeiterdaten, Stundenzetteln, Spesenabrechnungen oder Urlaubsanträgen und natürlich das Abwickeln von Kündigungen.

4. Mitarbeiter mitnehmen

Stichwort Change-Management: Automatisierung funktioniert nur, wenn alle mitziehen. Es bringt nichts, wenn jemand von oben herab diktiert, welche Prozesse automatisiert werden sollen. Bevor du automatisierst, solltest du das Team darauf aufmerksam machen, was Automation im Alltag konkret bringt. Mitarbeiterin X muss nicht mehr drei Stunden am Tag Mails versenden, Mitarbeiter Y sitzt nicht einen Monat lang am Abschlussbericht. Wenn Menschen realisieren, wie RPA und Co. ihren Alltag positiv verändern können, unterstützen sie das Vorhaben. Dabei solltest du auch das Top-Managment und den Betriebsrat nicht vergessen und alle mit ins Boot holen.

5. Technologien wählen

Um die Automatisierung zu implementieren, musst du geeignete Technologien wählen und sie mit deiner IT-Abteilung absprechen. Tools für HR-Automatisierung sollten von überall zugänglich, auf einen Blick einsehbar, manipulationssicher und schnell implementierbar sein. Außerdem sollte ein individualisierter HR-Workflow erstellt werden können.

Neben den RPA-Tools und Process-Mining-Anbietern sollte auch die Prozessautomatisierung über die Cloud mit iPaaS-Lösungen als gute Ergänzung in Betracht gezogen werden. Bei vorhandenen Schnittstellen sind so ganze Workflow-Automatisierungen ohne weiteres möglich. Anbieter hierfür sind beispiesweise Zapier oder Integromat.

6. Geeigneten POC auswählen

Mit einem PoC (Proof of Concept) solltest du prüfen, ob die Technologien, die du nutzen willst auch wirklich in der Praxis funktionieren und zu deinen Anforderungen passen. Suche dir schnell automatisierbare Prozesse aus, um dein Konzept zu checken und zu optimieren. Wenn du möchtest, kannst du dir Hilfe von Automatisierungs-Experten oder Expertinnen holen.

7. Mit Vorsicht automatisieren

Alle bisherigen Punkte lassen sich auch auf andere Abteilungen übertragen. Gerade im HR-Bereich ist es jedoch wichtig, nicht zu vergessen, dass es um Menschen geht. Bereiche, die menschliche Nähe, Empathie und Einfühlungsvermögen benötigen, solltest du selbstverständlich nicht automatisieren. Talente sollten nicht von Bots, sondern nach wie vor von Menschen gefördert werden.

Automatisiere FÜR den Menschen

Du kannst mit der Automatisierung im HR-Bereich großen Impact erzielen, wenn du die Veränderungen strukturiert angehst. Dabei geht es aber NICHT darum, Prozesse zu automatisieren, bei denen die menschliche Nähe zentral ist. Es geht darum, den Menschen wieder in den Mittelpunkt des Unternehmens zu stellen und ihn von repetitiven, lästigen Aufgaben zu befreien. So kann er sich wieder auf die Prozesse konzentrieren, die dein Unternehmen voranbringen.

Du willst mit Prozessautomatisierung durchstarten?

Hier informieren!HR Strategy Guide: 7 Strategien für Process Automation im HR
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