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Business Process Automation (BPA): Alles, was du wissen musst!

Business Process Automation (BPA): Alles, was du wissen musst!
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Prozesse gibt es in jedem Unternehmen. Ein Prozess ist dabei eine mit bestimmten Regeln verbundene Abfolge von Aktivitäten und Aufgaben mit dem Ziel, einen messbaren Beitrag zum Erreichen des Unternehmensziels zu leisten. Deshalb wird vielfach auch nur von einem Geschäftsprozess geredet. Jeder Prozess hat einen Anfang und ein Ende, einen oder mehrere Auslöser und führt zu einem bestimmten Ergebnis. Prozesse können einfach oder komplex sein, abhängig von der Anzahl der Schritte, die der Prozess erfordert, und der Anzahl der beteiligten Systeme.

Was ist Business Process Automation?

In den letzten Jahren haben technologische Entwicklungen verschiedene Tools hervorgebracht, die die unterschiedlichsten Arten von Prozessen automatisieren können und so Lösungen für die innefizienten und zeitfressenden Arbeitsabläufe in Unternehmen bereitstellen. Business Process Automation (BPA) – auf Deutsch Geschäftsprozessautomatisierung - wird von Gartner definiert „als die Automatisierung komplexer Geschäftsabläufe und -funktionen, die über die herkömmliche Datenmanipulation und Aufzeichnungsaktivitäten hinausgehen, in der Regel durch den Einsatz moderner Technologien. Sie konzentriert sich auf den "run the business" im Gegensatz zum "count the business" und befasst sich oft mit ereignisgesteuerten, unternehmenskritischen Kernprozessen.“

Was ist der Unterschied zu Business Process Management?

Business Process Management (BPM) - auch Geschäftsprozessmanagement genannt - legt den Fokus auf das Ganze, um sämtliche Abläufe aufeinander abzustimmen und zu verbessern. Es beschreibt Methoden sowie softwaregestützte Techniken, die Business Processes analysieren, modellieren, flexibler, transparenter und vor allem effizienter machen. Im Großen und Ganzen geht es somit um die Optimierung von Geschäftsabläufen mit gleichzeitiger Entlastung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Dagegen legt BPA den Fokus auf die Verbesserung spezieller Geschäftsabläufe. Das Spektrum reicht von der Eingangserkennung über automatisierte Antworten bis hin zur Entscheidungsautomatisierung.

Wozu kann BPA eingesetzt werden?

Geschäftsprozessautomatisierung ist die Automatisierung von Prozessen durch Technologie, um die Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. BPA kann dazu eingesetzt werden, um die Automatisierung von wiederkehrende Aufgaben zu ermöglichen, Daten zu sammeln und zu verwalten, Datenquellen und -dienste zu verbinden und zu integrieren und Apps zu erstellen. BPA sammelt dazu Daten sowohl aus strukturierten und aufgeschlüsselten Informationen als auch aus unstrukturierten Daten aus sozialen Medien und Kundenverhaltensmustern.

Info: Wenn du Beispiele sehen willst, wie Business Process Automation in der Praxis eingesetzt werden kann, dann schaue dir unsere beiden in der Praxis mehrfach erfolgreich implementierten Use-Cases Aumass eVergabe Automation und SAP Ariba Automation an.

Was leistet Business Process Automation?

Business Process Automation erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und die Leistung und senkt die Mitarbeiterfluktuation, weil durch die Automatisierung Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen entlastet werden. Durch Business Process Automation können Unternehmen definieren, skizzieren und analysieren, wie aktuelle Arbeitsabläufe ablaufen und verwaltet werden, um Prozessverbesserungen durchzuführen. BPA rationalisiert Prozesse und ermöglicht es, den Fortschritt und den aktuellen Status eines Vorgangs zu sehen. Wenn die Dinge automatisch ihren Weg gehen, spart das von Natur aus Zeit, da ein unnötiges Hin und Her zwischen den involvierten Parteien entfällt. Business Process Automation ist in der Lage, das Compliance Risiko zu senken, indem es Prüfpfade aufzeichnet, die Historie der stattgefundenen Operationen sichert, Berichte erstellt und Dashboards automatisch aktualisiert, um eine konsistente Übersicht und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Wie geht man bei BPA vor?

Im ersten Schritt müssen die Prozesse identifiziert werden, die automatisiert werden können. Dann müssen sie analysiert werden, um sie hinsichtlich der betrieblichen Effizienz und der Gesamtleistung bewerten zu können. Anschließend sollten klare Ziele und Leistungsanforderungen skizziert werden, um zu bestimmen, welche BPA-Technologien die Anforderungen am besten erfüllen. Es folgt die Auswahl der passenden Technologie für die geplante Business Process Automation, die nicht nur skalierbar, sondern auch flexibel genug ist, um Business Data aus bestehender Software zu extrahieren und um nahtlos mit den Informationen arbeiten zu können. Sobald die BPA-Technologien ausgewählt und die notwendigen Komponenten angepasst sind, muss die neue Technologie implementiert und in bestehende Software integriert werden.

Da die eingesetzte BPA-Software, bzw. die BPA-Tools nicht statisch sind, müssen sie ständig überwacht werden, damit sie reibungslos funktionieren und immer auf dem aktuellsten Stand sind. Business Process Automation ist - entgegen des ersten Gefühls - kein Selbstläufer und bedarf auch nach der Implementierung weiterer Beobachtung und Anpassung, um perfekt zu funktionieren.

Welche Prozessarten eignen sich für BPA?

Operative Prozesse, auch Kerngeschäftsprozesse genannt, sind die Aktivitäten, die dem Unternehmen und dem Kunden einen direkten Mehrwert bringen. Solche Geschäftsabläufe sind unabdingbar und ihr Funktionieren ist entscheidend, weil sie für den Umsatz sorgen. Daneben gibt es noch die unterstützenden Prozesse, die nicht unbedingt für das Endprodukt verantwortlich sind, aber dazu beitragen, dass das gesamte System reibungslos funktioniert. Hierzu zählen beispielsweise die diversen Marketing- und Kundenbindungsaktionen, das Rechnungswesen, das Mitarbeiter-Onboarding und die Auftragsabwicklung. Ohne sie würden selbst die besten Organisationen zusammenbrechen. Integrationsprozesse beziehen sich auf die Integration von Systemen oder Diensten, z.B. um Microservices zu orchestrieren oder die Konsistenz bei der Remote-Kommunikation zu gewährleisten.

Wie findet man die richtigen Geschäftsprozesse?

Als Teilaspekt des modernen Business Process Managements eignet sich Process Mining besonders dafür, Prozessabläufe zu entdecken, indem leicht verfügbares Wissen aus den Ereignisprotokollen von Informationssystemen extrahiert wird. Process Mining verschafft den Unternehmen eine vollständige Transparenz darüber, wie die Prozesse wirklich funktionieren. Mit diesen Erkenntnissen können Unternehmen dann die richtigen Kandidaten zur Prozessautomatisierung identifizieren. Mit Hilfe von Process Mining können Unternehmen Arbeitsabläufe vollständig und genau, basierend auf den Fakten, analysieren sowie Engpässe, Abweichungen und ineffiziente Arbeitsabläufe, die automatisiert werden sollen, erkennen.

Welche Möglichkeiten und Arten für BPA gibt es?

BPA-Werkzeuge sind für die Automatisierung und den Kontrollfluss von mehrstufigen Prozessen zuständig. Verschiedene Geschäftsbereiche haben spezifische Automatisierungsbedürfnisse und diese Bedürfnisse können durch spezialisierte Prozessautomatisierungs-Software erfüllt werden, die komplexe, von mehreren Systemen abhängige Arbeitsschritte in eine effektive Automatisierung überführen. Die verschiedenen BPA-Tools stellen die jeweils fehlenden Schnittstellen zwischen Systemen und Software her, die bisher von Menschen ausgefüllt wurden. Ihr Vorteil liegt in der Fähigkeit, auf verschiedenen Infrastrukturtypen ausgeführt werden zu können, beispielsweise auch am Netzwerkrand oder Edge, wo die Geschäftsentscheidungen getroffen werden, und in Cloud-Umgebungen, die sich bedarfsabhängig skalieren lassen.

Geschäftsprozessmanagement (BPM)

Das von Gartner als "Intelligent Business Process Management (iBPM)" bezeichnete Tool benutzt im Wesentlichen ein Business Process Management (BPM)-Tool und reichert es mit zusätzlicher Künstlicher Intelligenz (KI) und/oder ähnlichen Cloud-Funktionen an. Für die erfolgreiche Bewältigung der Digitalen Transformation müssen Business Process Management und seine Bausteine als Katalysatoren in den verschiedenen Phasen des Wandels verstanden werden – von der Starthilfe, über Prototypisierung und Operationalisierung bis hin zur Automatisierung und Skalierung von Prozessen. Als konsolidiertes Tool bedient sich iBPM Geschäftsregeln, Big Data Mining, Maschinelles Lernen, Cloud Computing und Künstlicher Intelligenz (KI).

Robotic Process Automation (RPA)

Eine Automatisierung ohne Änderungen an den Altsystemen ist spätestens seit der Einführung von RPA (Robotic Process Automation) möglich. RPA bietet ihren Anwendern die Möglichkeit, beliebige regelbasierte Prozesse oder einzelne Abschnitte mit Hilfe digital lesbarer Eingaben durch sogenannte Software-Roboter, die die menschliche Interaktion mit den Systemen imitieren, ausführen zu lassen. Es handelt sich um maßgeschneiderte Programme, die nach der Programmierung selbstständig auf Firmenrechnern und innerhalb der gewünschten Anwendungen arbeiten, so wie es ein Mitarbeiter tun würde.

Digital Process Automation (DPA)

Die Evolution von BPM (Business Process Management), die sich auf die Optimierung von Geschäftsabläufen für mehr Effizienz und eine schlankere Ausführung konzentriert, führte zur DPA (Digital Process Automation), wie wir sie heute kennen. Bei DPA dreht es sich um die Erstellung und Implementierung von Anwendungen und Workflows, die fehlende Schnittstellen zwischen Altsystemen rationalisieren und automatisieren. DPA-Softwarelösungen umfassen Anwendungen, die die Brücke zwischen Systemen und Anwendern schlagen und den Workflow vereinfachen, der den manuellen Geschäftsprozess ersetzt. DPA ist zunächst die Digitalisierung und dann die Automatisierung, um diesem eine kundenzentriertere Ausführung als oberste Priorität zu ermöglichen. Bei DPA geht es nämlich nicht nur um die Mitarbeiter, sondern besonders um den Kunden.

Integrationsplattform-as-a-Service (iPaaS)-Tools

Integrationsplattform-as-a-Service (iPaaS)-Angebote, wie beispielsweise Zapier oder Integromat, bieten grundlegende Möglichkeiten zur Implementierung einer Prozessablauflogik. Die intelligente Plattform für die Automatisierung ist eine Cloud-Software für verschiedene Integrationsszenarien wie Datenintegration, Systemintegration, hybride Integration und zur Verwaltung des Integrationsflusses innerhalb der Cloud. iPaaS löst viele der Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, wenn sie mit unterschiedlichen Geschäftsabläufen arbeiten: von der Konsolidierung bestehender Daten über die Integration neuer Daten bis hin zur Verwaltung aller Informationen unter einem Dach. IPaaS ist eine relativ neue und revolutionäre Art von Business Process Automation und eignet sich aufgrund der leichten Zugänglichkeit, dem ausgelagerten Service und geringen Hürden hervorragend für die ersten Schritte mit BPA.

Intelligente Prozessautomatisierung (IPA)

Intelligent Process Automation (IPA) - der Analyst Gartner spricht auch gerne von Hyperautomation - ist die Sammlung von Technologien und Software, die kombiniert werden, um digitale Prozesse zu verwalten, zu automatisieren und zu integrieren. Zu den primären technologischen Möglichkeiten, aus denen IPA besteht, gehören die Digital Process Automation (DPA), Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI). Die Zusammenführung von Anwendungen der KI und verwandten Techniken, wie Computer Vision, kognitive Automatisierung und Deep Learning mit RPA katalysiert reichhaltigere Automatisierungsmöglichkeiten, die noch mehr Geschäftswert für Unternehmen freisetzen.

Cloud Automation

Das Bereitstellen und Betreiben von Unternehmens-Workloads in der Cloud ist ein zeitaufwendiger, weil manueller Prozess. Eine ordnungsgemäße Implementierung einer Cloud-Automatisierung spart nicht nur Zeit und Geld, sondern ist auch schneller, sicherer und skalierbarer als das manuelle Ausführen von Aufgaben. Denn Unternehmen können so zuverlässigere, automatisierte Workflows erstellen. Mit Hilfe von Cloud-Orchestrierungstools kann die Workload-Bereitstellung und -Verwaltung so kodifiziert werden, dass Routineprozesse in Zukunft problemlos wiederholt werden können.

Make or Buy

Neben der Frage, ob man die Automatisierung seiner Geschäftabläufe selbst in die Hand nimmt und intern entsprechendes Know-how aufbaut, oder extern einkauft, steht für alle Unternehmen, die die Automatisierung nachhaltig betreiben wollen, auch die Überlegung im Raum, ein eigenes Center of Excellence (CoE) aufzubauen. Ein etabliertes Center of Excellence vereinfacht die Weiterentwicklung und Implementierung von Automatisierungstechnologien, wie beispielsweise RPA oder iPaaS, und beschleunigt die Bereitstellung fortschrittlicher, KI-getriebene Techniken und steigert kontinuierlich den Automatisierungsgrad.

Fazit

Die Automatisierung von Geschäftsabläufen ist nicht mehr nur ein Luxus für größere Unternehmen, sondern für jede Größe zu einer unverzichtbaren Voraussetzung für den anhaltenden Erfolg geworden. Welche Lösung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen dabei die richtige ist, hängt ganz entscheidend von den Anforderungen und der strategischen Zielsetzung ab. Generell hat Business Process Automation aber eine Reihe von Vorteilen im Gepäck, zu denen eine verbesserte Produktivität genauso gehört wie eine erhöhte Prozesstransparenz, geringere Kosten, eine schnelle Prozessabwicklung und eine effektivere Nutzung der Mitarbeiterressourcen. Business Process Automation schafft effektive, effiziente Prozesse und reduziert gleichzeitig die Fehlermöglichkeiten deutlich.

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