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Prozesse automatisieren: 5 Schritte zum Erfolg ✔

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Effizienter, kostengünstiger und fehlerfreier: Die Prozessautomatisierung bringt zahlreiche Vorteile. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können sich auf wichtige Probleme und Herausforderungen konzentrieren und müssen sich nicht länger mit lästigen, monotonen Routineaufgaben rumschlagen. Doch wo ansetzen, um Geschäftsprozesse erfolgreich zu automatisieren?

Prozesse automatisieren in fünf Schritten

Die Automatisierung von Prozessen, mit beispielsweise Robotic Process Automation (RPA) oder auch iPaaS-Lösungen, war nicht nur 2020, sondern ist auch 2021 immer noch in aller Munde. Erfahre im Folgenden, welche fünf Schritte du gehen musst, um Prozesse erfolgreich in deinem Unternehmen zu automatisieren.

Info: Um diesen Guide anwenden zu können, wird der Aufbau von internen Kompetenzen empfohlen. Es ist allerdings auch möglich, die Schritte mit externen Experten und Expertinnen zu gehen. Welche Vor- und Nachteile sich daraus ergeben, kannst du im Artikel "Make or Buy" nachlesen.

1. Mit Process Mining Geschäftsabläufe analysieren

Um überhaupt automatisieren zu können, gilt es zunächst den vorhandenen Prozessen ihre Geheimnisse zu entlocken und die Workflows im Unternehmen zu analysieren. Viele Prozesse sind komplex und undurchsichtig – Produkte durchlaufen bis zum Vertrieb zahlreiche Stationen. Vor allem in größeren Unternehmen können die verschiedenen Aufgaben, Tätigkeiten und Daten schnell unübersichtlich werden. Oft ist es nicht direkt ersichtlich, wo es hakt. Process Mining hilft dabei, sich einen Überblick zu verschaffen, an welchen Stellen Einsparpotenzial liegen könnte. Mögliche Software und Anbieter sollten vorher genau ausgesucht werden.

Mit dieser Technologie kann jeder Prozess schnell rekonstruiert, visualisiert und durchschaubar dargestellt werden. So identifiziert es ineffiziente Prozesse und weist auf Mängel im Geschäftsablauf hin. Das können zum Beispiel von der Bestellung abweichende Rechnungen oder Daten sein, die manuell nachgebessert werden müssen.

Die Mining-Technologie kann in allen möglichen Bereichen von Unternehmen angewandt werden. So wird Verbesserungspotenzial in Buchhaltung und Rechnungswesen, Einkauf, Fertigung, Controlling, Logistik, Human Ressources oder Vertrieb sichtbar. Dabei wird nicht nur der Ideal-Prozess analysiert, sondern auch mögliche Ausnahmen, Fehler und Abweichungen, die passieren können. Es dient somit als ideale Grundlage für RPA-Roboter und Co., denn so wird festgestellt, wo sich das Automatisieren wirklich lohnt und der Stift im Unternehmen angesetzt werden muss. Gerade bei komplexeren Workflows sollte nicht kopflos automatisiert werden, sondern bereits vorher ein ausgeklügelten "Schlachtplan" vorhanden sein.

2. Prozesse für RPA und Co. vorbereiten

Werden Abläufe identifiziert, die häufig nicht wie geplant stattfinden, beziehungsweise unnötigerweise mehrfach an verschiedenen Stationen bearbeitet werden, sollten diese schon vor der eigentlichen Automatisierung vereinfacht werden. Das Ablegen von Daten in bestimmte Ordner, der Kundenkontakt oder der Wareneinkauf sollten standardisiert sein, um möglichst wenige Varianten automatisieren zu müssen. Die Automatisierung ist so effektiver und einfacher implementierbar.

Das Stichwort, welches zu Beginn einer jeden Automatisierung stehen sollte, ob RPA-, iPaaS- oder API-Automation, ist: Standardisierung. Es ist nicht sinnvoll, wenn ähnliche Prozesse nicht nur abteilungs-, sondern auch standortübergreifend verschiedene Abläufe haben und somit auch verschiedene Automatisierungslösungen benötigen. Hierbei ist es auch egal, ob es sich um einen RPA-Bot oder eine gesamte Workflow-Automatisierung in der Cloud handelt.

3. Passende Automatisierungsmethode wählen

Sind die ineffizienten Abläufe identifiziert, sollte die Prozessautomatisierung strukturiert geplant werden, um den Prozessen die passende Automatisierungsmethode zuzuweisen. Hier gilt es, nicht nur einzelne Teilabschnitte der zu automatisierenden Aufgaben zu betrachten, sondern ein Gesamtkonzept der Automatisierung und Strukturen zu entwickeln. Die zentralen Fragen: Die IT grundlegend verändern oder vorhandene Strukturen verbessern und welche Technologie soll für die Prozessautomatisierung verwendet werden. Muss es RPA sein oder geht es auch über die Schnittstelle oder sogar mit einer iPaaS-Lösung? Viele Laien wissen nämlich nicht, dass es noch deutlich mehr als die gehypten Roboter gibt und RPA nur eine von vielen Möglichkeiten darstellt.

Im Falle einer fundamentalen Veränderung von Prozessen eignet sich methodisch gesehen das Business Process Reengineering (BPR). Mit BPR wird das System von Grund auf revolutioniert. Wir konzentrieren uns hier auf KVB-Maßnahmen, also kontinuierliche Verbesserungen. Hier sollen ineffiziente Teilprozesse in kleinen Schritten verbessert werden, ohne das grundlegende System zu verändern. Diese Teilaufgaben können mit Hilfe von RPA oder iPaaS automatisiert werden. Da diese einfach und kostengünstig implementierbar sind, können sich diese Technologien nach einer Kosten-Nutzen-Abwägung teilweise sogar dann lohnen, wenn BPR-Lösungen die Schnittstellen noch weiter verbessern könnten.

Um die richtige Reihenfolge der Automatisierung festzulegen, eignet es sich, ein Portfolio anzulegen und nach Wichtigkeit zu priorisieren. Ein Automation Strategist, welcher sich mit genau solchen Dingen befasst, plant schließlich die Vorgehensweise und koordiniert die Zusammenarbeit der verschiedenen Automatisierungsspezialisten. Er weiß, ob sich die Automatisierung lohnt, ob es RPA oder eine andere Technologie sein muss, welche Software angeschafft werden solte und wie die Implementierung sowie Überwachung ablaufen müssen. Dies macht ihn perfekt geeignet für den Aufbau und die Führung eines Center of Excellence.

4. Automatisierung langsam implementieren

Um jeden mitzunehmen, ist es wichtig, nicht von einem auf den anderen Tag das Unternehmen umstrukturieren zu wollen und die Tätigkeiten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu disruptieren. Auch die Automatisierung selbst ist ein Prozess: Mitarbeiter sollten rechtzeitig informiert werden und an professionellen Weiterbildungen für RPA und Co. teilnehmen. Eine passende Infrastruktur muss ebenfalls für eine umfassend erfolgreiche Prozessautomatisierung im Unternehmen bedacht werden.

Da sich die Arbeitsweise und Art der Tätigkeiten durch Automation verändern, können viele anfangs skeptisch gegenüber der neuen Technologien sein. Mitarbeiter müssen Chancen aufgezeigt bekommen, die sich durch Digitalisierung und Automatisierung ergeben – etwa die Reduktion von lästigen Routineaufgaben. Prozessautomatisierung sollte bestenfalls schrittweise eingeführt werden, so dass alle Zeit haben, sich an die neuen Abläufe zu gewöhnen. Ein effektives Change Management hilft die Prozessautomatisierung langfristig als willkommene Digitalisierungsmaßnahme zu etablieren.

5. Teilautomatisierung überwachen und verbessern

Process Mining kann nicht nur klassische Geschäftsabläufe und digitale Tätigkeiten analysieren, sondern auch teilautomatisierte Prozesse überwachen und so weitere Verbesserungen anstoßen. Nachdem Automatisierungs-Software, wie beispielsweise RPA-Tools, eingeführt ist, sollte kontinuierlich überprüft werden, ob sie fehlerfrei läuft und ob die Mitarbeiter problemlos mit dem Software-Roboter interagieren. Um die Geschäftsprozesse noch effizienter zu machen, kann die Software dann gegebenenfalls angepasst und auf weitere Geschäftsbereiche ausgeweitet werden.

Erfolg durch Planung

Automatisieren sollte gründlich durchdacht und geplant sein, um optimal davon zu profitieren. Hierfür eignet sich ein Automation Strategist, der sich mit allumfassenden Analysen und Planungen auseinandersetzt. Gemeinsam mit einen Process Mining Architect müssen die Geschäftsabläufe genau analysiert werden, um die richtigen Prozesse zu automatisieren. Außerdem sollte der RPA Developer nur schrittweise Prozessautomatisierungen implementieren und diese kontinuierlich verbessern. So können Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben. Es geht schließlich nicht nur darum, eine Software oder einen Roboter automatisiert zum laufen zu bekommen, sondern auch ganzheitlich und planvoll voranzugehen.

Wie Erfolg in der Praxis aussehen kann, kannst du dir in unseren Use-Case-Beiträgen über die Beschaffungsautomatisierung bei SAP Ariba oder die Automatisierung der aumass eVergabe anschauen. Hierbei kam eine Kombination aus RPA- und API-Automatisierung zur Anwendung.

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