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Aumass eVergabe: So verpasst du keine Ausschreibungen mehr!

Aumass eVergabe: So verpasst du keine Ausschreibungen mehr!
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Unternehmen stehen zunehmend unter starkem Druck, den digitalen Wandel zu beschleunigen. Die Wahl der richtigen Automatisierungstechnologie ist dabei die halbe Miete. Robotic Process Automation (RPA) ist längst nicht die einzige Automatisierungstechnologie. Neue Wege, um RPA in Zusammenarbeit mit anderen Technologien, wie beispielsweise APIs (Application Programming Interface), zu nutzen, gewinnen zunehmend an Popularität. So auch im folgenden Beispiel, welches sich mit der Automatisierung der Aumass Plattform und deren Ausschreibungen befasst.

Grundlagen für die Automatisierung der Aumass eVergabe Plattform

RPA-Bots führen Routinearbeiten aus, die eigentlich von Menschen erledigt werden, indem sie mit Anwendungen über deren User Interface (Benutzeroberfläche) interagieren. Auf der anderen Seite werden APIs – auch Schnittstellen genannt – verwendet, um Softwaresysteme zu verbinden und eine direkte Kommunikation zu ermöglichen. Da sich die Schnittstelle mit jeder neuen Systemversion kaum ändert, sind die API-basierten Verbindungen sehr robust.

Durch das Zusammenspiel beider Automatisierungstechnologien – RPA und API – können komplexe Prozesse Ende-zu-Ende automatisiert werden. Zum Beispiel sind RPA-Tools besser in der Lage, Daten, die mit optischer Zeichenerkennung (OCR) erfasst wurden, in die richtigen Formate für Anwendungen wie SAP zu transformieren. Von dort aus kann die API-Integration dann den Fluss der Daten in andere Geschäftsprozesse verbessern. 

Aumass eVergabe: Universeller Blueprint für öffentliche Ausschreibungen 

Grundsätzlich müssen Kommunen und Länder, der Bund sowie Zweckverbände und Versorgungsunternehmen Aufträge öffentlich ausschreiben. Neben den 16 Länderportalen gibt es noch eine Vielzahl weiterer Vergabeportale. Jedes Jahr werden in Deutschland öffentliche Aufträge im Wert von rund 500 Milliarden Euro vergeben. Ein mitunter sehr lukratives Geschäft für die Unternehmen, wenn die Ausschreibungen konsequent im Auge behalten werden. Die Betonung liegt hierbei auf dem "wenn", denn immer wieder gehen potentiell lukrative Aufträge im Tagesgeschäft unter (mehr dazu im nächsten Abschnitt).

Trotz immer wiederkehrender Versäumnisse sind öffentliche Ausschreibungen für viele Unternehmen ein großes und oft unterschätztes Thema, wenn es um Prozessautomatisierung geht. Im Folgenden wird deshalb aufgezeigt, wie die Aumass eVergabe mithilfe von RPA und einer API-Schnittstelle automatisiert werden kann, um nie wieder Ausschreibungen zu verpassen. 

 

InfoDer vorliegende Use Case wurde von Bots and People geplant, durchgeführt sowie begleitet und gilt innerhalb des davon profitierenden Unternehmens – ein anonymer großer Elektronikhersteller – als Success Story für Process Automation. Die hybride Prozessautomatisierung mit Hilfe von Robotic Process Automation (RPA) und API-Automatisierung ist eine gängige Methode mit hohem ROI. Das Beispiel kann allgemein auf alle öffentlichen Ausschreibungen angewandt werden, bezieht sich inhaltlich aber konkret auf die Aumass eVergabe Plattform.

Herausforderungen eines Elektronikherstellers

Im Elektronik-Umfeld werden pro Jahr rund 1.200 Ausschreibungen über die Aumass eVergabe Plattform veröffentlicht. Die ausgeschriebenen Aufträge, z.B. über 300 iPads oder 500 Laptops, können sich schnell auf 80.000 bis 250.000 Euro aufsummieren. Eine Größenordnung, die auch für einen namhaften deutschen Elektrohändler – wie in diesem vorliegenden Use Case – mehr als reizvoll ist. Gleichwohl stellt die Beobachtung von hunderten von öffentlichen Ausschreibungsportalen auch für große Unternehmen eine Herausforderung dar.

Mangelhaftes Management der Aumass eVergabe Plattform

Das vorliegende Unternehmen hatte kein System, das auf neue relevante Ausschreibungen aufmerksam machte, so dass die Beobachtung der Portale nur sporadisch erfolgte, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin daran dachte. Mangels zentraler Koordination es sogar manchmal  passieren, dass zwei, drei oder vier Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen völlig unabhängig voneinander an ein und derselben Ausschreibung mit unterschiedlichen Angeboten teilnahmen. 

Konkrete Schritte zur Automatisierung der Aumass eVergabe

Um diesen unhaltbaren Zustand zu ändern, hat der Elektohändler das Berliner Startup-Unternehmen Bots and People mit der Lösung dieses Problems beauftragt. Zunächst wurden die einzelnen Schritte analysiert, die notwendig waren, um einen Auftrag von der Aumass eVergabe abzurufen und in das eigene System einzuspeisen. Anschließend wurden mit Chrome, Excel und der Kundenservice- und CRM-Vertriebssoftware Zendesk die Anwendungen identifiziert, die in dem Prozess involviert waren.

Nach dem alle Tools identifiziert waren, folgten diese konkreten Schritte zur Automatisierung des Aumass-Prozesses: 

Schritt 1: Identifizieren des Prozesses für den Aumass Bot 

Jede Stunde soll sich der Aumass Bot automatisch auf dem Portal einloggen, nach relevanten Angeboten suchen, die Informationen herunterladen und zentral im Unternehmen bekannt machen. Im Rahmen der automatisierten Teilnahme an Ausschreibungen sollte eine bestimmte Gruppe von Mitarbeiter:innen, ohne sich selbst in das Portal einloggen zu müssen, über das Ticketsystem von Zendesk zentral über relevante Ausschreibungen für das Unternehmen informiert werden. Um doppelt abgegebene Angebote künftig zu vermeiden, sollte auch ersichtlich sein, wer welche Aufträge bearbeitet und für welche Ausschreibung bereits ein Angebot abgegeben wurde. 

Wichtig: bei der Prozessdefinition geht es noch nicht um die Entscheidung der Software. Im Falle der Aumass Plattform wurde erst der Prozess bestimmt, dann die vorhandenen bzw. nicht vorhandenen Schnittstellen/APIs geprüft und erst dann wurde basierend auf den Erkenntnissen eine Wahl bezüglich Technologie und Software getroffen. Eine falsche oder wenig durchdachte Auswahl kann auch ein solch lukratives Projekt wie die Automatisierung der Aumass Plattform schnell gefährden. 

Schritt 2: CPV-Codes als Rettungsanker für den Aumass Bot 

Aumass als eVergabe Plattform hat den Zweck eine medienbruchfreie, elektronische, interaktive und vollständige Abwicklung von Ausschreibungen, Vergabe und Beschaffungsprozessen zu organisieren. Bei der Modellierung des Prozesses musste zuerst das Problem gelöst werden, wie der sogenannte Aumass Bot die relevanten Ausschreibungen auf dem Vergabeportal identifizieren kann. Hilfreich bei der Lösung des Problems erwies sich die bei öffentlichen Ausschreibungen einheitliche Klassifizierung für bestimmte Warengruppen/Ausschreibungsgruppen, der CPV-Code. Der CPV-Code ist ein gemeinsames Vokabular der EU für öffentliche Aufträge (CPV = Common Procurement Vocabulary) zur Beschreibung des Auftragsgegenstandes. 

Bots and People legte gemeinsam mit den Fachbereichen eine Excel-Liste an, in der die CPV Codes für einzelne Produktgruppen und Artikel standen. Der Bot loggte sich also auf der Aumass eVergabe Plattform ein und suchte auf der Plattform jeden einzelnen CPV Code, den er aus der Excel-Liste kopierte. Neben der Relevanz der Ausschreibung für den Elektrohändler war auch die Aktualität der Ausschreibung entscheidend. Der Aumass Bot hat die Fähigkeit das Datum des Ausschreibungsendes mit dem aktuellen Datum zu vergleichen, um so abgelaufene Ausschreibungen auszuschließen. 

Schritt 3: Ergebnisse aus der Aumass Plattform übertragen 

Da es keine Möglichkeit gab, die Daten aus dem Vergabeportal Aumass über eine API-Schnittstelle abzurufen und direkt in Zendesk zu überführen, hatte sich Bots and People für eine hybride Lösung zur Automatisierung des Prozesses entschieden, bestehend aus Robotic Process Automation (RPA) und API-Integration. Nachdem alle relevanten Informationen auf der Aumass Plattform durch den Bot extrahiert waren, mussten die Daten per API-Schnittstelle an Zendesk übertragen werden. 

Der Aumass Bot ist in der Lage Bilder, einzelne Wörter oder Sätze, spezifisch auf die Kundenanforderung angepasst von der Aumass eVergabe Plattform abzurufen. Im Falle des Elektronikhändlers hat der Aumass Bot sogar noch ein sogenanntes „Tag“ beim Anlegen der Tickets erstellt. Das hatte den Vorteil, dass Mitarbeiter:innen mithilfe der internen Weiterleitung sofort alle relevanten öffentlichen Ausschreibungen in ihrem Zendesk-Portal zur Verfügung hatten. 

Schritt 4: Automatisierungserfolge messen 

Aufgrund der hybriden Automatisierungslösung verpasst der Elektrohändler nun auf der Aumass eVergabe Plattform keine Ausschreibungen mehr. Er kann jetzt für jede relevante Ausschreibung ein Angebot abgeben und wahrt somit zumindest seine Chance, Aufträge aus Ausschreibungen im Wert zwischen 80.000 und 250.000 Euro realisieren zu können.

Hinzu kommt der enorme Effizienzgewinn bei der Bearbeitung öffentlicher Ausschreibungen, da Ausschreibungen nicht doppelt und dreifach bearbeitet und abgegeben werden, womöglich mit unterschiedlichen Preisen, was letztendlich auch einen Reputationsgewinn bei den Behörden bedeutet. Nun weiß sozusagen die linke Hand wieder, was die rechte tut.

Ohne Zeitverlust kann sich der Elektrohändler um die interessanten Ausschreibungen kümmern, da alle notwendigen Informationen in einem zentralen System zusammenlaufen und sofort von den Mitarbeiter:innen bearbeitet werden können. 

Wichtig ist es, die monetären Erfolge messbar zu machen. Es bieten sich im Falle des Aumass Bots Erfolge bei der simplen Steigerung von teilgenommenen Ausschreibungen über Reaktionszeiten von Einstellung der Ausschreibung bis zur Bearbeitung an. So können Sucess Stories für weitere Automatisierungen sorgen und die Akzeptanz in der Belegschaft steigern.

Menschen stehen im Mittelpunkt der Aumass Automatisierung 

Neben den harten Erfolgsfaktoren, die man oft in Zahlen oder Euros ausdrücken kann, gibt es auch die soften Erfolgsfaktoren: Dazu zählt bspw. die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen.

Im Falle des Elektrohändlers haben sich einzelnen Mitarbeiter:Innen nur sporadisch auf der Aumass Plattform eingeloggt und teilweise doppelte Arbeit gemacht. Das frustriert auf Dauer. Der Einsatz von RPA und API-Automatisierung hat in diesem Fall keine Arbeitsplätze gekostet, sondern unter anderem für eine höhere Wertschätzung und ein effizienteres Arbeiten der bearbeitenden Mitarbeiter:innen gesorgt. 

Aumass als Blaupause: Jeder kann von öffentlichen Ausschreibungen profitieren 

Die vorgestellte hybride Automatisierungslösung für die Aumass eVergabe Plattform kann für jede Ausschreibungsplattform genutzt werden. Jedes Unternehmen, vom Großkonzern bis zum Handwerker, kann mit dieser Lösung von der Vielzahl der öffentlichen Ausschreibungen profitieren, da die Lösung auf jedes Portal anwendbar ist und die Abfrage vollkommen automatisch vonstatten geht. 

Die Logik einer solchen Automatisierung kann somit auf viele andere öffentliche Ausschreibungsportale, ähnlich der Aumass Plattform, angewandt werden. Um hier beispielhaft einige zu nennen: Deutsches Vergabeportal, Deutsche eVergabe, Deutsches Ausschreibungsblatt, Vergabe24 uvm. 

Möchtest du auch automatisieren?

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